Çalışan Yetkilendirmesi

Çalışan Yetkilendirmesi Nedir?

Eskiden yerleşmiş bir fikir olan çalışanın yalnızca yöneticisinin direktiflerine uyması kuralı yeni dünya ile bozulmuş ve eskimiş bir düzen haline gelmiştir. Bu rutin ve kuralcı sistem şirketlerin ilerlemesini engellemekte ve yaratıcılık kavramını ortadan kaldırmaktadır. Çalışan yetkilendirmesi de tam bu noktada bu engelin ortadan kalkması ve daha özgür bir iş ortamı yaratabilmek için çıkarılmış bir kavramdır. Fakat bunun ne anlama geldiğini ve nasıl yapıldığını açıklayabilmek için öncelikle yetkilendirmenin ne anlama geldiğini bilmemiz gerekmektedir.

Yetkilendirme kavramı birçok farklı alanda farklı anlamlarla kullanılabilen çok yönlü bir yönetim aracıdır. Yetkilendirme ile kişilere faaliyetleri üzerinde daha fazla söz hakkı ve seçim olanağı tanınmaktadır. Yetkilendirilmiş kişiler sınırlarından ayrılıp çok boyutlu bir ortamda kendi fikirleriyle birlikte hareket edip buna yönelik davranışlar gösterdiklerinden dolayı daha başarılı sonuçlara imza atabilmektedir. Yetkilendirilen kişi kendisine duyulan saygı ve hissedilen güven sebebiyle değerli hissedip yaptıkları üzerinde daha kararlı olabilmekte ve kendi içinde yüksek özgüven kurabilmektedir. Yetkilendirmeyi yapan kişi ve gruplar yetkilendirilen kişinin ufkunu açmasını sağlayarak daha sınırsız bir dünyanın kapısını aralarlar.

Çalışan yetkilendirmesi de bu bahsettiğimiz yetkilendirme boyutlarına ilişkin prensiplere bağlı olan bir kavram olarak geçtiğimiz yıllarda daha keskin bir şekilde kendini göstermeye başlamıştır. Çalışan yetkilendirmesi ile yönetim yalnızca idari işlerin görevlendirmesini yapan üst kurul sıfatından sıyrılarak katılımcı sıfatını alır. Bununla birlikte katılımcı olan yönetim çalışanlarına da daha fazla haklar tanıyarak verdiği görevlerin sınırlarını daha geniş çizer. Bu şekilde çalışan kendisini daha rahat hissederek etkin ve verimli inisiyatifler verme şansına sahip olur. Çalışan yetkilendirmesi tam anlamıyla görev ve sorumlulukların çalışanlara geniş sınırlarla teslim edilmesidir.

Çalışan Yetkilendirme Süreci Nasıl Olur?

Çalışan yetkilendirme sürecine başlamadan önce emin olunması gereken birkaç konu bulunmaktadır. Çalışan yetkilendirmesi her ne kadar yaratıcılık ve özgürlük kavramlarıyla birlikte iyi bir şey olarak gözükse de bazen olumsuz sonuçlara sebep olabilmektedir. Bu durumlardan ilki çalışanın bu yetkilendirmeye hazır olmaması durumudur. Yetkiyi veren yönetimin çalışana verdiği bu yetkilendirmede verimli sonuçlar alıp almayacağını tartması ve çalışanıyla bu konuda sağlıklı bir iletişim sağlaması gerekmektedir. Çalışanın bu yetkilendirmeye hazır olduğuna karar kılındığı takdirde bakılması gereken diğer bir faktör kalmaktadır. Bu da yöneticinin yetkilendirmeyi doğru ve özenli bir şekilde yapmasıdır. Yetkilendirme demek çalışanı patron konumuna getirmek değildir ve çalışanın da böyle bir fikre kapılması her yönden sağlıksız bir iş ortamı oluşturacaktır. Dolayısıyla sınırları genişletse bile yöneticinin çalışanına yetkilendirmenin kapsamını doğruca açıklaması bu süreçte büyük önem taşımaktadır.

Yetkilendirmenin Oluşumunda Liderin Rolü Nedir?

Yetkilendirme sürecinde liderin rolü kapsamında birçok farklı yaklaşım ortaya atılmıştır. Yetkilendirme kimi görüşlere gücün üst yönetimden direkt olarak alt yönetime transferi olarak tanımlanmaktadır. Fakat bazı grup ve kişiler bu tanımlamaya katılmamaktadır. Diğerlerine göre yetkilendirme yalnızca bir transfer işlemi değildir; yönetici de katılım sağlayarak kararların alınması kapsamında çalışanıyla beraber çalışır, bir antrenör görevi üstlenir ve problem çözmede grup olarak faaliyet gösterir. Liderin rolünü bu görüşte olduğu gibi net bir şekilde görebilmekteyiz. Her ne kadar çalışanın yetkilendirilmesi doğrultusunda çalışana sorumluluk yüklemesi yapılsa da bu onu yöneticilerin görevlerini üstlenme gibi bir durumda bırakmamaktadır ve yöneticiler de sürekli olarak takip ve müdahale etme işlemlerini gerçekleştirirler.

Yetkilendirmenin başarılı bir sonuca ulaşabilmesi için yöneticilerin bu faaliyeti katılımı olmazsa olmazdır. Çalışanın yetkilendirilme kapsamında gerçekleştirdiği aktivitelerin izlenmesi ve yetkilendirilmenin sürekli olarak takip edilmesi gerekmektedir. Böylece yetkilendirmenin başarısı ölçülmüş ve çalışanın kapasite ve yaratıcılığı da tanınmış olur.

Başarılı Yetkilendirme Nasıl Yapılır?

