Kayıtlı Elektronik Posta (KEP)

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) Nedir?

Kayıtlı Elektronik Posta (KEP) , Yasal olarak geçerli bulunan ve teknik olarak güvenli elektronik posta olarak kabul görmektedir. Standart elektronik posta (SEP) ile iletişim/belge paylaşımı yasal geçerli olarak ve teknik olarak güvenli kabul edilmeyen, iletimin kesin olarak bulunmadığı ve inkar edilebilen bir iletişim türüdür. KEP, e-imza ve zaman damgası kullanılarak, bir elektronik postanın iletildiğini garanti altına almayı, gönderen ve alan tarafların kim olduklarının bilinmesini, gönderilen iletinin ne tür olduğunun, içeriğinin başkalarınca değiştirilmediğinin ve gönderim zamanının kesin olarak tespit edilmesine yarar sağlamaktadır. KEP, elektronik posta yoluyla yasal olarak geçerli sayılan ve teknik olarak güvenli bir şekilde e-belge paylaşımını sağlayabilen ve bu işlemlerle ilgili kesin delil sağlayabilen tek araç olarak karşımıza çıkmaktadır.

KEP Adresi Nedir? Ne İçin Kullanılır?

Kayıtlı Elektronik Posta sistemini kullanmak için bir adres almak isteyenler öncelikle, bazı yazılı olan gerekli belgeleri hazır hale getirmelilerdir. Sonrasında Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcılarının birine başvuru sağlayabileceklerdir. Kep adresi nasıl alınır diye sorulduğu zaman aslında kişinin bu konudaki somut ihtiyaçları da göz önünde bulundurulmalı ve ihtimallere göre değerlendirme yaparak bir başvuru yapmalıdır.

KEP Adresi Almak İçin Gerekli Olan Belgeler Nelerdir?

Kep adresine nasıl sahip olunur sorusundaki en önemli unsur evrakların toplanması olarak karşımıza çıkmaktadır.

Bireysel Başvurular:
● Gerçek kişiler için hazırlanmış bulunan, doldurulmuş KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.
● Kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası mevcut halde bulunan geçerli resmî belge.

Tüzel Kişi Başvuruları:
● Tüzel kişiliğe ait ticaret sicil tasdiknamesinin veya faaliyet belgesinin aslı.
● Noter tarafından imzalanmış imza sirküleri çıktısı
● Başvuru sağlayanın kimliğinin belirlenmesi için kimlik kartı, pasaport, ehliyet gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî belge. ● Başvuru, şirketin kanuni temsilcilerinin vekalet verdiği kişi tarafından sağlanacak ise; Tüzel Kişi Yetkilendirme Belgesi.
● Tüzel kişiler adına doldurulmuş bulunan KEP Hesabı Ön Başvuru Formu.

Kamu Kurumu Başvuruları:
● Kurum üst düzey yetkilisi tarafından onaylanmış resmî yazı.
● Başvurunun kimin tarafından yapıldığının anlaşılması adına Nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan resmî bir belge.
● Kurum adına doldurulmuş halde bulunan Kayıtlı Elektronik Posta Hesabı Ön Başvuru Formu.
şeklinde saydığımız evraklar hazır hale getirilmelidir.

KEP Adresi Ne İşe Yarar?

Kayıtlı Elektronik Posta adresi, resmi iletilerin elektronik ortamda mevzuata uygun, yasal olarak geçerli bulunan, güvenli bir şekilde gönderilmesinin ve alınmasının mümkün hale gelmesine olanak sağlar. Kep adresi nedir denildiği zaman akla ilk olarak kullanım işlevi gelir. KEP Adresinin yararlarını şu şekilde sıralayabiliriz:
● E-postaların iletilen kişiye gönderilip gönderilmediği eksiksiz şekilde öğrenilir.
● Gönderilmiş olan iletinin ulaşıp ulaşmadığı sistem üzerinden belli olur.
● Gönderilen e-postaya karşı tarafın kullanımı gözlemlenir.
● E-postanın iletilme zamanı belirlenir.
● İçeriğin değişmediği ve değişmeyeceğinin garanti altına alınması sağlanır.
● Bu adres kullanılarak gönderilen ileti ve her içerik hukuken geçerli delil halini alır.

KEP Adresi Hangi Durumlarda Alınır?

