Stok Yönetimi Nedir?

06.07.2022 

Stok Yönetimi Nedir?

Tanımı ve çeşitlerinden bahsedilen stok kavramının, işletmeler tarafından birden fazla işlem gerçekleştirilerek yönetimi de sağlanıyor. Planlama, örgütleme ve kontrol işlemleri olarak nitelendirilen stok yönetimi, işletmelerin üretim yapabilmek için ihtiyaçları olan hizmet ve/veya malzemelerin temin edilmesinde finansal şartları göz önünde tutarak optimum seçim yapılması olarak tanımlanıyor. Daha net ifade ile stok yönetimi, işletmelerin üretim ve finansal durumları göz önünde bulundurularak ilgili ürünlerin üretiminde kullanılacak malzemeleri optimum şekilde temin etmek olarak belirtiliyor. Stok yönetimi amaç itibariyle, işletmelerin üretim yapabilmek için ihtiyaç duydukları ürünü gerekli olan zamanda ellerinde hazır tutmalarını sağlamak ve ilgili ürünleri işletmenin ekonomik yapısına en uygun seviyeden almak olarak ifade ediliyor. İşletmeler stok yönetimi sayesinde, ellerinde hazır bulundurdukları malzemelerin sürekli olarak kontrolünü sağlayabiliyor.
Stok yönetiminde bilinmesi gereken en önemli husus, müşterilerine en iyi hizmeti verebilmesi olarak biliniyor. Bir başka ifade ile, işletmelerin müşterilerine en iyi hizmeti sağlayabilmesi için ellerinde sürekli olarak stok bulundurmaları ve kar maksimizasyonu sağlayacak şekilde stok yönetimine önem vermeleri gerekiyor. Stok yönetim sistemlerinin belirlenmesinde işletmelerin büyüklükleri, yapılan üretimin tipi ve ilgili işletmenin maddi durumu rol oynuyor. Daha net ifade etmek gerekirse, işletmeler yapacakları stok yönetimini, büyüklüklerine, üretim şekillerine ve finansal şartlarına göre belirliyor. Stok yönetimi geçmişte de var olmakla beraber geçmişte sayım ve gözle kontrol ile yapılıyorken; günümüzde hem el hem de bilgisayarlar aracılığı ile stok yönetimi gerçekleştiriliyor.

Stok Nedir?

İşletmeler açısından önemli bir kavram olan stok, bir diğer ifade ile envanter, firmaların gerçekleştirecekleri üretimi yakından etkiliyor. Stok kavramı tanım olarak, işletmelerin üretim yapmak için ihtiyaç duyduğu, elde mevcut hammadde, varlık ve yarı mamuller olarak ifade ediliyor. Daha net ifade etmek gerekirse, herhangi bir endüstride üretim yapılması için gerekli olan hammadde, işlenmiş ve/veya yarı işlenmiş ürünlerin toplamı olarak biliniyor. Farklı bir ifade ile ise stok, firmaların üreterek satışa hazır bir durumda depolarında sakladıkları malların toplam miktarı olarak da tanımlanıyor.
Üretim firmalarında yer alan maliyet kalemlerinden birisi olan stok bir diğer ismiyle envanter, işletmelerde aniden ortaya çıkacak ihtiyaçların karşılanması ve ilgili ürünlerin üretiminin kesintiye uğramaması için büyük önem taşıyor. Elde mevcut olan hammadde, mamul ve yarı mamul toplamı olan stok gerek üretim aşamasında oluşabilecek ihtiyaçtan gerekse üretim tamamlandıktan sonra gelen ek siparişlerden dolayı önemli bir kavram olarak karşımıza çıkıyor. Üretim yapan firmaların maliyet kalemlerinden olan envanter, firmaların diğer maliyetleri gibi alternatif maliyetin yükselmesinin önüne geçilerek kontrol edilmelidir.
Alternatif maliyet kontrolü ile anlatılmak istenen, firmaların hem gelebilecek ürün taleplerine cevap verebilir olması hem de ürüne yönelik oluşabilecek maliyetlerin düşürülmesi ifade ediliyor. Firmaların stokları olması gerektiğinden fazla tutması halinde depolarda aşırı birikme meydana geliyor. Söz konusu aşırı birikme durumu ile karşı karşıya kalan işletmelerde ilgili hammadde ve varlıkların alımı durdurulmalı ya da üretim bir süre yapılmamalıdır. Stok bir diğer ifade ile envanter, muhasebe açısından önemli bir kavram olmakla beraber; muhasebe biliminde farklı çeşitleri bulunuyor. Muhasebe ve işletme için önemli bir kavram olan stok çeşitleri ise şöyle sıralanıyor:
● Hammadde stokları,
● Yarı mamul stokları,
● Mamul stokları.
Üretim işletmeleri açısından ilgili üretimin yapılması için gereken hammaddelerin elde tutulması önem taşıyor. Yarı mamul stoklarında ise, birden fazla aşamaya sahip olan üretim modülleri içerisinde önce üretime dahil olan fakat nihai ürün haline gelemeyen ürünlerin elde tutulması ifade ediliyor. Bir önceki stok türünün aksine hem üretim sürecine dahil olan hem de üretimi tamamlanarak nihai ürün formu kazanan ürünler mamul stokları içerisinde sayılıyor. Stok olarak elde tutulan nihai mallar, satışa ve/veya teslimata hazır ürünler olarak da ifade ediliyor.

