PDKS

PDKS Nedir? Neden Önemlidir?

Gelişmekte olan çağ ile ticari yaşantıda da belli başlı değişimler gözlemlenmiştir. Söz konusu değişimlerden bazıları teknoloji kaynaklıyken bazıları da yapısaldır. Söz konusu değişimlerden biri de PDKS’ dir. PDKS, açılımı Personel Devam Kontrol Sistemi olan ve personellerin işe devamlılığı hususunda büyük bir öneme sahip bir kavramdır. Teknolojik gelişmelerden faydalanılarak ortaya konulan söz konusu Personel Devam Kontrol Sistemi; yanlış zaman çizelgeleri, giriş saatleri ve veri toplanmaları sonucunda bir çözüm olarak ortaya çıkarılmıştır. Söz konusu kontrol sistemi sayesinde günümüzde, bahsi geçen süreçler maksimum verimle ve minimum hatayla yönetilmektedirler. Mevzu bahis yönetimi PDKS cihazları ve PDKS yazılımları sayesinde yürütmek mümkündür. Söz konusu iki bileşen, insan kaynakları departmanı ve IT departmanı tarafından genelde kullanılmaktadır. Çoğunluk olarak PDKS cihazlarına odaklanmakta olan söz konusu departmanlar sayesinde, PDKS sistemi neden önemlidir sorusunun cevabına erişilmektedir. Söz konusu cevap ise, PDKS’ nin birçok departmana verimiyle fayda sağlamasıdır.

Peki, PDKS’ yi daha detaylı incelenmesi sonucunda PDKS tam olarak nedir?
PDKS sistemi, kurum ya da kuruluşların bünyesinde yer alan personellerin takibinin yapılmasına yardımcı olan bir cihaz ve yazılımdır. Puantaj cetveli oluşturmasıyla da bilinen PDKS sistemi, birçok işleviyle İK ve IT departmanlarının imdadına yetişmektedir.

PDKS Sistemi Nasıl Çalışır?

PDKS sistemi çeşitli yöntemler aracılığıyla çalışmaktadır. Söz konusu sistemler ve çalışma yönlerine aşağıda yer verilmiştir.

Puantaj Defteri

Fiziki olarak da bulundurulması mümkün olan puantaj defteri, elle de doldurulabilmektedir. Her gün personel takibini sağlayan ve devamlılıklar hakkında bilgiler içeren puantaj defteri, küçük ölçekli işletmeler için uygun bir yöntemdir.

Elektronik Kart

Orta veya büyük ölçekli işletmelere hitap etmekte olan elektronik kart, söz konusu devamlılığın elektronik ortamda kaydedilmesini sağlamaktadır. Her turnike geçişinde veya kapı açışında kullanılmakta olan elektronik kart, manyetik bir biçimde çalışarak verileri kaydetmektedir. Böylece, işveren tarafından gerekli gözlemler yürütülebilmektedir.

Parmak İzi Okutma

Farklı bir yöntem olarak karşımıza çıkan parmak izi okutma yöntemi, giriş çıkışlarda parmak izinin okutulması ile çalışmaktadır. Herhangi bir nesneye ihtiyaç duymaksızın kullanılabilen söz konusu yöntem, bilgilerin sisteme kaydolmasını sağlamaktadır.

Yüz Tanıma

Kamera aracılığı ile çalışmakta olan söz konusu PDKS yöntemi, yüz tanımlama teknolojisinden faydalanmaktadır.
Yukarıda belirtilen ve çalışma biçimleri açıklanan yöntemlerden hareketle, kurum ya da kuruluşların PDKS sisteminin sağladığı kolaylıklardan faydalanmalarının oldukça verimli olduğunu söylemek yanlış olmayacaktır.

PDKS Programı Nerelerde Kullanılır?

Personel Devam Kontrol Sistemi, çeşitli işletmeler tarafından kullanılmaya açık bir sistemdir. Özellikle orta ve büyük ölçekli kurum ya da kuruluşlar tarafından tercih edilen Personel Devam Kontrol Sistemi, vardiyalı sistemle çalışmakta olan kurum ya da kuruluşların da tercihi olmaktadır. Söz konusu çeşitliliği bir örnekle açıklamak daha yerinde olacaktır.

Varsayalım ki farklı saat dilimlerinde çalışmakta olan birçok personeliniz var. Söz konusu personellerin takibini bir işveren olarak yapmanız gerekmekte fakat bahsi geçen takibi fiziki bir biçimde yapma imkânınız yok. Bu nedenle, elektronik yollara başvurmanız gerekmekte. Bu durumdaysa uğramanız gereken durak Personel Devam Kontrol Sistemi olmakta.

Yukarıda verilen örnek üzerine yapılan incelemeler sonucunda, Personel Devam Kontrol Sistemi sayesinde istihdam edilmiş çalışanların verilerinin elektronik bir ağa geçmesi kurum ya da kuruluşlara birçok açıdan kolaylık sağlamaktadır. Böylece, fazla çalışmalar ve bordrolara da erişimler kolaylaşmakta ve kurumlar adeta verimli bir takip süreci yaşamaktadırlar.

PDKS Programı Nasıl Kullanılır?