Kurum içinde çalışır halde bulunanlar ile ve kurumlar arasında sağlanan yazışmalar, vatandaşlar (gerçek ve tüzel kişiler) arasında her türlü yasal belge gönderimi hedefiyle, elektronik fatura gönderimi, dilekçe gönderimi, başvuru yapılması, sözleşme düzenlemeleri, ihale teklifleri gibi birçok farklı alanda kullanılabilmektedir.

Bireyler fiziksel ortamda, ıslak imzalı olacak şekilde gönderdikleri belgeleri Kayıtlı Elektronik Posta ile elektronik ortama aktarılmasını sağlar. Birey, elektronik ortam sayesinde kaydedilen belge, yazışma gibi her türlü içeriği ileride karşılaşabileceği anlaşmazlıklarda kendi lehine delil olacak şekilde kullanabilir. Bu şekilde bireyler KEP ile yasal bir güvence altında olurlar.

Kurumlar ise aynı durumda diğer kurumlarla, müşterileriyle, iş ortaklarıyla ya da çalışanlarıyla sistem üzerinden yaptıkları yazışmayı, iletiyi, belgeyi elektronik ortama taşınmasına kolaylık sağlar. Bu sayede uyuşmazlık durumlarında bir güvencesi bulunmuş olur. Örnek olarak, bir kuruma belgeyi gönderdiği halde kurumun inkar etmesi durumunda, KEP üzerinden belgenin gönderildiği ve karşı tarafa ulaştığı sistem sayesinde kanıtlanabilir ve bu durum gözlenebilir.

Örnek KEP Adresleri

Gerçek Kişiler İçin; ( Adı Soyadı )
adı.soyadı@hs03.kep.tr
adı.soyadı.1234@hs03.kep.tr

Tüzel Kişiler İçin; ( Kurum Adı )
mersisno@hs03.kep.tr
mersisno.kurumadı@hs03.kep.tr
kurumadı@hs03.kep.tr
kurumadı.departman@hs03.kep.tr

Tüzel Kişiler İçin; ( Alan Adı Tarafı )
mersisno@kurumadı.hs03.kep.tr
kurumadı@kurumadı.hs03.kep.tr
kurumadı.1234@kurumadı.hs03.kep.tr
adı.soyadı@kurumadı.hs03.kep.tr

Kurumsal KEP Adresi Örnekleri
Gerçek Kişi Müşterisi: gerçekkişiadı soyadı
Tüzel Müşterisi: tüzelkişiadı
Personeli: kurumçalışanı

gerçekkişiadısoyadı@kurumadı.hs03.kep.tr
gerçekkişiadısoyadı.1234@kurumadı.hs03.kep.tr
tüzelkişiadı@kurumadı.hs03.kep.tr
kurumçalışanı@kurumadı.hs03.kep.tr
kurumçalışanı.1234@kurumadı.hs03.kep.tr

KEP Başvurusu Nasıl Yapılır?

Bu sistemin kullanılabilmesi adına Kayıtlı Elektronik Posta Hizmet Sağlayıcıları tarafından hizmetin alınması istenmektedir. Gerçek kişiler, yani şahıslar ve tüzel kişiler, yani şirketler PTT dahil olmak üzere yetki sahibi olan kurumlara KEP başvurusu yapabilir.

Gerçek (özel) kişiler için başvuru şekli
İstenen belgeler;
● Kimlik tespiti yapmak için üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve geçerli resmi belge ● Başvuru anında doldurulacak KEP Başvuru Formunun görevli personele sunulması.

Tüzel Kişiler için başvuru şekli:
Tüzel kişiler için başvuru işlemini kurum adına yetkilendirilmiş olan bireyler gerçekleştirebilir.
● Bulunuyorsa, MERSİS numarasını kullanarak KEP adresi almak için tüzel kişinin MERSİS kaydı ve numarası, Ticaret Sicil Memurluklarından alınacak Ticaret Sicil Tasdiknamesi veya Faaliyet Belgesi, Tüzel kişi adına KEP hesabı başvurusunda bulunan yetkili kişi/kişilerin imza sirküleri veya vekâletname gibi yetkili olduklarını gösteren belge (aslı veya noter tasdikli şeklinin gösterilmesi zorunludur)
● Kimlik tespiti yapmak adına, üzerinde Türkiye Cumhuriyeti Kimlik Numarası bulunan nüfus cüzdanı, pasaport, sürücü belgesi gibi fotoğraflı ve geçerli resmi belge
● Başvuru anında doldurulacak KEP Başvuru Formunun görevli personele sunulması.