Envanter Yönetimi Nedir?

27.07.2022 

Envanter Yönetimi Nedir?

Envanter, bir işletmeye ait ürünlerin ve malzemelerin gelir elde etmek amacıyla bulundurulduğu ortamdır. Envanter yönetimi ise, bir işletme için vazgeçilmez olan unsurlardan biridir. Envanter yönetimi sayesinde, işletmeler ne kadar ürün veya malzeme tedarik etmesi gerektiğini hesaplar. Bu sayede stokların ne kadar sipariş verilmesi ve nerede depolanması gerektiği anlaşılır. Bir işletme hammaddesini kendi üretse de, malzemelerini dışarıdan sağlayanlar gibi envanterini kontrol etmelidir. Kârın ve zararın doğru hesaplanması bir işletmenin sürekliliğini sağlar. Eğer ihtiyaç duyulduğunda envanter yetersiz bulunursa, bu durum hem işletmeyi hem de müşterileri zor duruma sokabilir.
Bunun önüne geçmek için envanter yönetiminin doğru bir şekilde sağlanması gerekir. Bu noktada amaç, işletmenin yararına olacak şekilde verimliliğin sürekliliğini sağlamaktır. Örneğin, her malzeme aynı şekilde aynı sürede envanterde duramaz. Gıda işletmeleri hammaddeleri uzun süre saklayamaz bu yüzden daha çabuk kullanmak zorunda kalabilir, fakat bir plastik işletmesi daha uzun süre hammaddeleri kendi envanterinde tutabilir. Gıda işletmesi bu yüzden zarar etmemek için alacağı hammaddeleri kendi ihtiyacı kadar almayı tercih eder. Envanter yönetimiyle bunların raporlamasını ne zaman ve ne kadar sipariş vereceğini takip eder. Ürünlerin üretiminin ne zaman gerçekleşeceği ne zaman depolanacağını ve tahmini olarak ne zaman sipariş edileceği bu sayede öğrenilir.

Envanter Yönetimi Neden Önemlidir?

Envanter yönetimi pek çok işletme açısından maliyetli bir süreç olabilir çünkü bu alan için gerekli işçi ve ekipman gereklidir. Uzun süreli düşünüldüğünde bu alana yatırım yapmak daha sağlıklıdır. Doğru bir envanter yönetimi maliyetlerin azalmasını sağlar. Gıda işletmesi örneğinde olduğu gibi, ürünlerin bozulmasını ve çürümesini engelleyecek önlemler alınır.
Fazla alım-satım işlemi engellenir. İşletmeler envanter yönetimi sayesinde daha pratik davranabilir ve zamanı kolay yönetebilir. Gerektiğinde siparişin ne zaman verileceğini ya da miktarını envanterin durumuna göre işletmeler anlayabilir. Envanter yönetimini sağlayamayan bir işletme ya stok fazlalığı ya da stok yetersizliği çekme riskindedir. Aşırı stok bozulmaya yol açabilir, stok yetersizliği ise müşteriyi memnun etmez ve rakip bir işletmeye müşteriyi kaybetmek mümkündür. Aşırı satış yapıldığında ise müşteriye satacak bir ürün ortada olmayabilir ve tedarik etmesi uzun sürebilir. Dolayısıyla, gelir elde etmek zorlaşır ve müşteri memnuniyeti düşer. Üstelik stok dengesini sağlamak zordur.
Aynı zamanda bu verilerin ya sanal olarak tutulması ya da manuel şekilde raporlanması işletmeler açısından daha güvenilirdir, çünkü insan gözüyle bakıldığında hata yapma riski daha fazladır. Yazılı veya görsel şekilde tutulan raporlar kalıcıdır, böylece işletmeler elle tutulur bir şekilde kendi verilerini saklayabilir ve bu verilerden faydalanabilirler. Karmaşık bir sistemi kolay bir şekilde işleyebilirler ve hammaddelerin ya da bitmiş malların durumunu rahat bir şekilde öğrenebilirler.

Envanter Yönetimi Stratejileri Nelerdir?

