İş Akış Yönetimi

 

İş Akış Yönetimi

İş Akış Yönetimi Nedir?

İş Akışı (Workflow), bir organizasyonda bulunan operasyonların parçalar halinde planlanmasıdır. Yapılması gereken işin geçeceği işlemlerin belirlenmesinden sonra İş Akış algoritması kullanılır ve bu algoritma ile planlanan bir işten tamamlanan bir işe giden süreci ve ham haldeki bir fikirden işlenmiş bir sonuca olan gidişi gözlemlemek mümkündür. İş Akışı genel hatları ile aşağıda verilen işleri gerçekleştirmektedir:
● Araştırma yapmak,
● Notlar hazırlamak,
● Başlıkları belirlemek,
● Taslak hazırlamak,
● Editörlüğünü yapmak,
● Yazı yazmak.

İş Akış Yönetimi (Workflow Management) ise İş Akış planı oluşturarak iş süreçlerini standart bir hale getiren, yeniden yapılanma sağlayan ve yönetimi merkezileştiren bir yapıdır. İş Akış Yönetimi sayesinde yönetim süreci hızlı bir hale getirilebilir, her çalışanın görev tanımları net bir şekilde belirlenebilir ve işlerin tamamlanma süreci kolay bir hale getirilebilir. Bu sayede iş süreçlerin verimliliği artar ve maliyetten tasarruf edilir.

İş Akışı Nasıl Yaratılır?

İş Akışı yaratmak için öncelikle bir İş Akış Şeması yapmak gerekmektedir. İş Akış Şeması, bir sürecin gerçekleşmesi için gereken adımları ve verilmesi gereken kararları sıralı bir şekilde uygun şekil ve görseller yardımı ile ifade etmek için kullanılan bir araçtır.

Bir İş Akış Şeması oluşturmak için aşağıda verilen adımlar “Ne?, Nerede?, Nasıl?, Ne Zaman? ve Kim?” soruları cevaplanarak takip edilmelidir.
● Ne?: İşin belirlenmesi ve tanımının yapılması,
● Nerede?: İşin başlangıç ve bitiş noktalarının belirlenmesi,
● Nasıl?:İşin adımlarının ve kararlarının belirlenmesi,
● Ne Zaman?:Hangi adımın ne zaman yapıldığının belirlenmesi,
● Kim?:İşin kim tarafından yapıldığının belirlenmesi.

İş Akışında Olan Çeşitler Nelerdir?

Yapılacak bir iş için gelişigüzel bir akış yerine kurallı ve detaylandırılmış bir İş Akışı’nın olması kurum ve organizasyonlar için büyük fark yaratmaktadır. Aşağıda farklı alanlarda kullanılan İş Akışı çeşitleri verilmiştir:
● Anlık (ad-hoc) İş Akışı: Satış teklifi, ürün tasarımı gibi daha çok işbirliği gerektiren ve kararların otomasyondan çok insan ilişkileri ile yürütüldüğü işler gibi genellikle tek seferlik, belirli bir sırası olmayan işleri ele alır.
● Yapısal İş Akışı: İş kurallarına bağlı olarak tanımlanmış olan tekrarlanabilir işlerdir. Aşağıda verilen iki alt başlıkta incelenebilir:
1. İdari İş Akışı: Satın alma sipariş takibi, izin ve seyahat takibi gibi organizasyonların form tabanlı idari işlemleri için kullanılmaktadır.
2. Üretim/İşlem İş Akışı: Üst seviye yapısal özellikler taşıyan ve veri tabanı entegrasyonu olan kritik sistemlerde kullanılmaktadır.

İş Akış Yönetiminin 4 Aşaması Nedir?

Başarılı ve doğru bir İş Akışı Yönetimi için gerekli olan aşamalar aşağıda verilmiştir:
● Yapılacak olan faaliyetlerin en yüksek performans ile ortaya konması için öncelikle gerekli kontrollerin ve denetimlerin sağlanması,
● Şirket faaliyetlerine uygun bir İş Akışı modelinin planlanması,
● Faaliyetlerin analizinin ve veri kayıtlarının düzenli bir biçimde sisteme işlenmesi,
● Analiz ve verilerin işlenmesinin akabinde yönetimin nasıl yapılacağının belirlenmesi ve kontrollerinin sağlanmasıdır.

