ERP Nedir?

ERP Nedir?

ERP, işletmelerde hizmet ve mal üretimi için gereken makine, işgücü ve malzeme gibi kaynakların verimli bir şekilde kullanılmasına katkı sağlayan bütünleşik yönetim sistemlerine verilen genel bir isimdir.

ERP'nin Açılımı Nedir?

ERP, “Enterprise Resource Planing” kelimesinin baş harflerinden oluşmuştur. Enterprise Resource Planing’in Türkçe karşılığı en sık bilinen Kurumsal Kaynak Planlaması’dır. Buna ek olarak İşletme Kaynak Planlaması şeklinde de kullanılabilmektedir.

ERP’nin Tarihçesi Nedir?

ERP açılımı Enterprise Resource Planning şeklinde olan ve Türkçesi Kurumsal Kaynak Planlaması anlamına gelen bütünleşik yönetim sistemleridir. 100 yıldan daha eski bir tarihe sahip olan Kurumsal Kaynak Planlama’ nın kökleri, 1913 yılları içerisinde Ford Whitman Harris tarafından geliştirilmiş olan ekonomik sipariş miktarı modeline (EOQ) uzanmaktadır. Şu an bu sistemler işletmelerdeki mal ve hizmet üretimi alanlarında gerekli olan malzemelerin, makinelerin ve işgüçlerinin etkili bir şekilde kullanılmalarını sağlamaktadır. İçerisinde birçok farklı modülü barından ERP, söz konusu modülleri etkileyerek ve modüllerin verilerini bir çatı altında birleştirerek oluşan tüm süreçlerin dijital bir şekilde takip edilebilmesini sağlamaktadır.

Peki bahsi geçen bu modüller nelerdir?

Üretim:
● Malzeme listeleme işlemleri
● İş Emri yönetimi
● Kalite Kontrol
● Maliyet yönetimi
● Üretim işlemleri
● Üretim projeleri
● Üretim akışları

Tedarik Zinciri Yönetimi:
● Envanter yönetimi
● Sipariş girişi
● Satın alma
● Ürün yapılandırması
● Tedarik zinciri planlaması
● Tedarikçi çizelgeleri

Mali Yönetim:
● Genel hesap defteri
● Nakit yönetimi
● Durağan varlıklar

Proje Yönetimi:
● Maliyet hesaplama
● Süre ve harcama analizleri
● Faaliyet yönetimi

İnsan Kaynakları Yönetimi:
● İnsan kaynakları
● Maaş bordroları
● İşletme içi eğitim

Müşteri İlişkileri Yönetimi:
● Satış ve pazarlama
● Komisyonlar
● Hizmetler
● Müşteri sözleşmeleri
● Yardım hattı desteği

Yukarıda sıralanmış modüllerin birbirleriyle ilişkilerini pekiştiren ERP sistemi, şirketlere sağladığı avantajlar nedeniyle zamanla günümüzde ilk tercihlerden biri haline gelmiştir.

ERP'nin Temel Prensipleri

ERP, varoluşu gereği kurumunuza, kurumunuzun sahip olduğu süreçlere, kurumuzun beklentilerine, işletmenizin faaliyet gösterdiği sektöre veya sektörlere göre farklılıklar gösterebilir. Bu bağlamda düşündüğümüzde, temel prensiplerinden şöyle söz edebiliriz:
• ERP yapısında barındırdığı yazılımları, farklı sektörlerin sahip oldukları birbirinden farklı ihtiyaçlara göre karşılayabilmek için özelleştirilebilme özelliğine sahiptir.
• İşletmenizin bünyesinde tam zamanlı bir biçimde verilerin erişimine, verilerin depolanmasına, analiz yapılmasına ve yönetim işlevselliğine imkân sağlayan bir bütün sistem yazılımlarıdır.
• ERP yazılımları, birden fazla dil ve para birimini destekler.
• Sağlık, havacılık, eğitim, bankacılık, kimya ve petrol gibi kendine has birçok farklı alanı destekler.
• İşletmenizin yurt içinde ya da yurt dışında, bölgesel olarak farklı sahalarda yer alan birimlerini, bunların barındırmakta olduğu bütün fonksiyonlarını, eş güdümlü ve merkezi olacak bir biçimde yönetmeye imkân sağlar.
• ERP yani veri tabanı yönetimi, bir işletim sistemi olmaktan veya bir ara katman programı olmaktan ziyade, bir uygulama yazılımıdır. Bu sistem kendi içerisinde sunucu, uygulama ve veri tabanı olmak üzere üç dala ayrılan bir sistem üzerinden çalışır.

