Özlük Dosyası Nedir, Ne İşe Yarar?

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyası, her şirketin her bir çalışan için ayrı ayrı tutması gereken, çalışana ait tüm bilgilerin içerisinde barındırdığı bir nevi çalışan kayıt dosyasıdır.

Özlük dosyası çalışanın o işyerinde çalıştığının ispatını amaçlayan bir unsur olmasının yanında işçinin çalıştığı süreç boyunca işverenle kurduğu iş ilişkisiyle alakalı oluşturulan her evrak, belge, yazışmayı içeren belgeler bütünü olarak karşımıza çıkmaktadır. Özlük dosyası sadece işe girişte temin edilmesi zorunlu olan birkaç belgeden ibaret değildir. İşe girişte işçi ve işveren tarafından temin edilen belgeler özlük dosyasının temelini, fakat öte yandan sadece çok küçük bir ana parçasını oluşturur. Özlük dosyası, çalışanın çalıştığı süreç boyunca kullandığı izinlere dair izin formları, raporlar, resmi evraklar, uyarı ya da disiplin cezaları gibi, çalışanın işiyle alakalı her hareketin kayıt altında tutulduğu ve belgelendiği bir kayıt dosyasıdır. Bu yüzdendir ki özlük dosyasının işe girişte oluşturulmasının yanında, süreç içinde güncel ve eksiksiz olarak muhafaza edilmesi de oldukça önemlidir.

Personel Özlük Dosyası Nasıl Hazırlanır?

Personel özlük dosyası, işveren tarafından her işçisi için ayrı olarak düzenlenmesi gereksinimi bulunan, çeşitli belgeleri içinde barındıran bir dosyadır. Personel özlük dosyasının düzgün bir şekilde hazırlanması için, öncelikle bir listenin düzenlenip hazırlanması gerekir. Personel özlük dosyasında olması gereken bütün belgelerin detaylı şekilde sıralanması gerekir. İşçi işe girdiğinde, işveren, bu listeyi işçiye teslim eder. İşçi de bu listede bulunan belgeleri eksiksiz bir şekilde zamanında işverene iletir.

İşveren, gerekli belgeleri topladıktan sonra, bu belgeleri dosyalamaya başlayabilir. Dosya için standart bir format özelliği bulunmamaktadır. Her şirket kendi kullanım şekline göre farklı formatlar hazırlayabilir. Buradaki önemli olan tek detay, gerekli belgelerin eksiksiz bir şekilde işveren tarafınca saklanıyor ve belgelendiriliyor olmasıdır. İşçinize ait belgeleri bir arada dosyalarken, kullanışlı bir takip oluşturabilirsiniz. Personel özlük dosyaları her bir personel için ayrı ayrı düzenlendiğinden, çok çalışanı bulunan işverenler için bu durum içinden çıkılmaz bir hal alabilir. Kullanışlı ve bütün dosyaları içeren bir takip şablonu sayesinde dosyaları muhafaza etmek, işten çıkma ya da belgelerin değişimi gibi durumlar söz konusu olduğunda büyük ölçüde kolaylık sağlayabilir.

Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?

Personel özlük dosyasında farklı bilgilerin birarada düzenli şekilde bulunması gerekir. Bu belgeleri işveren, işçisinden sağlar ve dosyalar. Özlük dosyasının içerisinde yer bulması gereken belgelerin eksiksiz ve doğru olması yasalarla korunan bir kuraldır. Günümüzde bir personel özlük dosyasında olması gereken evraklar şu şekildedir verilebilir:
● Nüfus cüzdanı fotokopisi
● SGK işe giriş bildirgesi
● İş sözleşmesi
● 2 adet vesikalık fotoğraf
● Erkek çalışanlar için askerlik durum belgesi
● Adli sicil kaydı
● İş başvuru formu
● İkametgah belgesi
● Sağlık raporu
● Diploma fotokopisi
● Evli işçiler için evlilik cüzdanı fotokopisi
● Evli işçiler için eşinin ve bulunuyorsa çocuklarının nüfus cüzdanı fotokopisi

Personel Özlük Dosyası Bulundurmak Zorunlu Mudur?

Her çeşitten ve türden küçük yada büyük ölçekli her işveren için personel özlük dosyası bulundurmak zorunludur. Bu kural kanunlar ile korunur ve aksi takdirde idari para cezası uygulamasına tabi tutulur. İşverenlerin her bir çalışanı için farklı bir personel özlük dosyası bulundurması gerekir. 2021 yılı için belirlenen rakama göre, personel özlük dosyasını hazır halde bulundurmayan işverenler 3.064 TL idari para cezası ödemek zorundadır.

