Sevk İrsaliyesi Nedir? Nasıl Düzenlenir?

02.11.2022 

Sevk İrsaliyesi Nedir? Nasıl Düzenlenir?

Sevk İrsaliyesi Nedir?

Ticaret yapan kişi ve şirketlerin de iyi bildiği üzere ticari faaliyetlerde birçok düzenlemeye uyulması ve birçok belgenin hazırlanması gerekmektedir. Sevk irsaliyesi, işletmeler tarafından hazırlanan ya da satılacak malların nakli için düzenli hale getirilip oluşturulan, naklin konusu, kime ait olduğu, birim, nakil adresi, eşya bilgileri ve şirketler hakkında bilgileri bünyesinde barındıran belgelere verilen isimdir. Genel anlamda ürün ve ürünün satışını yapan kişi ile birlikte müşteri bilgilerini belirten resmi bir belge olarak karşımıza çıkmaktadır. Başka bir deyişle sevk irsaliyeleri ürün satışı sonrasında verilen bir makbuz görevi görmektedir ve sevk irsaliyesi satış sonrasında fatura olarak kullanılmamaktadır. Ayrıca sevk irsaliyesinin fatura yerine geçmeyeceği ve fatura olarak kullanılamayacağının unutulmaması gereken önemli bir nokta olduğunu belirtmeden geçemeyiz.

Sevk İrsaliyesi, satılacak olan ve satılmış malların bir yerden başka bir yere taşınması için kullanılması zorunlu olan ve mali onaylı kağıtlar üzerinde düzenlenen belgelere de verilen isim olarak bilinmektedir.

Sevk irsaliyesi düzenlemek isteyen kişi ve firmalar bu irsaliyeyi düzenlerken birçok unsuru göz önünde bulundurarak bu doğrultuda hareket etmelidir. Bununla birlikte işletmelerin sevk irsaliyesi hakkında yeteri kadar bilgi sahibi olması da kesinlikle gerekmektedir.

Sevk İrsaliyesi Nasıl Düzenlenir?

Sevk irsaliyesi nasıl düzenlenir, sorusunu merak eden çoğu şletmeler ve kişiler sevk irsaliyesini düzenlerken pek çok faktöre önemli ölçüde dikkat etmesi gerekmektedir ve bir çok bilgiyi bulundurarak bu doğrultuda hareket ederek ilerlemelidir. Sevk irsaliyesi, ürün ve hizmet satışı sağlayan ve bunları tüketicilere ulaştırmakla yükümlü olan kişi ve firmalar tarafından detayı bir şekilde hazırlanır. Sevk irsaliyesi minimum üç nüsha olacak şekilde düzenlenir ve bunun iki nüshası malı taşıyan araçta bulunmalıdır. İrsaliyede belirtilen ürünler kesinlikle araç içerisinde, denetime hazır bir şekilde bulunmalıdır. Sevk irsaliyesi düzenlenirken üzerinde bulunması gereken zorunlu bazı bilgiler yer almaktadır. Bu bilgilerin eksik olması halinde irsaliye geçerliliğini kaybedeceği için bilgiler eksiksiz bir şekilde Sevk irsaliyesi üzerinde konumlanmalıdır. Günümüzde teknoloji alanında yaşanan çoğu gelişmeler Sevk irsaliyesi belgesinin elektronik ortamda E-İrsaliye olarak düzenlenebilmesine olanak sağlamıştır. Bu sayede tek bir platform üzerinden E-İrsaliye daha kolay şekilde hazırlanabilir.

Sevk İrsaliyesinde Hangi Bilgiler Yer Alır?

