Kurumsal İletişim

Kurumsal İletişim Nedir?

Her kurum ya da kuruluşun devamlılığını sağlayabilmesi için belli amaç ve hedefleri vardır. Bu amaç ve hedeflere ulaşabilmek ve faaliyetlerini devam ettirebilmek için ihtiyaç duyulan bütün departmanlar arasındaki iletişim, iş akışı, motivasyon, eğitim, denetleme ve olası tüm organizasyonların gerçekleştirildiği iletişim sürecine “Kurumsal İletişim” denmektedir. Kurumsal iletişim, şirketlerin hedef kitlelerine yönelik yaptığı çalışmalarda tüm iletişim kanallarını kullanarak faaliyetlerini devam ettirebilmek için yaptığı çalışmalardır. Kurumsal iletişim bir şirketin iş bağlantısı olduğu bütün pay ve paydaşları ile olan iletişimlerinden hedef kitleleri ile olan iletişimlerine kadar geniş bir alanı kapsamaktadır. Kurumsal iletişim yönetiminin etkili ve verimli olabilmesi için hedeflerin de doğru belirlenmiş olması gerekir. Kurumsal iletişimin kurum ya da kuruluşlara sağladığı pek çok avantaj vardır. Bunlardan bazıları şöyledir:
● Kurumun imajını oluşturmak ya da güçlendirmek.
● Kurumun reklam faaliyetlerini yürütmek.
● Medya ve tüketicileri arasındaki ilişkileri oluşturmak ve güçlü tutmak.
● Bölüm ve çalışanlar arasındaki ilişkiyi oluşturmak.
● Departmanlar arasındaki bilgi akışını sürdürebilmek.
● Denetimler esnasında karar alma süreçlerine etki etmek.
● Kurum içerisinde oluşan değişimleri takip etmek ve gerçekleştirmek.

Kurumsal İletişim Nasıl Uygulanmalıdır?

Kurum ya da kuruluşların verimliliklerinin artması, hedef kitle tarafından olumlu bir imaja sahip olması ve hem çalışanları hem de paydaşları ile etkili bir iletişim ve bilgi akışının olması çok önemlidir. Bu hususların etkin ve verimli bir şekilde devam edebilmesi için doğru ve etkili bir kurumsal iletişin yönetimine ihtiyaç duyulur. Peki, bir kurumda kurumsal iletişim nasıl uygulanmalıdır? Etkili bir kurumsal iletişimin sürecinin uygulanması için gerekli olan hususlar şöyledir:
● Kurum ya da kuruluşların faaliyetlerini sürdürebilmesi ve amaçlarını gerçekleştirebilmesi için kurumsal iletişim yönetimini etkili bir şekilde kullanmalıdır.
● İlk olarak hitap ettiği hedef kitlelerini tanımalıdır. Tüketicileri hakkında geniş bilgi birikimine sahip olan kurumlar onlarla nasıl iletişim kuracaklarını daha iyi belirler.
● Kurumun SWOT analizi doğru bir şekilde ortaya çıkarılmalıdır. Kurumun güçlü yönlerini, zayıf yönlerini tespit edip, belirlemeliler.
● Kurumun bilirliğinin ne düzeyde olduğunu öğrenilmelidir. Tüketicilerin ya da hedef kitlelerin (potansiyel müşteri kitlesi) kurum ve yaptığı iş hakkında ne kadar bilgi sahibi oldukları ölçülmelidir.
● Aynı iş dalına sahip diğer kurum ya da kuruluşların neler yaptıkları ve yönetim şekilleri incelenmelidir. Rakiplerin hedef kitleleri ile iletişimi nasıl, onlarla nasıl bir iletişim kuruyorlar ya da iş ilişkileri nasıl gibi konular bilinmelidir.
● Kurumsal iletişim uygulayacak kurumun gerçekleştirdiği faaliyetlere karşı hangi özelliklere sahip olması gerektiği saptanmalıdır.
Kurum içerisinde bu hususlardan bir ya da birkaçında eksiklik ya da aksaklık oluşuyor ise profesyonel yardım almaya açık olmalıdır.