Bazı stratejiler sayesinde envanter yönetimi daha pratik sürdürülebilir. Hammaddeler ve üretim süreçleri envanter yönetimini belirler. İşletmeler depolama alanının hacmini ve işgücü gereğini işletmenin boyutuna göre karar verir. Envanterin deposu içerdiği ürünlere göre uygun bir noktaya kurulmalıdır. Örneğin, hammaddenin tedarik edildiği yere yakın olması yol masrafı ve tedarik süresi bakımından bir avantajdır. Ayrıca sektöre göre değişiklik gösterebilir. Gıda işletmesi ve plastik işletmesi örneğindeki gibi, plastik depolamanın daha az maliyetli olması ve bozulma riskinin olmaması depodaki ürünlerini daha uzun tutabilmesini sağlar.
Gıda çabuk bozulabilir ve bozulma sürelerini yanlış değerlendirmek büyük sorunlara yol açabilir. Bu sorunların önüne geçmek için en uygun strateji uygulanmalıdır. Ekonomik Sipariş Miktarı (EOQ) bunlardan biridir. Bu uygulamaya göre, minimum şekilde maliyetler azaltılmalıdır. Bu da hammaddenin ya da ürünün miktarının hesaplanmasıyla belirlenir. Stok Üretim Miktarı stratejisinde ise hammadde ya da ürünün bir kısmı işletmenin kendisi tarafından tedarik etmesi amaçlanır. Bu sayede dışarıya çok fazla harcama yapmayarak kısmen kendi taleplerini karşılayabilir. Bu stratejilerden bir diğeri de ABC Analizidir.
Bu kavrama göre, işletmenin ihtiyaç duyduğu hammaddeler ya da ürünler A, B ve C olarak üçe ayrılır. Buradaki önemli unsur öncelik sırasıdır. Öncelikleri olan ürünler önce tedarik edilir ve bu da zaman yönetimini kolaylaştırır. Anında Yönetim (JIT) yönteminde ise neredeyse stok yoktur. Hammaddeler yalnızca ihtiyaç halinde sipariş verilir yani maliyetleri ciddi derecede düşürür. Herhangi bir uzun süreli depolamaya gerek duyulmaz fakat envanter yönetimi açısından ciddi bir risktir. İşletmeler doğru envanter yönetimi stratejisiyle tasarruf sağlar ve büyük bir israftan kendilerini korur. Kâr elde etme açısından verimlilik ve süreklilik artar.

Envanter Yönetimi Nasıl Yapılır?

Envanter yönetimi sürecinde belli başlı unsurlar vardır. Öncelikle alınan hammaddeler ya da ürünler sipariş verilir. Bu aşamada işletmeler talebe göre bu malzemeleri tedarik eder. Sayımlar, kontroller ve düzenlemeler yapılır. İşletmeler elindeki stoğu ölçer ve gerektiği kadar alım-satım yapar. Günlük, haftalık ya da aylık olarak raporlar hazırlanır ve eksikler giderilir.
Fazlalıklar ise nakite çevrilmek üzere elden çıkarılır ya da eğer nakite çevrilme imkânı yoksa, depoda diğer ürünlere de yer açılması için fazlalıklar imha edilir. Bu sistemi kolaylaştırmak için işletmenin işini kolaylaştıracak özel yazılımlara kaydedilebilir ya da çalışanlar kendi verilerini tek tek girebilirler. Tablolar oluşturulur ve maddi hesaplamalar yapılır. Daha sonrasında, envanterdeki hammaddeler ya da ürünler depoda bekler ve müşteriye ulaştıkça stoğun durumuna göre yenilenir. Ürünler müşteriye ulaştığında satın alma işlemi tamamlanır ve şirket gelir elde etmiş olur. Tüm bunlar yapılırken belli bir plana ve yönteme katı ve sürekli bir şekilde bağlı kalınmalıdır.

Envanter Yönetiminin Faydaları Nelerdir?

Doğru bir envanter yönetimi sayesinde işletmelerde süreklilik sağlanır. Stokların eksik olması durumu söz konusu olmaz ve işlerde aksaklık yaşanmaz. Bir müşteri sipariş verdiğinde, o ürünün ya da malzemenin müşteriye ulaşması daha hızlı sağlanır. İşletmenin üretim süreci düzene girer, daha organize ve seri çalışabilirler. Eğer envanterin ihtiyacı doğru tespit edildiyse, işletmeler maddi olarak rahatlar ve bunun sonucunda maliyet düşer. Uzun süreli düşünüldüğünde karmaşık bir sistemde, hatta sistemsizlikte hata yapmak daha yüksek bir ihtimaldir ve işletmeler her türlü zarara girmeye açık bir pozisyondadır.
Doğru bir envanter yönetimiyle hem işletme sahibi hem de çalışanlar daha rahat bir şekilde çalışır. Organize edilmiş bir envanterin yönetimi daha kolaydır. Böylece verimlilik ve etkinlik artar. Üretim aşamasındaki malzemelerin durumu gerçeğe daha yakın olduğu için israf yaşanmaz. Hem tasarruf edilmiş olur hem de çevreye ve işletmenin finansal durumuna fayda sağlar.

Kimler Envanter Yönetimi Yapmalıdır?

Büyük veya küçük her seviyede işletme envanter yönetimi yapmalıdır. Buradaki en önemli unsur şirketin hangi şekilde envanterini kontrol edeceğidir, çünkü büyük işletmeler açısından manuel verileri girmek zordur ve çok fazla çalışanı olduğu için takip etmesi zorlaşabilir. Bu tarz şirketler kendilerine ait bulut tabanlı yazılımlar kullanır. Bunlara ek olarak JIT stratejisinde olduğu gibi sıfıra yakın stok bulundurmak büyük işletmeleri çok zorlayabilir. Bu noktada işletmeler kendilerince en uygun yöntemi seçip envanterini ihtiyacına göre ölçüp hesaplamalıdır. Bu işleme işletme sahipleri, çalışanları, yöneticiler gibi herkes dahil olabilir.