Sevk irsaliyesi hazırlamak isteyen işletme ve şahısların bazı düzenlemelere ve şartlara uygun olarak belirtmesi gereken bazı bilgiler bulunmaktadır. Bu kapsamda sevk irsaliyesinde bulunması gereken bilgiler şekildeki gibi listelenmiştir:
● Sevk irsaliyesine ait belge numarasının belirtilmesi gerekmektedir.
● Sevk irsaliyesinin düzenlenme tarihinin belgede bulunması zorunludur.
● Satışını yapacağınız veya yapmakta olduğunuz malların gönderimine yönelik bazı bilgilerin bulunması gerekmektedir. Bu doğrultuda belge üzerinde gönderimi yapılan malların cinsi ve miktar bilgilerinin detaylıca bulunması gerekmektedir.
● İrsaliyeyi düzenleyen kişi ve şirketle alakalı ilgili bilgileri içermesi gerekmektedir (şahsın isim ve soy isim bilgisi, unvanı, iş adresi, hesap numarası, vb.)
● Gönderimi yapılacak malların sevk tarihi saat ve dakika cinsinden belgede belirtilmelidir.
● Gönderimi yapılacak malları taşıyan personel veya şoförün isim, soy isim, kimlik numarası gibi bilgilerinin sevk irsaliyesinde bulunması gerekmektedir.
● Malların gönderileceği adres bilgilerinin yer alması gerekmektedir.
● Sevk irsaliyesini düzenleyen yetkili kişinin imzasının belgede yer alması gerekmektedir.
● Gönderimi yapılan malı teslim alan kişi belgeye imza atmalıdır.
● Belge noter tarafından mühürle tasdik edilmelidir.
● Kargo firmaları aracılığıyla yapılan gönderimlerde ticari unvan, vergi numarası, vb. gibi bilgilerin belirtilmesi gerekmektedir.

Sevk İrsaliyesi Düzenlerken Nelere Dikkat Etmek Gerekir?

Malın satışı gerçekleştiren taraf taşıyorsa Sevk İrsaliyesi satıcı tarafından düzenlenir, eğer nakliyatı alıcı taraf üstlenmiş halde ise bu durumda alıcı tarafın irsaliye kesmesi gerekir. Sevk irsaliyeleri üç veya daha fazla kopya şeklinde düzenlenmesi istenmektedir. Bu kopyaların en az iki tanesi kesinlikle nakliyatı sağlayan araçta hazır halde olmalıdır. Belge üstünde düzenlenme tarihi ve aslen taşımanın gerçekleştirileceği tarih aynı gün olsalar dahi ayrı ayrı belirtilmelidir. Bu bilgilerden birinin dahi olmaması halinde belge yok hükmüne geçer. Karşı taraf malı teslim aldığında anda sevk irsaliyesini imzalayarak işlemi sonlandırmış olur.

Sevk İrsaliyesinde Hangi Bilgiler Bulunmalıdır?

Sevk irsaliyesi üzerinde bulunması gereken zorunlu bulunur. Bu bilgiler en basit haliyle irsaliyesi yapılacak malı, gönderici ve alıcıyı tanımlayacak niteliklere sahip olmalıdır. Sevk irsaliyesi üzerinde bulunması gereken bazı genel bilgileri şu şekilde göstermek mümkündür;
● Belgenin sevk irsaliyesi olduğunu belirten ibare
● Noterin tasdik mühür onayı
● İrsaliyesi gerçekleştirilecek olan malın miktarı ve cinsi gibi özellikleri
● Sevk irsaliyesini düzenleyen kişinin; adı, soyadı, işletmedeki unvanı, iş adresi, TC kimlik numarası, vergi numarası ve bağlı bulunduğu vergi dairesi ile ilgili genel bilgiler
● Sevk irsaliyesinde bulunan malı alacak olan kişinin; adı, soyadı, adresi, varsa bağlı bulunduğu vergi dairesi numarası ve hesap numarası
● Malın, taşıyıcıya ulaştırılma tarihi ve irsaliye numarası
● Sevk irsaliyesini düzenleyenin, malı taşıyanın ve teslim alan kişilerin imzaları
Tüm bu bilgilerin Sevk irsaliyesi üzerinde eksiksiz bir şekilde bulunması işlemlerin sorunsuz ve herhangi bir aksama olmadan ilerlemesini sağlayacaktır.

