Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Doküman Yönetim Sistemi Neden Kullanılır?

 

Doküman Yönetim Sistemi Nedir? Doküman Yönetim Sistemi Neden Kullanılır?

Doküman Nedir?

Doküman, herhangi bir etkinliğin yöntemlerini göstermeye ya da dokümanı okuyan kişiyi herhangi bir iş ile veya görevle alakalı olarak yönlendirmeye yarayan, dijital ortamda veya basılı kâğıt ortamında bulunmakta olan yazılı metinlere denir diyebiliriz. Daha iyi anlaşılması için örnek verecek olursak, bir makinanın nasıl çalıştığını anlatmak için kullanılabilir.

Doküman Türleri

Dokümanlar kendi içerisinde birçok türe ayrılmaktadır. Bu türlerin her birinin farklı kullanım yerleri ve de farklı kullanım amaçları bulunabilmektedir. Bu dokümanların ne olduğunu belirtecek olursak:
• Prosedür dökümanları
• Rehber dökümanları
• Plan dökümanları
• Form dökümanları
• Talimat dökümanları
• Liste dökümanları
• Rıza belgesi
• Yardımcı dokümanlar

Bu bağlamda kafa karıştırmaması için yardımcı dokümanları örnek ile açıklayacak olursak, Politikayla alakalı, protokolle ilgili, iş akışıyla ilgili veya toplantı tutanakları gibi birçok şey yardımcı doküman sınıfına girmektedir.

Doküman Yönetim Sistemi

Doküman yönetim sistemi yani kısa adıyla DYS dediğimiz kavram, matematiksel ortamda bulunan bilgileri, belgeleri ve de dokümanları organize etmeye ve yönetmeye yarayan uygulamalardır. Öte yandan sık sık kullandığınız dokümanları taratıp DYS üstüne yükleyerek belgeye erişiminizi rahatlatabilirsiniz. Bu bağlamda bu doküman yönetim sistemi uygulamalarını işletmeler sıkça kullanırlar çünkü bu DYS’ler belgelerin arşivlenmesi, tanımlanması ve rahatça sorgulanabilmesi gibi çeşitli özelliklere sahip olarak şirketlerin işlerini rahatlatırlar.

Doküman Yönetim Sistemi Türleri

Doküman yönetim sistemleri (DYS), Doküman arşiv yönetim sistemleri (DAYS), elektronik doküman yönetim sistemleri (EDYS) ve elektronik belge yönetim sistemleri (EBYS) olmak üzere birkaç farklı türü bulunmaktadır ancak bütün bu sistemler her ne kadar farklı dursalar da birbirlerinden bağımsız uygulamalar değillerdir. Bütün bu sistemler özünde belgelerinizi dijital ortama aktarmaya, dijital ortamda onları saklamaya ve de ihtiyaç halinde uygulama üzerinden sorgulatarak dokümana rahatlıkla erişmenizi sağlayan uygulamalardır.

Doküman Yönetim Sisteminin İşlevi Nedir?

Doküman yönetim sistemleri yani DYS’ler işle alakalı bütün belgeleri ve dosyaları düzenlemek için, daha güvenli bir hale getirmek için, depolamak için, dijitalleştirmek ve etiketlemek için kullanılmaktadır. Kısaca işlevini özetlemek için otomatik yazılan bir iş yazılımıdır da diyebiliriz. Birkaç maddeyle bu yönetim sisteminin işlevlerini sıralayacak olursak:
• Detaylı bir şekilde metin arama
• Arşivleme
• Belge ilişkilendirme, etiketleme ve de akış işlemleri
• İndeksleme
• E-posta bildirimi
• Organizasyon
• Kopyalama
• Karşılaştırma
• Güvenlik
• Uzaktan erişim imkânı
• Versiyon kontrol imkânı

Doküman Yönetim Sistemi Kim Tarafından Kullanılır?

Doküman yönetim sistemleri isteyen herkes tarafından kullanılabilmektedir ancak, genellikle bu türdeki uygulamaları, yüksek miktarda dokümana sahip olan ve de aynı zamanda bu dokümanlara sık sık erişme ihtiyacı duyan kişiler ve de şirketler daha çok tercih ederler. Elbette ki sahip olduğu işlevlerden ötürü yüksek miktarda dokümana sahip olmasalar da güvenlik veya uzaktan erişim imkanı sağlaması nedeniyle kullanan kimseler de elbette ki bulunmaktadır.