Özlük Dosyası Saklama Süresi Nedir?

Kanununa göre, işveren çalıştırdığı her işçi adına bir tane özlük dosyası tutmak zorundadır. İşveren bu dosyada İş Kanunu ve diğer kanunlar çerçevesinde düzenlemek zorunda olduğu her türlü belge ve kayıtları saklamak ve bunları istendiği zaman yetkili memur ve üst makamlara göstermek zorundadır.

İşveren, işçi hakkında edindiği detaylı bilgileri hukuka uygun olarak kullanmak ve gizli kalmasında işçinin haklı çıkarı bulunan bilgileri başkalarına kesinlikle açıklamamalıdır.

İş mevzuatına göre özlük dosyalarının kaç sene boyunca saklanması gerektiği yönünde herhangi bir geçerli hükmü bulunmamaktadır.

SGK mevzuatına göre ise; işveren, işyeri sahipleri; işyeri defter, kayıt ve belgelerini ilgili olduğu seneyi düzenli şekilde takip eden yılbaşından başlamak üzere on yıllık bir süreyle, kamu idareleri otuz yıl süreyle, tasfiye ve iflâs idaresi memurları ise görevleri süresi boyunca saklamak durumundadır. SGK’nın denetim ve kontrol ile görevlendirilen memurları kontrolünde istenilmesi halinde de bu kayıt ve belgelerin 15 gün içinde ibraz edilmesi beklenmektedir.

Bu durumla birlikte, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre kişisel sağlık dosyalarının 15 yıl boyunca saklanması gerekmektedir.

Özlük Dosyası Örneği

Personel özlük dosyası hazırlanırken bazı içerikler dosyada bulunması gerekir. Bunlar: kendi, bulunuyorsa eşi ve çocuklarının nüfuz cüzdanı fotokopisi, SGK işe giriş bildirgesi, iş sözleşmesi ve başvuru formu, ikametgah belgesi, 2 adet vesikalık fotoğraf, adli sicil kaydı, diploma fotokopisi ve evli çalışanlar için evlilik cüzdanı fotokopisi içermesi kesin olarak gerekmektedir. Bu bilgilerle beraber, işin türüne göre kanuni olarak özlük dosyasında bulunması gereken belgeler bazen değişiklik gösterebilir.

Personel Özlük Dosyası Ne İşe Yarar?

Personel özlük dosyaları, iş niteliğine göre değişkenlik bulunduran işe alım şartlarını sağlamak amacıyla hazırlanarak, personel adaylarının gerekli bilgi ve belgelerinin tutulmasına, düzenlenmesine büyük olanak sağlar. Sadece işe başvuru yapan adaylar için değil diğer bütün çalışan personelin bilgi ve belgelerinin kayıtlı tutulması zorunlu hale gelmiştir. İçinde bulunan bu süreçte özlük dosyaları işe giriş ve çıkışların yanında personellerin çalışma hayatı süresi boyunca da her çeşit kurumlarla ya da işverenle ilişkisi hakkında da bilgileri içinde bulunduran belge olarak karşımıza çıkar. Bunun içine izin belgeleri ve ihtiyaç duyulan formlarda girer. Görüldüğü üzere bir işçinin bütün çalışma hayatının bulunup, düzenlendiği, zaman zaman yetkili kişilerce devamlı olarak denetlendiği personel özlük dosyaları hayati öneme sahip kesinlikle gizli olarak korunması gereken bilgilerdir.

Personel Özlük Dosyası Nerelerde Kullanılır?

Personel özlük dosyaları bilgi ve belgenin gerekli olduğu her yerde kullanılabilme imkanına sahiptir. Alan kısıtlaması bulunmaksızın personel çalıştıran ve çalışma hayatının olduğu bütün işyerlerinde zorunlu durumdadır. Sadece iş yerinde değil home office çalışan insanlar içinde evde bilgileri depolamak ayrıştırmak için çok gerekli bir araçtır. Çalışmaya ihtiyaç halinde olmadan da kullanılabilen özlük dosyaları evde yaşayan kişilerin eğitim durumu, sağlık raporları veya da faturalar, taksitler gibi belgelerinin de ayrıştırılması ve kolay ulaşılabilir durumda olması bakımından oldukça önemli şekilde karşımıza çıkmaktadır. İşe girişte gerekli bulunduğu kadar işten çıkarken de personel özlük dosyası ihtiyaç duyulan bir araçtır. Çıkış verilirken de eklenecek bazı belgelerin özlük dosyasının içinde bulunması zorunluluğu bulunur.