Fatura ile Sevk İrsaliyesi Arasındaki Farklar Nelerdir?

Sevk irsaliyesi, satışı yapılan bir malın depodan çıkarıldığını ve alıcıya teslim edildiğini kayıt altında bulunduran belgeler anlamına gelmektedir. Faturalar ise bu durumdan farklı şekilde ürün satışı sonrasında kesilen ve ürün satışının kesinleştiğini gösteren belgelere verilen isimdir. Bu nedenle Sevk İrsaliyesi ve Fatura arasında belli başlı bazı farklar bulunmaktadır.
● Faturalarda yer bulan ürün satış tarihi, ödeme tutarı vb. bilgiler sevk irsaliyelerinde kesinlikle bulunmamaktadır.
● Faturalar satıcı firma tarafından kesilirken sevk irsaliyelerini kesen ise taşıyıcı firmaya göre bazı farklılıklar göstermektedir. Ürünleri satın alan firma taşıma işlemi gerçekleştirdiği takdirde sevk irsaliyesini kendisi kolaylıkla düzenleyebilmektedir.

Sevk irsaliyesi ve fatura arasındaki bazı farklar bunlardır.

Sevk İrsaliyesi Saklama Süresi Nedir?

Sevk irsaliyelerinin kanunlar gereği en az 1 asıl ve 1 suret olarak gönderildiği, bunları dosyalarken fazla yer kaplamaması ve işlerinizi kolaylaştırması adına sadece 1 adet irsaliye veya irsaliyeli faturayı saklayıp diğer suretleri imha edip edemeyeceğiniz hususunda Başkanlıktan görüş talep edilmektedir.

Kanunda belirtilene göre defter tutmak mecburiyetinde olanlar, tuttukları defterlerle üçüncü kısımda yazılı vesikaları, ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza etmeye mecburdurlar hükmü bulunmaktadır.

Bu nedenle belgelerin bütün nüshaları ile birlikte ilgili bulundukları yılı takip eden takvim yılından başlayarak beş yıl süre ile muhafaza edilmesi gerekmektedir.

Sevk İrsaliyesinin Zorunlu Olduğu Durumlar Nelerdir?

Bir firmanın kendine ait depoları ve/veya şubeleri arasında ürün sevkiyatı bulunacaksa sevk irsaliyesi düzenlenmek zorunda kalmaktadır. Mesela firma ana depodan başka il veya ilçelerdeki diğer depolara ürün sevk edebilir. Ya da bir depodan kendi şubesine veya şubelerine ürün sevk edebilme imkanı bulunur. Bu sevkiyatlarda sevk irsaliyesi düzenlemek ve sevk aracında bulundurmak zorunluluğu bulunur.

Bir firmadan ticari ürünlerin satılmak üzere toptancıya, aracıya ve/veya bir perakendeciye iletilir. Gönderilen bu ürünler için malı gönderen kişi üzerinden sevk irsaliyesi oluşturulması zorunludur.

Satılan ürünün sevkiyatından faturasının bulunması sevk irsaliyesi bulundurma zorunluluğunu kesinlikle ortadan kaldırmaz.

2023 Sevk İrsaliyesi Düzenlememe Cezası Var Mı?

Sevk irsaliyesi sermaye şirketlerinin düzenlemesi gereken zorunlu bir belgedir, bu nedenle fatura düzenlenmemesi halinde belirli ceza tutarları uygulanır. Sevk irsaliyesinin kesilmemesi durumunda özel usulsüzlük cezası uygulanır. 2023 yılında sevk irsaliyesinin kesilmemesi ile birlikte uygulanacak özel usulsüzlük cezası 2.200 TL’ye ulaşmıştır.