Stok Yönetimi Nasıl Yapılır?

Geçmişten günümüze varlığını sürdüren stok yönetimi, işletmelerin müşteri isteklerine cevap verilebilirliğini arttırırken; elde edilecek karın maksimuma ulaşmasını da sağlıyor. Stok yönetimi geliştirilmiş bilgisayar yazılımları ve Excel ile yapılabildiği gibi; kağıt kalem yardımıyla da yapılabiliyor. Stok yönetimi takibe dayalı olmasından dolayı geliştirilen yazılımlar haricinde hataya neden olabiliyor. Firma yapısına da bağlı olarak stok yönetimi için tercih edilecek yapılış şekli farklılaşıyor. Kalem kağıt yolu ile stok yönetimi genellikle çok küçük işletmeler tarafından uygulanıyor. Fakat ilgili yöntemin insan odaklı olması nedeniyle yapan kişinin kapasitesi ile sınırlanma söz konusu oluyor.
Excel ile stok yönetimi ise, genel itibariyle küçük ölçekli firmalar tarafından tercih ediliyor. Küçük ölçekli işletmeler açısından stok yönetiminde Excel şablonu kullanılması maliyetsiz bir yöntem olarak karşımıza çıkıyor. İşletmelerin işgücü yapısı ve üretim kapasitelerinin artması ile stok yönetiminde Excel şablonları da hataya sebep olabiliyor. Büyük ölçekli işletmeler tarafından sıklıkla tercih edilen bilgisayar yazılımları stok yönetimine ilişkin işlemlerin hızını arttırdığı için zamandan tasarruf sağlıyor. Stok yönetimi yapılabilen yazılımlar, “Stok takip programı” ve/veya “Depo stok yönetimi programı” şekillerde isimlendiriliyor. Stok takip programlarında bulunan başlıca özellikler şöyle sıralanıyor:
● Ürünün tutulacağı depo tanımının yapılması,
● İşletmelerin stokta beklettiği malzeme ve varlıkların listelenmesi,
● Stok olarak tutulan malzeme ve varlıkların gruplandırılması ve ilgili gruplara göre listelerin yapılması,
● Barkod kullanılarak depoya ürün girişi ve çıkışının yapılması,
● Stok bir diğer ifade ile envanterin takip edilmesi,
● Stoklara ilişkin raporlama yapılması,

● Elde tutulan stokların analiz edilmesi. İşletmelerin stoklarına ilişkin işlemleri düzgün ve doğru bir şekilde yapması için stok takip programının yukarıda belirtilen özellikleri içerisinde bulundurması gerekiyor. Stok takip programı aracılığı ile stok yönetimi yapılması işletmelerin ilerleyen dönemlerde birçok veriye tek bir noktadan ulaşmasını sağlıyor. Çünkü ilgili programlar; işletmelerin depolarda tuttukları ürünleri, ilgili ürün miktarlarını, ürünlerin depoya ne zaman girip çıktığını ve stokta bulunan malzemenin birim maliyetini net bir şekilde görmelerine yardımcı oluyor.

Stok Yönetimi Neden Önemlidir?

