Kimlik Bildirim Sistemi

Kimlik Bildirimi Sistemi Nedir?

Kimlik bildirimi kavramı, geçmişten günümüze önemini yitirmeden kişi ya da kurumların karşısına çıkmaya devam etmektedir. Söz konusu kimlik bildirimi kavramı, özel ya da resmi tüm; konaklama, tedavi ve bakım tesisleri, konutlarda geçici bir süreyle ya da sürekli olarak kalanlar, çalışanlar ile söz konusu araçların kiralamasını yapan gerçek ya da tüzel kişilerin şahsi kimliklerinin tespitinin yapılması ve en yakın kolluk birimine (Güvenliği ve kamu düzenini sağlamakla görevli kuvvetler. Örneğin, Emniyet Genel Müdürlüğü) iletilmesidir. 1744 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu kapsamında yer alan ve kolluk kuvvetlerinin sorumluluk sahasında olan söz konusu kimlik bildirim sistemi, uzun yıllar fiziki yollarla işlemiştir. Dünyanın her geçen gün değişen ve dinamizmini koruyan yapısı sayesinde bahsi geçen fiziki yolların değiştirilmesine ihtiyaç duyulmuştur. Söz konusu ihtiyacın resmi olarak gözler önüne serildiği zamanın kökleri ise pandemi sürecine dayanmaktadır. Pandeminin akabinde kurum ya da kuruluşların söz konusu sistemin işleyişi açısından işlerini kolaylaştırmak adına, 6 Mart 2020 tarihinde yayımlanmış olan 7226 sayılı kanun ile kimlik bildirim sisteminin online bir biçimde bildirilmesine karar kılınmıştır.

Yukarıda verilen kimlik bildirimi sistemi tanımından hareketle kişilerin aklında söz konusu sisteminin öneminin ne olduğu sorusu ortaya çıkabilmektedir. Söz konusu soruya açıklık getirilmesi bahsi geçen sistemin anlaşılması adına gerekli görülmektedir. Kimlik bildirimi sistemi, kurum ya da kuruluşlara yeni bir çalışan alınmasıyla başlayan ve çalışanların çıkışında da işleme koyulması gereken bir sistemdir. Bu sebepten ötürü, kimlik bildirimi sisteminin taşıdığı resmi bilgilerden kaynaklı bir öneme sahip olduğu gözlemlenebilmektedir.

Çalışan Kimlik Bildirimi Nasıl Yapılır?

Eski adı Geçici İkamet Yerleri Kimlik Bildirme Projesi olarak gözler önüne çıkmış olan söz konusu sistem, adeta bir bilgi akışı sağlamaktadır. Veri göndermeye olanak sağlamasıyla önemini gözler önüne çıkan ve günümüzde çalışan kimlik bildirimi sistemi olarak anılan bahsi geçen sistem, ülke genelini kapsayan bir faaliyet alanına sahip olmaktadır.

Peki, faaliyet alanı geniş olan söz konusu bildirim nasıl yapılmaktadır?
Kurum ya da kuruluşlarda yeni başlayan her bir çalışan için yapılması gereken çalışan kimlik bildirimi için öncelikli olarak 2 temel belgenin doldurulması gerekmektedir. Bu belgeler; Çalışan Kimlik Bildirme Belgesi ve İşletici Kimlik Bildirme Belgesi’dir. Bahsi geçen belgelerin doldurulmasının ardından kurum ya da kuruluşların yer aldıkları konum için mahalle muhtarlığı tarafından onay alınması gerekmektedir. Açıklanan aşamaların ardından en yakın polis merkezine bildirimin yapılması gerekmektedir.

Yukarıda açıklanan genel çalışan kimlik bildirim süreci çeşitli etkenler nedeniyle değişebilmektedir. Bu nedenleri bir örnekle açıklamak yerinde olacaktır. Örneğin: Kurum ya da kuruluşların bulundukları konum kolluk sahası açısından jandarma bölgesi içerisinde ise bahsi geçen bildirimlerin jandarma komutanlığına yapılması gerekmektedir. Peki, elektronik ortama geçtiğimiz yıllarda adapte olan çalışan kimlik bildirimlerinin yapılması için işverenlerin tedariğini sağlamaları gereken belgeler, temel 2 belge hariç olmak üzere, nelerdir?

