Organizasyon Şeması Nedir?

Şirketler belirli hiyerarşik yapılar içerisinde organizasyonel bir sistem ile birlikte faaliyetlerini sürdürür. Yani her işletmenin bir üst yönetici ya da kurulu, onun altında çalışan belirli departman veya gruplar ve bu departmanlara bağlı olarak çalışan diğer çalışanlar bulunur. Bu yapı neredeyse her işletmede kendini gösteren ve bir iş yerinin çalışmasına olanak sağlayan sistemsel bir kuruluş olarak karşımıza çıkmaktadır. Organizasyon şeması dediğimiz şema da bu yapının anlaşılması ve kararların doğru bir şekilde uygulanması için çizilen bir ögeler bütünüdür. Organizasyon şeması hazırlanırken baş departman olarak insan kaynakları görevlendirilir; çünkü böyle bir şemanın çizilebilmesi için şirkete tüm hatlarıyla hâkim olan, işi gereği ilgili bilgi erişimlerine sahip olan kişi veya ekiplere ihtiyaç duyulur.

Organizasyon şemalar şirketin hiyerarşik oluşumu ve çalışanların pozisyon olarak birbirleriyle ilişkileri ele alınarak oluşturulur. Şema içerisinde çalışanların hangi kişi ya da gruba bağlı olduğu, unvanı, görevleri, ismi ve fotoğrafı net bir şekilde belirtilir. Bu noktada piramit gibi bir yapıya sahip olduğu için şemanın bir kişi üzerinden şekillendiği düşüncesine kapılınabilir fakat durum kesinlikle böyle değildir. Organizasyon şemaları kişi bazlı olmamalıdır; çünkü bu şemaların asıl amacı şirketin yönetim ve performans açısından ne durumda olduğunun çalışan üzerinden bir değerlendirmesini yapmaktır. Bu kapsamda organizasyon şemalarının şirketin misyon ve vizyonu sınırları içerisinde görev dağılımı ve şirket içi işleyiş kültürü ele alınarak yapılmalı ve şirket yapısının anlaşılır bir çizelgesi halinde açığa sunulmalıdır.

Organizasyon Şeması Neden Gereklidir?

Organizasyon şemasının oluşturulması şirket için birçok fayda sağlayabilir. Örneğin organizasyon şemaları şirket içindeki kişilerin ya da yeni çalışanların kurumdaki hiyerarşik yapıyı anlamaları veya görev dağılımlarını takip etmeleri için kullanılabilir. Bunun dışında oluşturulan farklı türdeki organizasyon şemaları sayesinde proje yönetim veya görev planlamalarının kaydının tutulması sağlanabilir. Bu tür birçok amaca hizmet eden organizasyon şemalarının asıl amacı iş akışını belirtmek ve çalışanların sorumluluklarını kolayca takip etmesini sağlamaktır. Bu sebeple organizasyon şemaları bilgi karışıklığını hızlıca önlemek ve görsel olarak da bir açıklık sağlamak amacıyla şirketler tarafından kullanılmaktadır.

Organizasyon Şeması Nasıl Oluşturulur?

Organizasyon şeması oluşturmadan önce şema içerisinde yer alacak bilgilerin bir listesini çıkarmak ve genel bir planlama yapmak şemanın daha düzenli olabilmesi için yapılabilecek ilk şeylerden biri olarak gösterilebilir. Şema oluşturulurken şirket bünyesindeki her çalışanın, departmanın, yöneticinin ve birimin tek tek not alınması önemlidir. Ayrıca bu kişi ve grupların görevlerini, işlerini, bilgilerini de bilmek ve ilgili eşleştirmenin yapılabilmesi için kişilerin birbirleriyle olan bağlantılarını belirlemek gerekmektedir. Genel olarak şirket içerisinde yer alan belirli departmanlar ve birimler bulunmaktadır. Bu birimler;
• Satış
• Üretim
• Kalite Kontrol
• İdari İşler
• Mali İşler
• Bakım
• Pazarlama

olarak örneklendirilebilir. Her şirketin kendine özgü farklı türde departman da birimleri bulunabilmekle birlikte bu sıralanan birimler bir genelleme yapılarak örneklendirilmiştir.

Organizasyon Şeması Nasıl Olmalıdır?

Organizasyon şemaları oluşturulurken birçok sorunla karşılaşabilmektedir. Bunun sebebi de bu şemaların kişi odaklı yapılıp iş misyonundan uzaklaşılmasıdır. Bu tür olumsuzluklarla karşılaşmamak için organizasyon şemasının nasıl oluşturulması gerektiğine ve bazı temel bilgilere büyük ölçüde dikkat edilmesi gerekmektedir. Organizasyon şemaları oluşturulurken hedefler ve gelecek için belirlenen süreçler belirlenmeli ve iş pozisyonları bu misyon ve vizyona göre hazırlanmalıdır. Daha sonra şemaya geçirilen ilgili birim ve departmanlara bu işlerin niteliklerine uygun olarak seçilen çalışanlar yerleştirilmelidir. Bahsettiğimiz üzere kişiler için pozisyon üretilmemeli, iş niteliklerine uygun kişi o pozisyona getirilmelidir. Bu şekilde şema kişiler üzerinden ilerlemeyecek ve şirket gelişimi engellenmeyecektir.