Stok takip programı aracılığı ile sağlıklı bir şekilde yapılabilen stok yönetimi, işletmelere farklı açılardan avantaj sağlıyor. Peki stok yönetimi yapmak işletmelere ne gibi avantajlar sağlıyor? Stok yönetiminin avantajları şu şekilde sıralanıyor:
● Stok yönetimi, işletmelerin gerçekleştirdikleri üretimin sürekli ve düzenli olmasını sağlıyor. Daha net ifade etmek gerekirse, stok yönetimi yapan işletmelerde hammadde eksikliği nedeniyle üretim süreci aksamıyor.
● İşletmelerin belirledikleri hedefler doğrultusunda yapacakları üretim için gerekenler stok yönetimi ile doğru ve eksiksiz olarak belirleniyor. Ayrıca ilgili malzemelerin doğru ve eksiksiz bir şekilde, işletmenin maddi imkanları göz önünde tutularak alınmasından dolayı finansal yönetim de etkindir.
● Stok yönetimi ile beraber ürün üretimi için gerekli kaynakların tedariği ve ürünlerin satışı da belirli bir düzene giriyor. ● Stok yönetimi yapan işletmelerde maliyet muhasebesi rahatlıkla tutuluyor.
● İşletmelerin gerçekleştirdikleri üretim süreci gerçeğe yakın olmakla beraber; üretim sürecinin yönetimi de kolaylaşıyor.
● Stok yönetimi yapan işletmelerde, üretimde kullanılacak malzeme ve ürünlerin kaybı da minimize ediliyor. Diğer bir ifade ile stok yönetimi yapan işletmeler diğer işletmelere kıyasla daha az ürün ve/veya malzeme kaybı yaşıyor.

Stok Yönetiminde Nelere Dikkat Edilmelidir?

Kalem kağıt, Excel şablonu ve/veya Stok takip programı aracılığı ile uygulanabilen stok yönetimi yapacak işletmelerin dikkat etmesi gereken çeşitli hususlar bulunuyor. Peki işletmelerin stok yönetimi yaparken dikkat etmesi gereken noktalar nelerdir? Stok yönetimi yapacak işletmelerin dikkat etmesi gereken ilk husus, her zaman stokta bulunması gereken ürünler ve diğer ürünlerin ayırt edilmesidir. Daha net açıklamak gerekirse, yapılan stok yönetimi sonrasında işletmeler için her zaman gerekli ürünler ve özel durumlarda gerekli ürünler birbirinden ayrılıyor. İşletmelerin stok yönetimine ilişkin bilmeleri gereken bir diğer nokta ise, satışı gerçekleştirilen ürünün stokta da var olması olarak öne çıkıyor.
Diğer bir ifade ile, işletmelerin stokta bulunmayan hiçbir ürünü satışa koymaması gerekiyor. Çünkü müşteriler açısından ürünün ulaşılabilirliğinin yüksek olması büyük önem taşıyor. Hem üretim hem de satış açısından önemli olan stok yönetimi ile stokların ciddi bir seviyenin altında kalması halinde işletmeler bir uyarı ile karşılaşıyor. Ayrıca stok yönetimi yapan işletmelerin stokta kalmayan ürünleri de otomatik olarak satış kısmından kaldırılıyor. Müşterilerin markaya ve işletmeye olan güvenini de etkileyen stok yönetimi, stoklar hakkında işletmelerin bilgi sahibi olmasını da sağlıyor.

Stok Yönetimi Ne İşe Yarar?

Düzenli ve doğru bir şekilde yapılması halinde stok yönetimi işletmelere çeşitli kolaylıkları da beraberinde getiriyor. İşletmelerin depolarında birikmeye neden olan aşırı stokların önüne geçiliyor. Stokların doğru yönetilmesi ile beraber işletmenin ürünlerine yönelik oluşacak talebin dalgalanmasına karşı da önlem alınıyor. İşletmeler için gerekli olan malzeme ve varlıkların doğru tespit edilmesi sayesinde finansal açıdan da etkinlik kazanılıyor.
Ürünlerin tedariği ve ürün satışı için yapılan masraflar doğru stok yönetimi ile en aza indiriliyor. Bu sayede de stok yönetimi işletmelerin karlılığın yakından etkiliyor. Stokta tutulan malzemelerin ve/veya varlıkların kaybolması riskini de ortadan kaldırıyor. Farklı açılardan işletmeye fayda sağlayan stok yönetimi müşterilerin talep ettikleri ürüne hızlıca ulaşmalarını sağlarken; işletmelerin gelen talebi kaybetme riski de ortadan kalkıyor. İşletmelerin yapması gereken bir işlem olan stok yönetimi, her işletmenin taşıdığı özelliklerle bağlantılı olarak farklılaşıyor.