Gerçek Kişiler
• Sorumlu İşletici Bildirme Belgesi
• Sistem Kullanıcısı Kayıt Formu
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Vergi Levhası
• Ruhsat

Tüzel Kişiler
• İşyeri Açma Çalıştırma Belgesi
• Vergi Levhası
• İmza Sirküleri
• Dilekçe
• Sorumlu İşletici Bildirme Belgesi
• Nüfus Cüzdanı Fotokopisi
• Sistem Kullanıcısı Kayıt Formu

Yukarıda sıralanan belgelerin çalışan kimlik bildiriminin başarılı bir biçimde yapılması için gerekli olarak görülmektedir. Kurum ya da kuruluşların söz konusu bildirim belgelerinin bir nüshasını ellerinde bulundurmaları ve özlük dosyasında saklamaları gerekmektedir. Bu hususlar ise, çalışan kimlik bildiriminin öneminin altını çizmektedir.

Çalışan Kimlik Bildirimi Online Olarak Yapılabiliyor Mu?

Kimlik Bildirim Sistemi projesi geçmiş yıllarda sadece belirli işyerleri tarafından kullanılmakta olan bir sistem olarak bilinmektedir. Söz konusu belirli işyerleri ise, konaklama işyerleridir. Fakat bu durum bir değişiklik sonucu adaptasyona uğramış ve Emniyet Genel Müdürlüğü söz konusu projeyi tüm ülkeyi kapsayacak bir biçimde kullanıma açmıştır. Bu hal ise söz konusu sistemin online olarak işleyişe sahip olup olmadığı konusu hakkındaki soruları artırmıştır. Çalışan kimlik bildirimi, 25 Mart 2020 tarihinde 1774 Sayılı Kimlik Bildirme Kanunu’nun 6. Maddesinde yapılan değişiklik sonucunda elektronik kullanıma açılmış ve tüm ülke genelinde online bir faaliyet alanına sahip olmuştur. Söz konusu değişiklik aşağıda daha detaylı bir biçimde açıklanmıştır:
Söz konusu kimlik bildirimlerinin, işleticiler tarafından belirlenmiş süre içerisinde genel kolluk kuvvetlerine elektronik bir biçimde de yapılabilmesini olanaklı kılan değişiklik aynı zamanda bahsi geçen bildirimlerin genel kolluk birimleri tarafından köy ve mahalle muhtarları ile paylaşılacaklarını da belirtmiştir. Bu nedenle söz konusu değişikliğin çalışan kimlik bildirimi süreçlerini oldukça pratikleştirdiği çıkarımı yapılabilmektedir.

Çalışan Kimlik Bildirimi Yapılmamasının Cezası Var Mı?

Kanun kapsamında yer alan ve işverenler tarafından yapılması gerektiği bilinen çalışan kimlik bildirimleri birçok sorunun konusu haline gelmiş bir kavramdır. Bahsi geçen sorulardan biri de çalışan kimlik bildirimi yapılmamasının cezasının olup olmadığıdır. Söz konusu soruya cevap olarak yayımlanan kanunun içeriğine bakılması gerekmektedir:
1774 Sayılı Kimlik Bildirime Kanunu kapsamı incelendiğinde çalışan kimlik bildiriminin yerine getirilmemesi durumunda cezai yaptırımlara başvurulduğu görülmektedir. Söz konusu bildirimin yapılmayışı, Kimlik Bildirme Kanunu’nun 6.maddesinin yükümlülüklerine aykırı bir davranış olarak nitelendirilmektedir ve para cezasına tabi tutulmaktadır. Mevzu bahis para cezası 2018 yılında her bir çalışan üzerinden 521 Türk lirası iken 2021 yılında bu tutarın otel, motel vs. gibi işyerleri için 860 Türk lirasını bulduğu görülmektedir.

Yukarıda açıklanan cezai yaptırımlardan hareketle, ilgili kanunların çalışan kimlik bildirimi konusunda kurum ya da kuruluşlardan gerekli özeni beklediği görülmektedir. Aksi takdirde yasa karşısında aykırı davranışlarda bulunmuş sayılan kurum ya da kuruluşlar, kurumsal yaşantının gerektirmiş olduğu sistematikliğe uyum sağlamamaları ile önce çıkabilmektedirler.