Başarılı bir yetkilendirmenin yapılabilmesi için bu yetkilendirilmenin yapıldığı kurumlarda olması gereken bazı bileşenler bulunmaktadır. Bu bileşenler kapsamında ilerlenerek yapılan yetkilendirmeler başarıya ulaşmaya daha eğilimlidir. Öncelikle yapılması gereken şey eski alışkanlıkların ve eski zaman düşüncelerini değiştirilmesi ve yenilikçi bir davranış biçiminin benimsenmesidir. Çünkü eski iş yeri ortamları ve davranışlarına göre yetkilendirme konusunda yaratıcılık ve özgürlük kavramları ortalıkta olan kavramlar değillerdi. Yeni dünya ile yaratıcılığa da önem verilmesiyle birlikte yönetim altında çalışanlara daha özgür haklar tanımaya başlamıştır. Bu kapsamda başarılı yetkilendirme yapılabilmesi için güncelliğe ve yenilikçiliğe sahip olunması gerekmektedir.

Bunun yanı sıra yapılan araştırmalar da bu konuda gerekli bazı bileşenlerin olduğunu ortaya koymuştur. Çalışan yetkilendirmesi kapsamında başarılı bir yetkilendirmenin yapılabilmesi için gerekli olan temel bileşenleri şekildeki gibi sıralayabiliriz:
● Çalışanların farklı yeteneklere ve becerilere sahip kendilerine özgün kişilerden oluşması başarılı bir yetkilendirmenin çalışan basamağında önemli bir kısımdır.
● Yönetimin çalışanların gelişimine katkı sağlayacak eğitim programları geliştirmeleri ve sunmaları büyük önem taşımaktadır.
● İş yerlerinde ekip ve departmanların güçlü ve sağlıklı bir ortamda faaliyet görmesi önemlidir. Çalışan yetkilendirmesine ilişkin durumda da yaratıcı ve çözüm üretici ekiplerin iş yapması başarıya ulaşmada önemli bir adımdır.
● Yönetimin daima yetkilendirme kapsamında bile takip ve kayıtta olması gerekmektedir. Bazı durumlarda olaylara ve görevlendirmelere müdahale etmesi ve düzeni sağlaması önemli bir husustur.
● Kalite yönetimi ve İK çalışmalarının gerçekleştirilmesi gerekmektedir. Kalite yönetimi açısından gerçekleştirilen faaliyetler ve yetkilendirmenin gidişatı incelenerek hatalar not alınır ve gerekli iyileştirmeler için çalışmalara başlanır. İK kısmında ise çalışanların memnuniyeti ve yeni çözümler üretme kapasiteleri analiz edilerek başarılı bir yetkilendirmenin yapılıp yapılmadığına dikkat edilir.
● Yetkilendirme sonucu yönetimin durumu takip etmesi gerektiğinden bahsetmiştik. Bunun yanı sıra aktiviteler ile alakalı çalışan ve yönetici arasında geri bildirim ağının kurulması gerekmektedir. Böylece nelerin doğru nelerin yanlış yapıldığı sağlıklı bir iletişim aracılığıyla birbirine iletilebilir.
● Yetkilendirme kapsamında işi en iyi yapabilecek ve buna en uygun kişinin seçilmesi önemlidir. Kapasite ve yeteneklerine uygun bir işi üstlenen çalışan daha başarılı olma şansı yakalayacaktır.

Yetkilendirme Sürecinde Yapılan Hatalar Nelerdir?

Yetkilendirme sürecinde bazen gerek yönetim kaynaklı gerekse çalışan kaynaklı bazı olumsuz sonuçlar ortaya çıkabilmektedir. Bu durum ise yetkilendirmenin yanlış veya hatalı yapılmasından kaynaklanan problemler sebebiyle meydana gelmektedir. Fakat doğru adımlar izlenildiği takdirde bu sorunlar hızlıca çözülebilmekte ve yetkilendirme işlemi sağlıklı bir işlem haline gelebilmektedir. Yetkilendirme kapsamında tarafların yapmaktan kaçınması gereken hatalar şekildeki gibi sıralanabilir:
● Yönetici çalışanını yetkilendirirken eğer belirsiz kurallar ve anlaşılmayan düzenlemeler ortaya koyarsa çalışan tam olarak ne yapacağını kavramayabilir. Bu durumda yanlış faaliyetler ortaya konabilir. Dolayısıyla aktivite kapsamındaki kuralların net bir şekilde belirlenmesi ve yetkilendirilen kişiye aktarılması gerekmektedir. Özellikle yetkilendirilen kişinin yetki alanını yöneticiyle konuşması neyi ne kadar anladığını ölçmede mantıklı bir seçenek olabilir.
● Yönetici yetkilendirmeyi yaptıktan sonra sanki sınırları genişletmemiş gibi sürekli olarak çalışanının yaptığı işe karışırsa bu yetkilendirmenin pek de bir anlamı kalmaz. Dolayısıyla yönetici çalışanına güvenmeli ve yapacağı işe ve becerisine güvenmelidir. Aksi takdirde mikro yönetim dediğimiz durum ortaya çıkmakta ve yetkilendirmenin yapılmasının bir kıymeti kalmamaktadır.
● Son olarak kaçınılması gereken bir başka hata ise yönetici yetkilendirmeyi yaptıktan sonra kenara çekilmesidir. Bu durum çalışana tam özgürlük verip bazı şeylerin yanlış gitmesi durumunda erken müdahale edememe durumunu ortaya çıkarır. Yönetici ve çalışan yetkilendirme kapsamında daima iletişim içinde kalmalı ve geri bildirimlerde bulunabilmelidir.