Stok Maliyeti Nedir?

Stok maliyeti olarak öne çıkan iki çeşit maliyet bulunmakla beraber; işletmelerin ilgili maliyetlerin arasındaki dengeyi sağlamak için stok yönetimi yaptığı da biliniyor. Stok tutma ile ilgili işletmelerin karşı karşıya kaldıkları maliyet çeşitleri şu şekilde sıralanıyor:
1. Stok Bulundurma Maliyeti,
2. Stok Bulundurmama Maliyeti.
İşletmelerin karşı karşıya kalabildikleri stok maliyetlerinden ilki olan stok bulundurma maliyetinde işletmeler ilgili ürünlerin bulundurulmasından dolayı depo kirası, elektrik ve su faturası, sigorta ve depo gideri gibi maliyetlere katlanıyor. Bir diğer stok maliyet çeşidi ise, stok bulundurmama maliyeti olarak isimlendiriliyor. Stok bulundurmayan işletmeler ürünlerini talep eden müşterilerini bekletebilir ve/veya müşterilerini kaybedebilir. Her iki maliyetin de işletmeler tarafından dengelenmesi gerekiyor. Çünkü işletmelerin aşırı stok tutmaları maliyetlerini ciddi ölçüde arttırabiliyorken; stok bulundurmayan işletmeler satıştan elde edecekleri kazancı kaybediyor. Tam tersi düşünüldüğünde ise, deposunda yeterince stok bulunan işletmelerin ani olarak gelişebilecek nedenlerden dolayı ürünlerini yok satma durumları da söz konusu oluyor. Bu açıdan bakıldığında da yeterince stok bulundurulmaması halinde, müşteriden gelen talep işletmenin tedarikinden fazla olacağı için yok satma maliyeti ortaya çıkıyor. İşletmelerin her iki maliyeti dengeye getirebilmek için stok yönetim sürecini iyi bir şekilde yönetmesi gerekiyor. Stok yönetim sürecinde ise işletmeler, ilgili üretimin yapılması için gereken malzemelerin satın alınmasından nihai ürünün satışına kadar her detayı takip ediyor.

Stok Yönetimini Kim Yapar?

Stok yönetimi, bir işletmede ürün stoklarının yönetimi ile ilgili süreci yürüten kişi veya ekip tarafından yapılır diyebiliriz. Bu işlem, genellikle satın alma ve tedarik zinciri yöneticisi, depo yöneticisi veya stok yönetimi yöneticisi tarafından yapılmaktadır. Stok yönetimi, ürün stoklarının miktarını, maliyetini, rotasyon hızını ve diğer faktörleri düzenli olarak izleyerek, işletmenin maliyetlerini düşürmeyi ve müşteri memnuniyetini artırmayı hedefler.

Stok Yönetiminde Hangi Yöntemler Kullanılır?

Stok yönetiminde birçok farklı yöntem kullanılmaktadır. Bunlardan bahsedecek olursak:
• FIFO (First-In First-Out) (İlk giren ilk çıkar): İlk giren ürünlerin ilk çıkarılması prensibi
• LIFO (Last-In First-Out) (Son giren ilk çıkar): Son giren ürünlerin ilk çıkarılması prensibi
• AVG (Ortalama Değer): Stokların ortalama maliyet değerini kullanma
• CE (Son Satın Alma Fiyatı): Stokların en son satın alınan fiyatını kullanma
• ABC Analizi: Stokların öncelikli olarak yönetilmesini sağlamak için ürünlere göre sınıflandırma yapma
İşletmenin amaçlarına, iş süreçlerine ve diğer faktörlere göre, en uygun yöntem seçilerek uygulanmaktadır.

Stok Yönetiminin Temel Amacı Nedir?

Stok yönetiminin temel amacı, bir işletmenin malzeme, ürün ve hizmetlerin ihtiyaç duydukları gereksinimlerini karşılamak için en verimli ve etkili olacak olan yönetme yolunu bulmak ve de sağlamaktır. Bu işlem, maliyetleri düşürmek, stokları azaltmak, müşteri memnuniyetini artırmak ve işletmenin genel performansını iyileştirmek için öncelikli olacak şekilde gerekli olan malzemelerin zamanında tedarik edilmesini ve de stokların doğru bir şekilde yönetilmesini içermektedir.