İş Süreçleri Tasarımı

İş Süreçleri Nedir?

Bir organizasyonun veya bir işletmenin hedeflerini gerçekleştirmek amacıyla uygulamaya koyduğu adımlar ve faaliyetler, iş süreçleri olarak bilinmektedir. Belirli bir girdi (veri, malzeme, bilgi) alınması, bu girdi üzerinde çeşitli işlemler yürütülmesi ve sonunda bir ürün veya hizmetin elde edilmesi, iş süreçlerinin bir parçasıdır diyebiliriz. Organizasyonun amaçlarına uygun olarak, bu süreçler genellikle tasarlanır ve yönetilir ve verimli ve başarılı sonuçlar elde etmek için yönetilir. Farklı ekipler veya departmanlar, iş süreçlerini izleyerek ve optimize ederek kaynakları etkili bir şekilde kullanmak ve sonuçları sürekli olarak iyileştirmek için çalışır.

Bu bahsettiğimiz konuya bir örnek olarak, bir üretim işletmesinde ürün tasarımından başlayarak malzeme teminine, üretim aşamasına, kalite kontrolüne ve sonunda müşteriye teslimata kadar olan tüm adımları, bir iş süreci olarak verebiliriz. İş süreçlerinin etkin bir şekilde yönetilmesi, organizasyonların daha verimli çalışmasını, kalite standartlarını korumasını ve rekabet avantajı elde etmesini elbette ki sağlayabilir.

İş Süreçleri Tasarımı Nedir?

Bir kuruluşun veya işletmenin faaliyetlerini daha verimli, etkili ve amaca uygun hale getirmek için iş süreçlerini planlama, analiz etme, yeniden yapılandırma ve optimize etme süreci, iş süreçleri tasarımı olarak bilinir diyebiliriz. Bu yöntem, iş süreçlerini daha organize ve düzenli hale getirmek için kullanılır. İş süreçleri tasarımı, mevcut iş akışlarını inceleyerek gereksiz adımları ortadan kaldırmak, işlemleri daha hızlı ve düzgün hale getirmek, kaynakları daha etkili kullanmak ve müşteri memnuniyetini artırmak gibi amaçları hedefler.

İş analizi, veri toplama, süreç analizi, akış diyagramları oluşturma ve gereksinimleri belirleme, iş süreçleri tasarımının tipik aşamalarıdır. Bu işlem, veri ve analizleri kullanarak iş prosedürlerini daha iyi anlamak ve gereksinimleri belirlemek için kullanılır. Ardından, bu veriler kullanılarak mevcut süreçler yeniden yapılandırılır, gereksiz adımlar çıkarılır veya süreçlerin performansını artırır. Bu şekilde, şirketler daha verimli, daha verimli ve daha rekabetçi hale gelirken, iş süreçleri değişen gereksinimlere daha kolay uyarlanabilir.

İş Süreçleri Yönetimi Nedir?

İş Süreçleri Yönetimi yani kısaca İSY, bir organizasyonun veya işletmenin faaliyetlerini daha düzenli, etkili ve verimli bir şekilde yürütebilme amacıyla yapılan, iş süreçlerini tanımlama, izleme, analiz etme, tasarlama, uygulama, yönetim ve sürekli olarak iyileştirme sürecidir. İSY, iş süreçlerini daha sistematik bir şekilde yöneterek kaynakların en iyi şekilde kullanılmasını, hataları azaltır, verimliliği artırır ve sonuç olarak müşteri memnuniyetini artırır. Bu yöntem, şirketlerin daha esnek ve rekabetçi olmasını sağlamak için prosedürlerin daha iyi anlaşılmasını ve yönetilmesini sağlar.

İSY, iş süreçlerini teknoloji ve en iyi uygulamalarla destekler; süreç performansını izlemek, veri toplamak; sürekli iyileştirmeler yapmak; ve iş süreçlerini belirli adımlar ve yönergelerle standardize etmek. Bu yaklaşım, şirketlere daha iyi yönetilmiş ve optimize edilmiş süreçler sağlar, böylece daha az zaman ve kaynak harcayarak daha fazla değer yaratabilirler.

İş Süreçleri Yönetiminin Aşamaları Nelerdir?

İş Süreçleri Yönetiminin aşamaları genellikle aşağıda belirttiğimiz gibidir:
• Tanımlama ve Belgeleme: Mevcut iş süreçlerini tanımlamak ve kaydetmek, iş süreçleri yönetimi sürecinin ilk adımıdır. Bu aşamada giriş ve çıkışlar, sorumluluklar ve süreç akışı anlatılır. Bu kitaplar, prosedürlerin daha iyi anlaşılmasına ve değerlendirilmesine yardımcı olur.
• Analiz ve Değerlendirme: İkinci aşamada kayıtlı iş prosedürlerinin analizi yapılır. Sistemlerin hataları, verimliliği ve etkinliği değerlendirilir. Bu aşamada, süreçlerin nasıl iyileştirilebileceğini belirlemek ve gereksiz adımları veya aksaklıkları bulmak mümkündür.
• Tasarım ve Yeniden Yapılandırma: Analiz, iş süreçlerinin nasıl tasarlandığını veya yeniden yapılandırıldığını belirler. Süreçler, verimliliği artırmak, gereksiz adımları ortadan kaldırmak veya daha iyi akışlar oluşturmak için optimize edilir. Bu aşamada, süreç akış şemaları, prosedürler ve yönergeler oluşturulmaya başlanır.
• Uygulama ve Otomasyon: İş süreçleri yeniden tasarlanır ve gerektiğinde teknolojik araçlarla desteklenir. Bu, daha hızlı, hatasız ve daha verimli çalışmayı amaçlar. Otomasyon, manuel işleri azaltarak insan hatalarını azaltır.
• İzleme ve Kontrol: İş prosedürlerinin tamamlanmasının ardından, süreç performansı izlenir ve kontrol edilir. Bu aşamada, süreçlerin hedeflere ne kadar yaklaştığı değerlendirilir ve gerekirse düzeltici önlemler alınır.
• Sürekli İyileştirme: Sürekli iyileştirme, iş süreçleri yönetimi döngüsünün son aşamasıdır. İzleme sonuçlarına dayanarak, iş süreçlerini sürekli olarak iyileştirmek ve zayıf yönleri bulmak önemlidir. Bu, kuruluşun daha verimli ve başarılı olmasını sağlar.