Organizasyon şemaları büyük incelemeler ve detaylı analizler isteyen stratejik bir oluşumdur. Özellikle insan kaynakları uzmanlarının büyük dikkat ve emeğini gerektiren organizasyon şemaları şirket bünyesinde gerçekleşen faaliyetleri, görev ve sorumlulukları, hiyerarşik yapıyı anlamak için kullanılmasından dolayı hatalı bir eşleşme birçok yanlış anlaşılma ve sorunu da beraberinde getirebilir. Organizasyon şemaları hazırlanırken departman ve pozisyonların bağlantısı iyi kurulmalıdır ve her küçük grubun bağlandığı bir birim veya üst yönetici bulunmalıdır. İş akışının doğru kurulması ve görselleşmesi açısından bu kısım önemlidir. Bunun yanı sıra şema görev tanımlarını ve gerekliliklerini de detaylıca içermelidir. Çünkü bu şema sayesinde yalnızca bağlantılar incelenmeyecektir; şema aracılığıyla çalışanlar kendilerini ve şirketi büyük bir resim şeklinde görecek ve kariyer planlamalarını da buna göre şekillendirecektir.

İyi bir organizasyon şeması çalışanlarla birlikte kurumun da gelişimine katkı sağlayacak şekilde düzenlenmelidir. Bu yüzden bu şemanın oluşma aşamasında yönetici ve üst düzey grupların katılması büyük önem taşımaktadır. Yenilikçi fikirlerin paylaşılması ve iş odaklı çalışılması gerekmektedir. Yenilikten kasıt olarak henüz gerçekleşmemiş iş planlamalarını veya açılmamış pozisyonları örnek verebilir, zaman zaman şemalar bunları da içermelidir. Bu şekilde olası iş olanaklarının da görülmesi sağlanabilir.

Organizasyon Şema Türleri Nelerdir?

Şirketlerin ihtiyaç ve vizyonlarına göre çeşitli organizasyon şemaları bulunmaktadır. Bu organizasyon şemalarını şekildeki gibi listeleyebiliriz:

Hiyerarşik Organizasyon Şeması

Bu organizasyon şeması türünde bir piramit yapısı ilham alınır ve hiyerarşik organizasyonun şema üzerinde gösterilmesi amaçlanır. En üstte en yetkili kişi olmak üzere alta doğru daha az yetkililerin sıralandığı piramit yapılı bu şema ile birlikte kişilerin birbirleriyle olan bağlantısı ve konumları rahatça anlaşılabilir. Bu tür şemalardaki en net özellik şirketteki her kişinin birbiriyle bağlantılarında farklılık olabilmesine rağmen tek bir kişiye bağlı oldukları gerçeğidir. Şirket bünyesindeki her çalışan hiyerarşik organizasyon şemasında gösterildiği üzere en üstte belirtilen yetkili kişiye bağlı olarak çalışır. Bu kişi bir CEO, genel başkan veya şirket sahibi olabilir ve şirket içerisinde tartışılamaz şekilde en büyük otoriteye sahip kişidir.

Matrix Organizasyon Şeması

Matrix organizasyon şeması adından da anlaşılabileceği üzere daha kompleks bir yapıya sahip olup daha çeşitli yöntemlere sahip olan bir şema türüdür. Bu şemada çalışanlar birden fazla yöneticiye sahip olabilir ve çalışanlar bu yöneticilerin hepsine rapor vermekle yükümlüdür. Daha çapraz bir yapıya sahip olan matrix organizasyon şemasında yukarıdan aşağıya doğru olan hiyerarşik organizasyon şemasına kıyasla daha fazla şeffaflık bulunur. Birden fazla lidere bağlı olunması ve birimlerin birbiriyle daha fazla etkileşimi bulunması sebebiyle proje yönetiminde kişiler arasında daha geniş bir bilgi ağı yaratılır.

Düz Organizasyon Şeması

Düz organizasyon şeması denilen organizasyon şeması türünde daha basit ve küçük yapılar kullanılır. Yatay organizasyon şeması ismi de verilen bu tür genellikle henüz çok büyümemiş ve çeşitli departmanları kurmamış olan işletmeler tarafından kullanılır. Düz organizasyon şemalarında genelde birkaç birimin belirli birine bağlı olarak çalışması gösterilir. Bu organizasyon şemaları diğer türdeki şemalara kıyasla daha küçük veya daha az detaylı olması sebebiyle çalışanlarına daha fazla iş sorumluluğu ve niteliği yükler. İşletme büyüdükçe şemaya yeni eklemeler yapılabilir. Basit bir koordinasyon sistemini teşvik eden düz organizasyon şemalarında pek detaylı açıklamalar yer almadığı için yer yer yanlış anlaşılma ve kafa karışıklığı problemleri yaşanabilmektedir.

Organizasyon Şeması Örneği

Bir organizasyon şemasına örnek göstermek gerekirse hiyerarşik organizasyon şemasını örnek alarak genel anlamda bir görsel oluşturabiliriz. İlgili şirketin bir ihracat şirketi olduğunu ele alarak hiyerarşik şemayı kurabiliriz. Bu şemanın en üstünde şirketin en yetkili kişisi bulunur, bahsettiğimiz türdeki şirkette bu kişiler genelde CEO ya da şirket sahipleridir. Alt kısımlarda departmanlara yer verileceği için genel şirket departmanlarının yanı sıra ihracat ile alakalı birimlere yer verilir. Daha sonra bu departman ve birimlerin altına ilgili işlere yerleştirilen ihracat uzmanı, uzman yardımcısı, danışmanı ve çalışanlarının şemada gösterilmesi işlemine geçilir. Genel anlamda anlattığımız görev, isim ve bilgilere yer verildikten sonra bağlantılar net bir şekilde yerleştirilir ve basit anlamda bir organizasyon şeması hazırlanmış olur.

Tabii bu verdiğimiz örnek oldukça basitçe anlatılmış bir örnektir. Organizasyon şemasının oluşturulması için çok detaylı analiz ve birimsel bilgiye ihtiyaç vardır. Bu kapsamda organizasyon şemaları oluşturulurken insan kaynakları uzmanlarından ve üst yöneticilerden bilgi alınması önemli bir husustur.