ERP (Kurumsal Kaynak Kullanımı) Nasıl Yapılır?

ERP birçok modül verisini içerisinde barındırması ve birleştirmesi nedeniyle büyük bir özenle yapılması gerekmekte olan bir sistemdir. ERP’nin sağladığı faydalar ve içeriğiyle dikkatleri üzerine çekmesi sonucu kâr amacı gütmeyen kurumlar ve diğer kuruluşlar tarafından nasıl yapıldığı sorusunun cevabı merak edilmeye başlanmıştır. ERP kurumların; muhasebe, satın alma, mevzuat uyumu, risk yönetimi, tedarik zinciri ve proje yönetimi gibi çeşitli faaliyetlerinin yönetimini sağlayan ERP, bilgisayar üzerinden yazılımı aracılığıyla yapılmaktadır. Bu nedenle zaman tasarrufuna önem veren kurum ya da kuruluşlar ERP’nin faydalarından rakiplerine kıyasla daha erken yararlanabilmek adına bir yarışa girişmişlerdir. Söz konusu durum ise bilgisayar üzerinden yapılan Kurumsal Kaynak Kullanımı’nın öneminin altını çizmektedir.

ERP Sistemi Nasıl Çalışır?

Üretim alanından müşteri ilişkileri yönetimi alanına varan bir etki alanına sahip olan ERP sistemi birçok kişi ya da kurum tarafından oldukça detaylı ve karmaşık bir sistem olarak görülmüştür. Fakat tüm bu görüşler bilgi eksikliği sonucu yayılan doğru olmayan bilgilerdir. Asıl amacı kurumların sahip oldukları kaynakları etkin bir biçimde kullanabilmelerini sağlamak olan ERP sistemi, bu doğrultuda sanılanın aksine sistematik ve düzenli bir biçimde ilerlemektedir. Bu durumu kanıtlamak için ERP sisteminin nasıl çalışıldığına bakılması yeterlidir.

ERP yazılımı içerisinde birçok uygulamayı barındırmaktadır ve söz konusu uygulamalar aynı veri tabanında bulunan çeşitli iş süreçlerine odaklanmaktadır bu veriden yola çıkarak, ERP sisteminin çeşitli kurumsal kaynakların birlikte toplanması halinde çalışmakta olduğu gözler önüne serilmiştir.

Kurumsal Kaynak Planlaması Neden Önemlidir?

Kurumsal Kaynak Planlaması sürekli olarak tekrarı görülen süreçleri dijitalleştirerek söz konusu süreçleri kurumlar için oldukça basit bir hale indirgemektedir. Bu durum ise Kurumsal Kaynak Planlaması’nın işlevselliği nedeniyle kurumlar için büyük bir öneme sahip olduğunu gözler önüne sermektedir. Peki, Kurumsal Kaynak Planlaması’nın diğer önemli olma sebepleri nelerdir?

Üretim Planlamayı ve Kaynakların Yönetimini Kolaylaştırmaktadır
● ERP yazılımları neredeyse tüm üretim istasyonları aracılığıyla bağlantı kurabilmekte ve iş ile alakalı iletileri anında müdahale ile iletebilmektedir.

Müşterilerin Memnuniyet Seviyelerini Artırır
● Kurumsal Kaynak Planlaması, müşterilerle alakalı olan siparişleri çeşitli şekilde belirleyerek planlama süreci imkânı vadeder. Bu nedenle Kurumsal Kaynak Planlaması’na aynı zamanda müşteri odaklı bir imalat yönetim sistemi demek yanlış olmayacaktır.

Raporlama ve Süreç Analizlerinin Yürütülmesini Kolaylaştırır
● Tüm verilen bir çatı altında toplanması sayesinde analiz ve rapor konularında üst yönetimdeki kişilere büyük bir kolaylık sağlamaktadır.

Çalışan Verimliliğini Yükseltir
● ERP sayesinde birçok sürecin otomatikleşmesi sonucu hata payı oldukça azalmakta ve kurumların üretkenlikleri artmaktadır.

