Resmi Yazışma Kuralları
Resmi Yazışma Kuralları Nelerdir?
Resmi yazışma kuralları, kurumlar arasında iletişimi sağlamak ve düzenli, anlaşılır bir biçimde iletişim kurmak için belirlenmiş olan kurallara denmektedir. Bu kurallar, resmi yazışmalarda kullanılması gereken dil, format ve içerik unsurlarını kapsar.Elbette ki bu bağlamda bahsettiğimiz kurallar, Türk Dil Kurumu tarafından belirlenmiş olan kurallardır. Kullanılan dilin açık ve anlaşılır olması, yazışmaların belirli bir formata göre düzenlenmesi gereklidir. Bu format genellikle başlık, tarih, giriş, ana metin paragrafı, sonuç ve imza gibi bölümlerden oluşur. Elbette ki formatlar kurumdan kuruma değişkenlik gösterebilir ancak genellikle bu şekilde bir format uygulanmaktadır.
Bu kuralların belirlenmesinin ve uygulanmasının temelinde resmi yazışmalarda netlik, düzen ve profesyonellik sağlama amacı yatmaktadır. Ayrıca bu kurallar dahilinde yazılan bütün metinler daha anlaşılır ve doğru olacağı için yazışmaların daha etkili bir şekilde ilerlemesini sağlar.
Resmi Yazışmalarda Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?
Resmi yazışmalarda dikkat edilmesi gereken bazı önemli noktalar şu şekildedir:• Saygılı ve Profesyonel Dil Kullanımı: Resmi yazışmalarda saygılı ve profesyonel bir dil kullanmak önemlidir. Karşı tarafa hitap ederken uygun bir üslup kullanmalı ve dilinizi olabildiğince net ve anlaşılır bir şekilde kullanmalısınız.
• Doğru Adresleme: Yazışmayı gönderdiğiniz kişiyi veya kurumu doğru şekilde adlandırmak ve uygun bir şekilde hitap etmek önemlidir. İlgili kişiye ya da kuruma doğru isim, unvan ve adres bilgilerini kullanarak yazışma yapmalısınız.
• Konu Belirtme: Yazışmanın başında konuyu açık bir şekilde belirtmek önemlidir. İlgili konunun başlığını kullanarak yazışmanın içeriğini kolayca anlayabilecek bir şekilde ifade etmelisiniz.
• İlgili Belge ve Dosyaları Eklemek: Eğer yazışma ile ilgili belge veya dosyalar varsa, bunları yazının altına eklemelisiniz. Eklentileri doğru şekilde isimlendirmeli ve belgelerin tam ve eksiksiz olduğundan emin olmalısınız.
• Gramer ve İmla Kurallarına Uymak: Yazışmalarda dil bilgisi ve imla kurallarına uygun bir şekilde yazmak önemlidir. Cümlelerinizi düzgün kurmalı, noktalama işaretlerini doğru kullanmalı ve yazım hatalarını en aza indirmelisiniz.
• Kısa ve Öz Olmak: Resmi yazışmalarda gereksiz ayrıntılardan kaçınmalı ve yazıyı mümkün olduğunca kısa ve öz tutmalısınız. İlgili konuyu açıklamak için gerekli bilgileri vermek, ancak gereksiz tekrarlardan ve uzun cümlelerden kaçınmak önemlidir.
• Tarih ve İmza: Yazışmanın başında ve sonunda tarih belirtmek önemlidir. Ayrıca yazının sonunda kendi adınızı ve görevinizi belirten bir imza bırakmalısınız.
• İletişim Bilgileri: Yazışmada iletişim bilgilerinizi (telefon numarası, e-posta adresi vb.) belirtmek faydalı olabilir. Böylece karşı tarafın size geri dönüş yapabilmesini sağlayabilirsiniz.
• Önceden Kontrol Etme: Yazışmayı göndermeden önce dikkatlice kontrol etmeli ve dilbilgisi hatalarını, yazım yanlışlarını ve eksiklikleri düzeltmelisiniz. Yazışmanın amacına uygun olduğundan ve istenen bilgileri içerdiğinden emin olmalısınız.