Personel Devam Kontrol Sistemi kullanımı her ne kadar karmaşık görünse de oldukça düzenli ve aşamalı bir süreçtir. Söz konusu sürecin ilk aşaması olarak kurum ya da kuruluşların Personel Devam Kontrol Sistemi’nin sağlamış olduğu çeşitli yöntemlerden birini seçmeleri gerekmektedir. Ardından tercihi yapılan programın (elektronik kart, yüz tanıma, parmak izi tanıma vs.) kurulumunun yapılması ve sahip olunan personellerin tamamının teker teker tanımlanması gerekmektedir. Sistemin kullanılabilir hale getirilmesinin ardından, sisteme tanımı yapılan personellerin tamamının anlık giriş ve çıkış hareketleri sisteme kaydolmaktadır. Kurum ya da kuruluşların yetkili kişisi olan işverenler, istekleri dahilinde söz konusu sistem üzerinden çalışanlarının verilerine ulaşabilmektedirler. Personel Devam Kontrol Sistemi, söz konusu işleyiş sürecinin yanı sıra aynı zamanda her ay sonunda bordrolama süreçlerini de üstlenmektedir. Bu nedenle çalışanların kazandıkları ücret miktarını ve ne kadar çalıştığını belirleyen Personel Devam Kontrol Sistemi’nin oldukça etkili olduğu düşüncesi oldukça mantıklı görülmektedir.

PDKS Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

PDKS kullanımının avantajlarını kavrayabilmek adına kişilerin öncelikle söz konusu sistemin önemini kavramaları gerekmektedir. Bu nedenle, PDKS sisteminin önemini belirleyen unsurlar aşağıda sıralanmış ve belirtilmişlerdir.
• Kurum ya da kuruluşlarda bulunan personellerin devamlılık durumlarının takibinin pratik bir biçimde yapılmasını ve söz konusu personelin birden çok lokasyondaki devamlılığının merkezi bir biçimde kontrol edilmesini sağlamaktadır.
• Kurum ya da kuruluşlarda çalışanların PDKS sistemi aracılığı ile kolay bir biçimde izin başvuruları yapabilmekte oluşları ve işverenlerin aynı şekilde söz konusu izinleri hızlı bir biçimde onaylayabiliyor olması kurum ya da kuruluşlar için büyük bir avantaj oluşturmaktadır.
• Yanlış verilerin kaydedilmesi sonucunda sıklıkla ortaya çıkmakta olan sorunlar büyük bir ölçüde azalmakta ve hatalı maaş bordrosu ihtimalleri minimuma inmektedir.
• Personel Devam Kontrol Sistemi sayesinde kurum ya da kuruluşlar ile çalışanlar arasında izin durumları, geç gelme durumları ve vardiya değişikliği durumları gibi hususlarda verimli iletişim oluşturulmaktadır.
• Ödüllendirme ya da takdir gibi kurum ya da kuruluşların personellerini olumlu yönde etkileyecek hususlarda karar verilmesi için gerekli olan bilgilere erişim sağlamaktadır.
• Kurum ya da kuruluşların dönüşüm trendi kapsamında bulunan grafik çizilmesinde yardımcı olmaktadır.
• Personel Devam Kontrol Sistemi, sahip olduğu entegre yapısı ile kurum ya da kuruluşlarda iş yüklerini azaltmakta, daha önce karmaşık görülen işleri basitleştirmekte ve maksimum zaman tasarrufu sağlamaktadır.
• Personel Devam Kontrol Sistemi sayesinde kurum ya da kuruluşların personellerinin takibi sadece bilgisayar üzerinden değil aynı zamanda telefon ya da tablet üzerinden de yapılabilmektedir.
• Kurum ya da kuruluşlardan ayrılmış olan çalışanlar ile yaşanması mümkün olan olası hukuki anlaşmazlıklarda PDKS verileri hukuki bir delil olarak kullanılabilmektedir.
• Personel Devam Kontrol Sistemi, daima dinamik kalması ve veri güncelliği sağlaması ile sahip olunan işlerin devamlılıkları adına kurum ya da kuruluşlara olumlu katkılarda bulunmaktadır.

Personel Devam Kontrol Sistemi’nin önemini kapsamlı bir biçimde kavradıktan sonra söz konusu sistemin sağladığı avantajlar hakkında büyük bir ilgi oluşmaktadır. Söz konusu ilginin karşılığı olarak aşağıda bahsi geçen avantajlar sıralanmış ve belirtilmişlerdir.
• Personel Devam Kontrol Sistemi’nin sunduğu birçok çeşit arasından yapılan seçim ile iş yükleri büyük bir miktarda azalan kurum ya da kuruluşlar, personellerine ilişkin süreçleri-özellikle takip işlemlerini- pratik ve etkili bir biçimde yapabilmektedirler. Böylece, PDKS kullanımının zaman ve iş yükü açısından tasarruf sağladığı gözler önüne serilmektedir.
• Personel Devam Kontrol Sistemi kullanımı sayesinde geçmişte sıklıkla yapılan veri hatalarının önüne geçilmekte ve söz konusu hataların oranı minimuma indirilmektedir. Söz konusu durum PDKS sisteminin elektronik olarak işlemesinden kaynaklanmaktadır.
• PDKS ile raporlama süreçleri ve bordrolama süreçleri oldukça kısalmaktadır.
Yukarıda açıklanmış olan PDKS sistemi önemi ve avantajlarından hareketle, söz konusu sistemin oldukça verimli ve optimize edici olduğu sonucuna varılmaktadır.