Yukarıda sıralanmış sebeplerin aksine en etkili sebep Kurumsal Kaynak Planlaması’nın zaman ve bütçeden tasarruf sağlamasıdır. Bir kurumun verimi için vazgeçilmez olan zaman ve bütçe kavramlarından tasarruf sağlanabilmesi oldukça büyük ve önemlidir. Bu nedenle Kurumsal Kaynak Planlaması sağladığı her bir yarar sayesinde büyük bir öneme sahip olmuştur.

ERP Neden Tercih Edilmelidir?

ERP sistemleri sağladıkları faydalar ile kurum ya da kuruluşların bir numaraları tercihlerinden biri haline gelmiştirler. Peki, faydası ile öne çıkan nedenler nelerdir?
● Gelişmiş ve üstün iş süreçleri
● Paylaşımı yapılan müşteri veri tabanı
● Uluslararası gelişmiş işlemler
● Karar destek sistemleri adına kolaylaştırılmış veri erişimi
● Kâğıt işinin azalması
● Bilgi planlama sürecinin optimize edilmesi
● Maliyet izlemesinin geliştirilmesi
● Nakit akışının daha iyi izlenmesi
● Tedarik yönetimi konusundan gelişme
● Müşterilerle iletişimin veriminin artması
● Veri doğruluğunun geliştirilmesi
● Oluşturulan iş süreçlerinin hem çalışan hem de yönetim tarafından rahatlıkla takibinin yapılabilmesi
● Gerçek zamanlı veri sunumu
● Akıllı raporlama

Tüm bu faydalar kişi ya da kurumların neden ERP’ ye yöneldiklerini gözler önüne sermekle yetinmeyip aynı zamanda ERP’ nin vadettiği verimin kapsamını da ortaya çıkarmaktadır.

ERP Programı Hangi Modüllerden Oluşur?

Küçük ya da büyük ölçek fark etmeksizin tüm kurumların sistemlerinin büyümesi kurumun kendisinin büyümesi ile doğru orantılıdır. Bu nedenle Kurumsal Kaynak Planlaması içerisinde geniş hizmet alanlarına sahip çeşitli modüller bulundurmakta ve söz konusu modülleri hizmete sunmaktadır. Hizmete sunulan bahsi geçen modüller aşağıda belirtilmiş ve açıklığa kavuşturulmuşlardır.

Stok Yönetimi = Kurumların ihtiyacı çerçevesinde stokların tanımının yapılması ve sonuç olarak stok yönetiminin kolaylaştırılması.

Cari Yönetimi= Ticari hayat sahip olan kurumların paydaşlarının verilerinin tek bir nokta üzerinde toplanması.

Tedarik Yönetimi= Ürünün talebi ve teklifinden ürünün kabul edilmesine kadar oluşan süreçlerin tamamının üstlenilmesi ve tedarik süreçlerinin yönetilmesi

Müşteri İlişkileri
Yönetimi= Üretilen ürün veya sergilenen hizmetin sunulduğu önemli anahtarlar olan müşteriler ile kurumların ilişkilerinin sağlamlaştırılması ve müşteri sadakatinin kazanılması.

Mobil ERP ve İş Zekâsı Uygulamaları= Hizmetinden faydalanılan modülleri mobil telefon ve farklı akıllı cihazlara entegresinin yapılmasını ve telefon üzerinden sürecin kontrol edilebilmesini sağlar.

Proje Yönetimi= Proje esaslı işlere imza atmakta olan bazı kurumlarda (örneğin, gemi yapımı şirketleri) var olan süreçlerin proje esası etrafında takibinin yapılması ve yönetilmesidir.

Bütçe Yönetimi= Kurumların dönemsel gelir ve giderlerini planlamaya ve düzenlemeye yarar.

Hangi İşletmeler ERP Programı Kullanabilir?