Kurumsal İletişim Departmanı Ne Yapar?

Kurumsal iletişim yönetiminde çalışacak olan kişilerin bazı görevleri vardır. Kurumun işleyişinin düzgün bir şekilde devam edebilmesi için kurumsal iletişim yöneticisi ve çalışanlar kurumun bağlantılı olduğu herkesle etkili bir iletişim sürecine girer. Devlet yetkililerinden paydaşlara, kurumsal ilişkilerden halkla ilişkilere kadar her bir bölüm ile ilişkilerini iyi tutmalılardır. Elbette kurumsal iletişim departmanının yaptığı işler bunlarla sınırlı değildir. Kurumsal iletişim departmanının ilgilenmesi gereken işlerden bazıları şunlardır:
1. Kurum içerisinde gerekli olan iletişim faaliyetlerini düzenlemek.
2. Kurumun imajını oluşturmak ya da güçlendirmek için gerekli olan kurumsal kimlik çalışmalarını gerçekleştirmek.
3. Kuruma ait yeni bir web sitesi oluşturmak. Hali hazırda bir web sitesine sahip ise bu site için gerekli olan içerikleri hazırlamak. Hedef kitleye seslenmek için uygun bir dil belirlemek.
4. Sosyal medya için gerekli olan içerikleri oluşturmak.
5. Sosyal medya üzerinden projeler geliştirmek.
6. Güncel basın haberlerini takip etmek.
7. Kurum yöneticilerinin yapacağı röportaj ve basın bültenleri için metin hazırlamak.
8. Reklam çalışmalarını yürütmek. Bunun yanı sıra sponsorluk, sosyal sorumluluk projeleri ya da kurum içi etkinlikleri organize etmek.
9. Halkla ilişkiler faaliyetleri oluşturmak ve bu faaliyetlerin sorunsuz geçmesi için gerekli önlem çalışmalarını yapmak.
10. Oluşturulan halkla ilişkiler faaliyetlerinin değerlendirilmesini yapmak.
11. Kurum içinde ya da dışında çeşitli eğitimler ve konferansların düzenlenmesini sağlamak.
12. Kurumsal iletişim planı oluşturmak. Kısa ya da uzun dönem şeklinde oluşturulan bu faaliyet raporuna göre organizasyonlar yapmak.

Kurumsal İletişim Alanları Nelerdir?

Kurumsal iletişim departmanının yaptığı işler oldukça fazladır. Fakat tek bir alanda bütün işler gerçekleştirilme. Kurumsal iletişim departmanı da kendi içerisinde bölümlere ayrılmaktadır. Kurumların işleyişine göre ayrımlar da farklılaşmaktadır. Bazı kurumlarda kurumsal iletişim üç alana ayrılır. Kurumsal reklam, kurumsal satış ve promosyon ve kurumsal halkla ilişkilerdir. Bazı kurumlarda ise yedi alana ayrılmaktadır. Bu alanlar ise; kurum içi iletişim, halkla ilişkiler, sponsorluk, kurumsal reklamcılık, satış ve geliştirme, pazarlama ve sergi ve fuarcılıktır.

Kurumsal İletişim Türleri Nelerdir?