Yukarıda verilen aşamalar tamamlandığında İş Akışı Yönetimi ile şirket faaliyetlerinde başarıya ulaşmak mümkündür.

İş Akış Teknikleri Nelerdir?

İş Akışı Yönetiminin başarıya ulaşabilmesi için izlenmesi gereken bazı teknikler vardır. Bu teknikler aşağıda verilmiştir:
● Tekrarlayan Görevleri Otomatikleştirmek: İşletme sahiplerinin veya yöneticilerin e-postaları yanıtlamak, aramaları yanıtlamak, mesajlara ve sorulara yanıt vermek, toplantılara katılmak ve liderlik etmek gibi her gün yaptıkları ve vakit kaybettikleri görevleri İş Akışı ile otomatikleştirmek onlara zamandan tasarruf sağlayacağı için verimi arttıracaktır.
● Mevcut Süreçleri Kolaylaştırmak: Bir faaliyeti gerçekleştirmek için süre harcandıkça mevcut süreç yetersiz kalabilir. Bu noktada süreç için yenilikler gerekir. İş akışı süreçlerini, ihtiyaç duyulan şekilde çalıştıklarından emin olmak için yönetmek için yapılabilecek birkaç şey aşağıda verilmiştir:
1. Envanter yapmak,
2. İş Akışını sıralamak,
3. Daha detaylı bakmak,
4. Geri bildirim istemek.
● Ekibi Entegre Etmek: İş Akışı sürecinde faaliyetlerde yer alan çalışma arkadaşlarını yani ekibi bu sürece dahil etmek çalışan katılımı ve memnuniyeti, mutlu ve üretken bir çalışma ortamını sağlayacağı için verimlilik arttıracaktır.
● Yeni İş Akışı Modellerini Test Etmek: Şirket içinde veya dışında yapılan İş Akışı modellerinin farkında olmak ve bunları test etmek önemlidir. Şirket içinde kullanılan modelin test edilmesi ile mevcut sorunlar erkenden giderilebilir ve böylece daha başarılı bir İş Akışı gerçekleşir. Aynı zamanda şirket dışında yapılan yeniliklerin test edilmesi de şirket içinde yapılan faaliyetlerde kullanılacak modelin planlanmasında büyük rol oynayabilir.
● Yeni İş Akışı Modellerinin Farklarını Analiz Etmek: Test edilen yeni modellerin takibini sağlamak da önemlidir. Yeni modelin şirket için ne gibi farklar yarattığı, ne gibi yenilikler getirdiği gibi konularda analizler yapmak gereklidir. ‘Personelinizin üretkenliğini artırdı mı? Söz verdiği getirileri sağladı mı? Daha önce mevcut olan genel giderleri azalttı mı?’ gibi sorular bu analizler yardımı ile kolayca cevaplanabilir.
● Müşterilere Hak Ettikleri Deneyimi Sağlamak: Müşteri her sektörde çok önemlidir. İş Akışı modellerinin de müşterilere fayda sağlaması gerekir. Müşteri memnuniyeti sağlandığı durumda şirketlerin gelirleri de artar. Bu sebeple müşterilere hak ettikleri deneyimi sağlamak gerekir.

İş Akış Analizi Nedir?

İş Akış Analizi, İş Akışı sürecinde bir girdinin nerede, ne zaman, ne ile iş görevine uygun bir şekilde gerçekleştirileceğinin belirlenmesidir. İş Akış Analizinin genel amacı yapılacak olan işin çeşitli aşamalarının birbirini izleyen şekilde ortaya koymak ve İş Akışı sürecinde zaman ve emek israfına yol açacak ve maliyetleri arttıracak unsurları belirleyip ortadan kaldırmaktır.

İş Akış Şeması Örnekleri Nelerdir?

İş Akış Şeması örnekleri aşağıda verilmiştir:
● İK alanında bir İş Akış Şeması Örneği
● Adli Tıp Kurumuna ait bir İş Akış Şeması Örneği