ERP içerisinde barındırdığı çeşitli modüller nedeni ile birçok kişi ya da kurumun dikkatini üzerine çekmektedir. Bu modüller aşağıda açıklığa kavuşturulmuşlardır:
Tedarik Zinciri
● Kalite ve Stok Yönetimi
● Satın Alma Yönetimi
● Ürün Yönetimi
● Üretim Planlama

Finans Muhasebe
● Muhasebe Yönetimi
● Sabit Kıymetler ve Bütçe Yönetimi
● Finans Yönetimi

Proje Yönetimi
● Var olan projelerin yönetimi

İnsan Kaynakları Yönetimi
● Bordro Yönetimi

Raporlama ve Kontrol Yönetimi
● Model BI (İş Zekâsı)
● Model Mobil ERP (Model Inside)

Yardımcı Fonksiyonlar
● Bakım Onarım (Varlık Yönetimi)
● Ar-Ge Merkezi Yönetimi
● Doküman Yönetimi

Bahsi geçen ve yukarıda da görülen modüllerin kapsamından faydalanmak isteyen kişi veya kurum her ne kadar çok olsa da faydalanmasına izin verilmiş belirli kurum ya da kuruluşlar bulunmaktadır. Bunlar: İşletmeler, vakıflar, kâr amacına sahip olmayan kuruluşlar, hükümetler ve diğer kuruluşlardır. Bu kuruluşlar yalnızca ERP yazılımını kullanabilmekle kalmayıp aynı zamanda ERP’ nin içerip, sunduğu birçok hizmetten de faydalanabilmektedirler.

ERP ile Kurumunuzun Hangi Departmanları İyi Duruma Getirilebilir?

ERP şirketleri iyileştirmekle kalmayıp aynı zamanda şirketlerin alt birimlerinden biri olan departmanları da optimize etmektedir. Söz konusu departmanlar aşağıda belirtilmiş ve açıklanmışlardır.

Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM)= Kendi başına bir çözüm niteliğine sahip olmasa da müşteri ilişkilerinin yönetimini sağlayan ve eksiği olmayan bir yazılım sistemidir. Tek başına çözüm niteliği taşımaması nedeniyle var olan müşterileri etkilemek, analiz etmek ve optimize etmek adına Bulut (Cloud) çözümlerine ihtiyaç duymaktadır.

Finans= Şirketlerde oluşan muhasebe ile alakalı hususlarla ilgilenen finans departmanı, bunun yanı sıra duran varlıklar muhasebesi ve satıcılar muhasebesi gibi çeşitli muhasebe türlerine de kapsamında yer vermektedir.

Satış ve Dağıtım= Şirketlerin yaptıkları satışları ve bu satışların dağıtım süreçlerinin kontrolünü sağlamaktadır. İlgi alanında ambalajlama ve nakliye planlama gibi hususlar da bulunmaktadır.

ERP sistemi şirketlerin yukarı bahsi geçen departmanlarına büyük bir katkıda bulunmaktadır. Fakat ERP’ nin bu bölümleri iyi duruma getirdiğini gösteren asıl husus, yazılım sisteminin tüm bu departmanların verilerini ortak bir çatıda toplamasıdır. Böylece bir şirketin yapı taşlarından olan söz konusu departmanlar birbirlerinden haberdar olarak sistematik bir gelişme ve planlama sürecine adım atabilmektedirler.

ERP Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

ERP Programı seçiminde dikkat edilmesi gereken unsurlara geçmeden önce ERP Programının tanımına göz atmak yerinde olacaktır. ERP Programı, bir kurum ya da kuruluşun çeşitli bölümlerini tek bir yazılım altında toplayan ve veri paylaşım sürecini söz konusu bölümler için kolaylaştıran ve sağlayan ticari yazılım paketleridir. Bahsi geçen bölümler; finans, insan kaynakları, üretim, satış ve pazarlama bölümleridir. Sağlanan veri paylaşımı sayesinde ERP Programı, kurumların yalnızca olası karmaşaların önüne geçmesini sağlamakla kalmayıp aynı zamanda sahip oldukları kaynakları doğru bir şekilde işlemesini mümkün kılmaktadır. Tüm bu bilgiler ışığında kişi ya da kurumların, ERP Programı seçimlerinde belli başlı ölçekleri göz önünde bulundurmaları ve dikkat etmeleri gerekmektedir. Bu unsurlara aşağıda yer verilmiştir.

Kurumsal Hedeflerle Aynı Yönde Olma
● Kurumların şimdisi ve yarınını göz önüne alan bu unsur doğrultusunda kurumlar gelecekte olmak istedikleri yeri belirterek ihtiyaçlarını ortaya koymaktadırlar.

