Puantaj ve Puantaj Cetveli

Puantaj Nedir?

Puantaj bir çalışanın ay içerisinde kaç gün bulunduğu, kaç gün fazla mesai yaptığı ve kaç gün gelmediği gibi devamsızlık bilgilerine verilen addır. Puantaj bilgilerinin kaydedildiği tabloya ‘puantaj cetveli’ adıverilmektedir. Küçük ya da büyük her ölçekten işyerinin faaliyetlerini sorunsuz bir şekilde devam ettirilmesi ve çalışanların hak ettikleri ödemeyi alabilmesi amacıyla puantaj takibinin dikkatli bir şekilde yapılması gerekir. Ödeme tarihi geldiğinde çalışanlara yapılacak olan ödemeler puantaj cetvelinde bbulunan verilere göre hesaplanır. Puantaj verilerinin işlenmesinden sorumlu bulunan kişiye ‘puantör’ adı verilir. Puantör kişisinin ay içerisinde veri kaydederken dikkatli ve özenli davranması liyakat ile verimlilik açısından büyük önem taşır.

Puantaj Cetveli ve Puantaj Defterinin Kullanım Alanları Nelerdir?

Puantaj kayıtları bir tablo olacak şekilde tutulur. Bu tutulan tabloya puantaj cetveli denir. Puantaj cetvelinde belli bir mesai gününde personelin işe giriş saati, işten çıkış saati, rapor ve izin durumu, fazla mesai süresi gibi veriler yer alır. Puantaj cetveli küçük işletmelerde manuel olarak tutulabileceği gibi, bilgisayar ortamında da kayıt altına alınabilir. Bu tür işletmeler manuel olarak elde edilen verileri Excel'e işleyerek de işlem yapabilir. Personelin giriş çıkışları ise basit bir imza formu ile taip edilebilir.

Vardiya sistemine sahip olan ya da personel sayısı yüksek işletmelerde ise bordro yazılımları kullanılabilir. Bu sistemler, kart okutma, parmak izi ya da yüz tanıma sistemleri ile personel giriş çıkış verilerini doğrudan kayıt altına alır. Her bir personelin haftalık ya da aylık net çalışma süresi, puantaj cetveli tarafından hesaplanır. Net çalışma süresi doğrultusunda da haftalık ya da aylık ücret ödemesi sağlanır.

Puantaj cetveli personel bazında hazırlanırken, tüm personelin puantaj takibi puantaj defteri üstünden düzenlenir. Puantaj defteri özellikle sahada çalışma sağlanan işlerde, mesai saatlerini etkileyecek farklı durumları da not edebilmek için oldukça önemlidir.

Puantaj Cetveli Nedir?

Puantaj defteri işyerleri tarafından düzenli şekilde kullanılan puantaj cetveli oluşturma yöntemlerinden biridir. Bu yöntemde bir puantaj defteri günlük olarak puantör tarafından doldurulması gerçekleştirilir. Defterde işyeri bünyesinde çalışan işçilerin tamamının adı ve soyadı bulunur. İsim bilgisinin yanında ise puantaj dönemine ait olan ayın günleri yer alır. Her bir günün kutucuklar şeklinde belirtilmiş olması gerekir. Puantör günlük olacak şekilde işe gelen çalışanların isimlerinin yanında bulunan kutucukları doldurur. Aynı zamanda haftalık tatil günleri de puantaj defterinde düzenlenmiş olmalıdır. Fazla ya da eksik mesai sağlayan çalışanlar puantör tarafından puantaj defterine kaydedilir. Ödeme günü geldiği zaman işveren ödenecek maaşları puantaj defterindeki verilere göre hesaplar ve bunlara göre bordro oluşturur. Bu yöntemde puantör kişisinin düzenli ve özenli davranması işyeri ve çalışanların faaliyetleri bakımından oldukça önemlidir.

Puantaj Cetveli Nasıl Hazırlanır?