Teknolojini giderek artması ve yeni iletişim ağlarının ortaya çıkması beraberinde farklı değişimleri de getirmiştir. Kurumların başarı gösterebilmesi ve devamlılıklarını sürdürebilmesi için iletişimden kopmaması gerekir. Sürekli iletişim halinde olması gereken kurumlar içinde farklı iletişim türleri vardır. 4 farklı gruba ayrılan kurumsal iletişim türleri şöyledir:
● İletişime kapalı “Bürokratik İletişim”
● Propaganda amaçlı “Manipülatif İletişim”
● Etkin iletişimli “Demokratik İletişim”
● Sonucu olmayan “Orantısız iletişim”
Kamu kurumlarında ya bürokratik bir yapılanmaya sahip olan kurumlarda en sık kullanılan kurumsal iletişim türü bürokratik iletişimdir. Bu iletişim türünde ne diğer kurumlardan ne de hedef kitlelerden bir şey duymak istemezler. Elbette onlarda bir şey söylemezler. Sıkı bir yönetime sahiptirler. Manipülatif iletişimde bilgilendirme ve bilgilenmeye açık bir iletişim süreci vardır. Fakat burada en kritik nokta bu iletişimin gerçekliğinden ziyade manipülatif şeklinde olmasıdır. Demokratik iletişim açık, güçlü, nesnel ve sürekli iletişimin olduğu bir kurumsal iletişim türüdür. Bilgilendirme ve bilgilenmenin sürekli arttığı bir iletişim sürecidir. Son olarak orantısız iletişim türü ise sürekli bilgilendirmeye açık olmak fakat kamu kuruluşları gibi yerlerden bilgi alınamamasıdır. Bazı kurumlarda yetki ve maddi bütçenin düşük olması bilgi almamayı zorlaştırmaktadır.

Kurumsal İletişim Departmanı Kime Bağlıdır?

Kurumsal iletişim faaliyetlerinin birçok görevi olduğu gibi birçok alt alanı da vardır. Bu alanlar birbirinden bağımsız gibi görünselerde aslında her biri birbiri ile bağlantı ve uyum içinde çalışmalılardır. Bu yüzden her bir alt dalı birbiri ile bağlantılıdır. Bu duruma yönetimde organizasyon şeması denilmektedir. Kurumsal iletişimin organizasyon şemasında büyük holding şirketlerinde kurumsal iletişim departmanı CEO’ya bağlantılıdır. Fakat daha küçük ölçekli kurumlarda kurumsal iletişim departmanı genel müdür ya da müdür yardımcısına bağlıdır. Belediye, üniversite gibi kamu kuruluşlarında ise genel sekreterliğe bağlı olarak faaliyetlerini sürdürmektedirler.

Kurumsal İletişim Planı Nasıl Hazırlanır?

Kurumsal iletişimde etkili bir iletişim planı oluşturmak çok önemlidir. İletişim planını oluşturmadan önce detaylı bir araştırma süreci başlatılmalıdır. Hedef kitlenin ne istediği, nasıl ulaşılacağı, hangi iletişim araçları kullanılacağı, kamuoyuna nasıl duyurulacağı gibi her bir detay önceden araştırılmalıdır. İkinci aşama ise durum analizidir. Planlanan hedef ve amaçlar doğrultusunda mesaj belirlenmelidir. Daha sonra hedef kitle ve ana mesaj belirlenmelidir. Mesajı ileteceğimiz hedef kitleye nasıl ne nereden ulaşılacağı belirlenmelidir. Hazırlanan bu veriler ışığında bir sonraki aşama iletişim stratejisinin oluşturulması ve uygulama konulmasıdır. Bunun için kullanılacak kanallar seçilmelidir. Basılı ve yazılı reklamlar, görsel afiş ve bilboard çalışmaları, basın bültenleri, reklamlar, medya ve kamuoyu ilişkileri ve devlet ilişkileri özenle yapılmalıdır. Son olarak da bir değerlendirme süreci gerçekleşir. Yapılan işlerin ne kadar etkili olduğu ve hem hedef kitle hem basın da nasıl bir etki bıraktığı ölçülmelidir.

Kurumsal iletişimin en büyük amacı kurumun markalaşmasını sağlamaktır. Kurum içinde strateji geliştirir ve bu stratejileri sayesinde kurumun geleceğini üst seviyelere taşımayı amaçlar. Kurumun üreticiliğinin devam etmesine, itibarını ve imajını güçlendirmesine, tüketicileri ile etkili iletişimlerinin olmasına ve geleceğinin uzun olmasına olanak tanır. Ürün odaklı değil tamamen kurumu güçlendirme odaklıdır.