Elektronik Arşiv (E-Arşiv)

Elektronik Arşiv (E-Arşiv) Nedir?

Elektronik arşiv yani e-arşiv dediğimiz kavram aslında Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenmiş olan standartlara uygun olacak şekilde faturanın elektronik ortamda oluşturulması, muhafaza edilmesi, ibrazı ve de raporlanmasını içeren bir uygulamadır. Elektronik arşiv, bir elektronik fatura türüdür. Bu faturayı e-arşiv uygulamasını kullanarak oluşturabilir ve sonrasında da müşterinize iletebilirsiniz.

E-Arşiv Nasıl Kullanılır?

Öncelikle şunu söylemekte fayda var, eskiden e-arşiv kullanabilmek için e-fatura kullanıcısı olma şartı aranmaktaydı ancak Gelir İdaresi Başkanlığının almış olduğu yeni karar sonucu artık böyle bir şart aranmayacak ve kullanıcılar, e-arşivlerini e-fatura kullanıcısı olmadan gönderebilecekler. E-arşiv aslında bilgi işlem sisteminin entegrasyon yöntemlerinden bir tanesidir. Bu yolu kullanarak kendilerine ait olan bilgi işlem sistemini 7/24 işletebilen, yeterli teknik alt yapıya ve yazılıma sahip olan mükellef kişilerin, e-Arşiv uygulamasını, kendi bilgi işlem sistemleri üzerinden kullanabilmeleri adına geliştirilmiştir. Bu bağlamda bilgi işlem sistemleri yeterli olan kişiler, gerekli entegrasyonu sağlayarak e-Arşiv uygulamasına, direkt olarak kendilerine ait bilgi işlem sistemlerini kullanarak erişebilirler.

E-Arşiv Kimler İçin Zorunludur?

Vergi Usul Kanunu’nun, 509 No'lu Genel Tebliğ'de değişiklik yapılmasına dair 535 No'lu Tebliğ çerçevesinde 2023 yılında, e-Fatura ve e-Arşiv Fatura uygulamasına geçiş yapmak zorunda olanlar aşağıda belirtildiği gibidir:
• Brüt satış geliri (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı), 2022 ve müteakip hesap dönemleri için 3 milyon TL ve daha üzeri olan mükellefler,
• İster kendi internet siteleri isterse de farklı platformlar üzerinden e-Ticaret faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış geliri (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Gayrimenkul inşa, imal, satım, alım veya kiralama gibi işlemleri yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış geliri (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• Motorlu taşıt, inşaat işi, imal işi, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapanlar ile bu işlemlere aracılık faaliyetinde bulunan mükelleflerden; 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış geliri (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar,
• İnternet ortamında ilan yayınlayanlar ile internet reklamcılığı hizmet aracılarının 2022 veya müteakip hesap dönemleri için 500 bin TL ve üzeri brüt satış geliri (veya satışları ile gayrisafi iş hasılatı) olanlar.

Ne Kadar Fatura Tutarından sonra E-Arşiv Fatura Zorunludur?

GİB’in son almış olduğu karar doğrultusunda, aynı gün içerisinde vergi mükellefi olmayanların toplam fatura tutarı sınırı 5000TL, vergi mükellefi olanlar için ise bu tutar, GİB tarafından belirlenen fatura kesme sınırına yani 2000TL ye eşitlenmiştir. Yani bu bağlamda bu sınırları aşan her türlü fatura e-arşiv fatura olmak zorundadır.

E-Arşiv Ücretli Midir?

E-Arşiv uygulaması tamamen ücretsizdir, yani fatura kesmek için ekstra bir ücret elbette ki ödemeyeceksiniz. Ayrıca bu uygulama bir cep telefonu uygulamasıdır, dolayısıyla e-Arşiv uygulamasına Gelir İdaresi Başkanlığı sayfasından erişebilir ve cep telefonunuza ücretsiz bir biçimde indirebilirsiniz.

E-Arşiv ve E-Fatura Belgesinin Farkları

Her ikisi de bir elektronik fatura türü olduğu için birbiriyle sık sık karıştırılmaktadır. Her ne kadar birbirlerine benzer görünseler de temelde şu farklılıktan bahsetmek önemlidir:
• E-faturanızı, e-fatura kullanıcısı olan müşterinize, e-arşiv faturasını ise e-fatura kullanıcısı olmayan müşterinize gönderebilirsiniz.
Karışık bir anlatıma sahip olmasından dolayı bir örnekle basitleştirecek olursak, henüz e-faturaya geçmemiş olan müşterinize e-arşiv faturası gönderilmesi gerekmektedir. Elbette temeldeki bu farklılığı dışında birkaç farkı daha vardır bunlar:
• E-fatura türünde Gib aracı rolü üstlenirken, E-arşiv türünde Gib’e rapor verilir.
• E-fatura türünde format zorunluyken, e-arşiv türünde serbest format kullanılır.
• E-faturanın kullanımı belirli şartlarda zorunludur ancak e-arşivin kullanımı internet üstünden satış yapanlar haricinde isteğe bağlıdır.
• E-fatura üstünden basılan kağıtların hukuken bir değeri yoktur fakat e-arşiv üstünden basılan kağıtlar elektronik belge olarak işlem görmektedir.

E-Arşiv Fatura Örneği