Yürütülen İş Süreçlerinin Uygun Olması
● Kurumların iş yürütme süreçleri konusunda yaşadıkları zorluklardan yola çıkarak ERP kapsamındaki çeşitli iş uygulamalarının yardımını almakta ve yeniden süreçler tasarlanmaktadır.

Tedarik Sağlayan Firmanın Sunduğu Destek ve Hizmetlerin Değerlendirilmesi
● ERP sistemlerini hizmetin verildiği firmaya uygulayacak tedarikçi firmaların yapıları da oldukça büyük bir önem arz etmektedir.

Riskten Kaçınılmalı
● Yazılım seçim sürecinde memnun kalınabilme olasılığı yüksek olan firmalar önceliklendirilmelidir. Bunu yapabilmek için ise ‘Başarı Hikayeleri’ kısmından yararlanmak yerinde bir karardır.

Tüm bu faktörlere dikkat edilmesi durumunda, kurumlar hedefledikleri başarıya bir adım daha yaklaşarak ERP’ den tamamen yararlanmış olmaktadırlar.

ERP Programı Hangi Modüllerden Oluşur?

Küçük ya da büyük ölçek fark etmeksizin tüm kurumların sistemlerinin büyümesi kurumun kendisinin büyümesi ile doğru orantılıdır. Bu nedenle Kurumsal Kaynak Planlaması içerisinde geniş hizmet alanlarına sahip çeşitli modüller bulundurmakta ve söz konusu modülleri hizmete sunmaktadır. Hizmete sunulan bahsi geçen modüller aşağıda belirtilmiş ve açıklığa kavuşturulmuşlardır.

Stok Yönetimi = Kurumların ihtiyacı çerçevesinde stokların tanımının yapılması ve sonuç olarak stok yönetiminin kolaylaştırılması.

Cari Yönetimi= Ticari hayat sahip olan kurumların paydaşlarının verilerinin tek bir nokta üzerinde toplanması.

Tedarik Yönetimi= Ürünün talebi ve teklifinden ürünün kabul edilmesine kadar oluşan süreçlerin tamamının üstlenilmesi ve tedarik süreçlerinin yönetilmesi Müşteri İlişkileri Yönetimi= Üretilen ürün veya sergilenen hizmetin sunulduğu önemli anahtarlar olan müşteriler ile kurumların ilişkilerinin sağlamlaştırılması ve müşteri sadakatinin kazanılması.

Mobil ERP ve İş Zekâsı Uygulamaları= Hizmetinden faydalanılan modülleri mobil telefon ve farklı akıllı cihazlara entegresinin yapılmasını ve telefon üzerinden sürecin kontrol edilebilmesini sağlar.

Proje Yönetimi= Proje esaslı işlere imza atmakta olan bazı kurumlarda (örneğin, gemi yapımı şirketleri) var olan süreçlerin proje esası etrafında takibinin yapılması ve yönetilmesidir.

Bütçe Yönetimi= Kurumların dönemsel gelir ve giderlerini planlamaya ve düzenlemeye yarar.

ERP İşlerimizi Nasıl Kolaylaştırır?

Birçok kapsama, modüle ve faydaya sahip olan Kurumsal Kaynak Planlaması kurumların iş veya ticaret hayatlarını geçilen son 10 yıldır büyük bir derecede etkilemektedir. Bu 10 yıllık süreçte Kurumsal Kaynak Planlaması etkisini ortaya koymuş ve bu etki sonucu büyük veri havuzları oluşturulmaya başlanmıştır. Oluşturulan büyük veri havuzları ise ERP’ nin işleri kolaylaştırıcı yapısını gözler önüne sermiştir. Bu etkenden hareketle: ERP işlerimizi nasıl kolaylaştırmaktadır?
● Üçüncü taraf yazılım entegrasyonu yapılması
● İş süreçlerinin düzenlenmesi ile maliyetlerin azalması
● Gereksiz süreçlerin otomatikleşmesi sonucu ‘sıkıcı’ işlerin ortaya kalkmasıyla iş süreçleri daha eğlenceli hale gelmesi
● Derin bilgi havuzu sayesinde iş ile ilgili alınacak kararların bilgiye dayalı olması

Tüm bu etkenlerle kurumsal işlerimizi kolaylaştıran ve hala da kolaylaştırmaya devam eden ERP, kurumsal hayatın kilit noktası olarak sektörde yerini almaktadır.