E-Defter Nedir? Nasıl Başvurulur?

E-Defter Nedir?

E-Defter, Vergi Usul Kanunu ve Türk Ticaret Kanunu gereğince yasal olarak tutulması zorunlu yevmiye ve büyük defterlerin kararlaştırılan format ve standartlara göre elektronik ortamda muhafaza edildiği, içerisindeki verilerin değişmezliğinin, bütünlüğünün, kaynağının doğruluğunun garanti altına alınmasının ve ilgililer nezdinde ispat olarak kullanılabilmesine imkan sağlanmasının hedeflendiği hukuki ve teknik düzenlemeler bütünü olarak tanımlanabilir.

e-Defter, kanunen tutulması zorunlu olarak bulunan yevmiye ve büyük defterlerin dijital ortamda tutulduğu, maliyeye elektronik imzayla berat sağlandığı bir sistemdir. Bu uygulamayla birlikte daha verimli ve düzenli bir denetim sağlanması amacı bulunmaktadır. E-Defter formatını kullanan firmaların kağıt ortamında defter tutmaları gerekmez. İşletmeler e-defter kullanmaya başladıkları dönemden itibaren fiziksel defterleri için kapanış tasdiki sağlaması gerekmektedir.

E-Defter Kimlere Zorunludur?

● e-Fatura uygulamasına geçiş zorunluluğu bulunan bazı mükellefler.
● Başkanlık, yapılan analiz veya inceleme çalışmaları neticesinde riskli ya da vergiye uyum düzeyi düşük olduğu belirlenen mükellefleri veya mükellef gruplarını faaliyet, sektör ve ciro tutarına bağlı olmaksızın, yazılı bildirim yapmak ve geçiş hazırlıkları için en az 3 ay süre vermek suretiyle e-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu getirmeye yetkili olarak belirlenmiştir. Kendisine yazılı bildirim yapılan mükelleflerin, yazılı bildirimde belirtilen süreler içinde e-Defter uygulamasına dâhil olması beklenmektedir.
● Kamu Malî Yönetimi ve Kontrol Kanununa ekli cetvellerde yer alan idare, kurum ve kuruluşlar ile iktisadi kamu kuruluşlarının e-Defter uygulamasından yararlanma zorunluluğu olmamakla birlikte isteğe bağlı olarak uygulamaya dâhil olabilirler.
● Bu Tebliğ ile belirlenen zorunluluk kapsamına girmeyenlerden 17/12/2017 tarihli ve 30273 sayılı Resmî Gazete’de yayımlanan Vergi Usul Kanunu Genel Tebliği ile usul ve esasları belirlenen Defter Beyan Sistemi kapsamı dışında bulunan mükelleflerin de istemeleri halinde e-Defter uygulamasının içinde bulunması mümkündür. e-Defter uygulamasına isteğe bağlı sebeple dâhil olanlar, başvurularını izleyen ayın başından itibaren defterlerini e-Defter olarak tutabilirler.
● E-Defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunan mükellefler; tam bölünme, birleşme (devralma şeklinde birleşme ve yeni kuruluş şeklinde birleşme) veya tür değişikliğine gitmeleri halinde devir olan veya birleşilen tüzel kişi mükellefler ile tam bölünme veya tür değişikliği sonucunda ortaya çıkan yeni tüzel kişi mükelleflerin elektronik defter uygulamasına geçme zorunluluğu bulunur. Uygulamalara geçme süresi hiçbir koşulda işlemin ticaret siciline tescil tarihini izleyen ayın başından itibaren 3 ayı aşamaz.

E-Defter Kullanımının Avantajları Nelerdir?

● Yevmiye defteri ve büyük defter hazırlamak için geçen süre, e-Defter uygulaması ile minimum seviyeye iner. Bu da firmalar açısından bakıldığında zamandan ve personelden tasarruf anlamına gelir.
● Her yeni dönem defterlerin onayı ve basımı için ödenen tutarlar e-Defter uygulaması sayesinde ortadan kalkar. Yevmiye defteri ve büyük defterin noter onayı ile kağıda basma maliyeti, e-Defter sayesinde oluşmaz.
● Defterlerin baskısı, onayı, gönderimi, arşivlenmesi için harcanan tutarlar sıfırlandığı için maliyetler zamanla azalır.
● Kağıda basılı belgelerde bulunan hataları düzenlemek zahmetliyken e-Defterdeki hataları düzenlemek için ekstra çaba sarf etmeye gerek olmaz.
● e-Defterde belirlenen belge standartları uluslararası formatta bulunduğundan dolayı özellikle çok uluslu şirketlerin çalışma, düzen ve uyum prensiplerine uygun olarak hazırlanmıştır.
● Her dönem düzenlenen ve yüzlerce sayfadan oluşan defter için ülkede kesilen ağaçlar da e-Defter uygulaması ile korunmuş olunur.

E-Defter Başvurusu Nasıl Yapılır?

E-defter uygulamasına geçmek isteyen işletme ve firmaların öncelikle e-defter başvurusunda bulunmaları şartı aranmaktadır. E-defter uygulaması için yapılan başvuruların elektronik ortamda gerçekleşmesi sağlanır. Başvuru esnasında gerçek kişi ve tüzel kişi arasında bazı farklılıklar bulunur.

Mükellefler tüzel kişiyse "www.edefter.gov.tr" web sitesinden taahhütnameyi ve başvuru formunu doldururlar. Başvuru yapan mükelleflerin kurum sahibi olduklarına dair mali mühürlü bir onay vermeleri beklenmektedir. Bu sayede başvurularını tamamlamış olurlar.

Mükellefler gerçek kişiyse "www.edefter.gov.tr" web sitesinden yine aynı şekilde başvuru sağlayarak taahhütnameyi ve başvuru formunu doldururlar. Gerçek kişiler kendi mali mühürleri ya da elektronik imzalarını kullanarak başvuruya onay vermelidir.

E-Defter Beratı Nedir?

Elektronik Defter Genel Tebliği’nde yer bulan usul ve esaslar çerçevesinde, elektronik ortamda oluşturulan defterlere ilişkin olarak, Gelir İdaresi Başkanlığı tarafından belirlenen standartlara uygun bilgileri içeren ve Gelir İdaresi Başkanlığı mali mühür ile onaylanmış elektronik dosyaya E- Defter Beratı adı verilmektedir.

e-Defter Uygulaması Nedir?

e-Defter uygulaması oldukça kolay bir uygulama olarak gibi gözükse de ne yazık ki yoğun çalışma temposundan dolayı tüm firmaların GİB’e e-defter beratlarını göndermeye çalışması ile sistemde yoğunluk söz konusu olmaktadır.

Bu da hem GİB hem de firmalar tarafında sıkıntı yaşanmasına olanak sağlar. Bu nedenle e defter kullanıcılarına önerimiz, eğer e-defter ile ilgili gerekli kayıtlarınızı bitirdiyseniz, e-defter beratlarını son güne bırakmamanız ve olası yığılmaya maruz kalmamanız olacaktır.

Sıkça sorulan sorulardan biri olan e defter berat düzeltme konusuna da kısaca değinirsek, e-Defterinizde bir yanlışlık bulunuyorsa, e-defter beratlarınızın yasal yükleme süresi dolmadan gerekli düzeltmeyi yapabilme imkanınız bulunmaktadır. GİB uygulaması üzerinden hatalı defter beratlarınızı silip güncel beratları tekrar yüklemeniz yeterli olacaktır.