Cetvelin hazırlanması adına gerekli bulunan birçok yöntem şu şekildedir:
● Kâğıt üzerine çizilen tablo
● Parmak izi okutma sistemi
● Elektronik kart sistemi
● Yüz tanıma sistemi
● Excel üzerinden hazırlanan tablo

Tüm bu seçenekler işyerlerinin personel sayılarına göre kullanılır. Personeli az olan işyerlerinde kâğıt üzerine çizim yapılarak ya da bilgisayarda Excel programı ile cetvel sağlanarak günlük şekilde not tutulabilir. Personel sayısı fazla olan işyerlerinde ise parmak izi, yüz yanıma veya elektronik kart sistemi devreye girer. Bu sayede personelin giriş ve çıkışı sistem içerisine otomatik olarak kayıt edilir.

Puantaj Cetveli Nasıl Doldurulmalıdır?

Puantaj takibinin sağlıklı şekilde yapılması puantaj cetvelinin titiz hazırlanmasıyla mümkündür.

Puantaj takibinin temel hedefini, ilgili ay içinde personelin işe geliş ve çalışma sürelerine bağlı olarak alacağı ücretler oluşturur.

Bu temel amacı sağlayan her işlem aslında puantaj takibinin yapıldığı anlamına geliyor.Fakat puantaj takibini zorlaştıran ya da kolaylaştıran araçlar, işlemler ve süreçler de bulunuyor.

Örnek olarak; çeşitli nedenlerden dolayı elektronik ortama ve tamamen otomatik adımlara bağlı personel devam kontrol sistemi kullanmayan veya kullanamayan firmalarda, puantaj takibi çoğunlukla manuel (elle yazılarak) ve Excel üzerinden yapılıyor. Bu da puantaj takibi için çok daha fazla iş gücü ve önemli hata payı anlamına geliyor.

Bir firmanın, elektronik tabanlı personel devam kontrol sistemi kullanmamasında çalışılan ortamdan teknolojik yetersizliğe, süreden maliyete pek çok neden bulunabilir.

Bu tarz durumlara şantiyeler başta olmak üzere, benzeri ofis dışı çalışma alanlarında sürekli olarak rastlanır. Yeni kurulan ve pek çok taşeronun çalıştığı bir şantiyede, özellikle ilk etaplarda gelişmiş bir personel devam takip sistemi kurmak neredeyse imkânsız bulunduğundan dolayı, puantaj takibinde daha eski ve zor yollar tercih edilir.

Bu yolların önünde bilgisayar ortamında veya bilgisayardan çıktı alarak puantaj listeleri oluşturmak geliyor. Excel aracılığıyla hazırlanan bu listeler sayesinde tüm personellerin çalıştıkları günler, saat aralıkları, resmî tatillerdeki mesai durumlarıyla birlikte işe gelmedikleri günler ve benzeri detaylar kayıt altında tutulur.

Excel üstünden veya çıktısı alınan listeler aracılığıyla manuel olacak şekilde bu işlemi gerçekleştiren görevlilere ise puantör adı veriliyor.

Puantaj Cetveli Takibi

Puantaj takibinin sağlıklı yapılması puantaj cetvelinin dikkatli, doğru ve düzenli hazırlanmasıyla gerçekleştirilir.

Puantaj cetvelinin temel hedefi, ay içerisinde personelin işe gelişi ve çalışma sürelerine bağlı olarak alacağı ücreti belirlemektir.

Puantaj kayıtlarına bakılarak iki tarafın da karşılıklı şekilde kabul ettiği mesai saatlerine ek olarak fazla mesailer, mazeretli ya da mazeretsiz izinlerin takibi ve bunların ücretlendirmeye etkisi bulunan belgeler tarafından hesaplanır.

Puantaj cetvelleri sektörden sektöre değişkenlik gösterse de genel olarak bir puantaj cetvelinde şunlar bulunur:
● Çalışanın adı soyadı
● C. kimlik numarası
● İş yerine ait sicil numarası
● Yer aldığı departmana ait bilgiler
● Giriş ve çıkış saatleri
● Fazla mesaileri
● Eksik mesaileri
● Eksik günler ve eksik günlerin sebepleri

Puantaj cetveli kesin bir şekilde kontrol altında tutulmadığı takdirde doğru olmayan sonuçlar ortaya çıkabilir, eksik veya fazla işlenen süreler nedeni ile yaşanan belirsizliğe bağlı olarak da ilgili şirketin veya çalışanın negatif yönde etkilenme olasılığı doğabilir. Bundan dolayı puantaj takibinin en doğru şekilde yapılıp çalışanların hak edişlerini hatasız biçimde hesaplanması oldukça önemlidir.