Çıkış İşlemleri (Offboarding)

Çıkış İşlemleri (Offboarding) Ne Demektir?

Çağımızın daima değişmesinin bir sonucu olarak, kurum ya da kuruluşlarda işlemekte olan kurumsal hayat da değişime uğramaktadır. Bu durum sonucunda kurum ya da kuruluşların, işe alış ve işten çıkış gibi çeşitli süreçlere büyük bir önem vermeleri gerekmektedir. Söz konusu durumun nedeni ise, işe alım ve etkili işten çıkış yönetiminin kurumsal itibara katkı sağlıyor olmasıdır. Peki, bu süreçlerde adı geçmekte olan, işten çıkış bir diğer adıyla Offboarding nedir?

Offboarding, kurum ya da kuruluşların yaşam döngüsünde yer almakta olan bir adım olarak bilinmesinin yanı sıra söz konusu kurum ya da kuruluşlarda çalışmakta olan kişilerin; istifa, fesih ya da emeklilik yolları ile sahip oldukları pozisyonu ve işi bırakıp ayrılmaları süreci olarak tanımlanmaktadır. Kurum ya da kuruluşlardan çeşitli sebepler sonucu ayrılan çalışanların söz konusu ayrılık süreçlerini kapsayan offboarding, karşılıklı saygı temelli bir süreç yaşanmasını sağlamaktadır.

Peki, daima bahsi geçen offboarding süreci nedir?

Offboarding süreci, çeşitli adımlardan oluşmakta olan ve bir çalışan ile iş yeri arasındaki ilişkiyi kesmeyi sağlayan bir süreçtir. Söz konusu adımlara aşağıda yer verilmiştir.
• İşten ayrılma talebi olan çalışana fesih ya da tam tersi hususun bildiriminin yapılması
• Kurumla ilişkisi kesilecek çalışanın sorumluluklarını devretmesi
• Kurum ya da kuruluşların insan kaynakları biriminin boşalan pozisyon için yeni yetenekler keşfini sağlaması
• Çıkış görüşmeleri yürüterek gerekli geri bildirimlerin ediminin sağlanması
• Çıkışı yapılan çalışanların kurum ya da kuruluşun bilgi ve verilerine erişimlerinin engellenmesi ve söz konusu unsurların kurum zimmetine alınması
• Söz konusu çalışanın yarım kalan ödemelerinin tamamlanması ve bordrosunun işlenmesi

Çeşitli etkenlere bağlı olarak bir gün ya da birkaç ay sürebilen offboarding süreci, her ne kadar pozisyon boşalması sebebi ile negatif bir durum gibi algılansa da alınan çıkış geri bildirimlerinin içerdiği bilgilerin aslında kurum ve kuruluşlar için oldukça önemli ve elzem olduğu düşünülmektedir.

Onboarding ve Offboarding Arasındaki Fark Nedir?

Onboarding ve offboarding birbirinden farklı iki kavram olarak tanımlanmaktadırlar. Fakat, söz konusu farklılıklara geçmeden önce bahsi geçen onboarding ve offboarding kavramlarını açıklamak gerekmektedir.

Onboarding, diğer adıyla adaptasyon, kurum ya da kuruluşlara yeni istihdam edilen çalışanların iş süreçlerine alıştırıldığı ve kurumsal yapı ile çalışanın bütünleştirildiği sürecin tamamını kapsamakta olan bir kavramdır. Gelişiminin kökleri 2000’ li yıllara dayanan onboarding, işe bağlılığın çalışanlara kazandırılması konusunda büyük bir önem arz etmektedir. Peki, kapsamlı bir süreç oluşuyla göz önüne çıkmakta olan onboarding kavramının söz konusu süreci nasıl işlemektedir?

Onboarding sürecinde başlangıç olarak yeni istihdam edilmiş kişilere çalışacakları bölüm hakkında detaylı bilgiler verilmektedir. Söz konusu bilgi aktarımı kapsamına; iş toplantıları, proje toplantılarını ve diğer çalışanlarla çeşitli etkileşimleri de dahil etmektedir. Yeni istihdam edilmiş kişiler, yürütecekleri iş hakkındaki sorularının cevaplanmasının ardından, nihai bir fikir elde ederek son olarak, söz konusu işte çalışıp çalışmayacaklarını belirlemektedirler. Açıklaması yapılmış onboarding sürecinden hareketle, kurum ya da kuruluşlar, söz konusu süreç aracılığıyla bünyelerinde barındırmakta oldukları ya da gelecek barındıracakları potansiyel çalışanlar hakkında bilgiler edinebilmektedirler. Bu durum da kurumsal yaşantının sağlığını ve verimini artırmaktadır. Bu nedenle onboarding ve offboarding kurumsal yaşantının iyileşmesini sağlamaları açısından ortak bir noktada buluşmaktadırlar. Peki, söz konusu ortak noktaların aksine, onboarding ile offboarding arasındaki farklar nelerdir?

• Onboarding, kurum ya da kuruluşlara yeni bir çalışan istihdamı yapılması durumunda ortaya çıkarken offboarding, söz konusu var olan çalışanların kurum ya da kuruluşlardan çeşitli sebeplerle ayrılması sonucunda gerçekleşmektedir.
• Offboarding, kurum ya da kuruluşlarda bulunmakta olan çalışanların yaşam döngüsünün sonucunda oluşmaktayken onboardingde bu durum söz konusu değildir.
• Onboarding, alıştırma süreçleri gibi çeşitli süreçler içeren ve bu süreçler sonucunda geri bildirimler vadederken offboarding, çıkış nedenleri ve çeşitli etkenlere odaklanmakta ve bu durumdan geri bildirimler sağlamaktadır.

Yukarıda sıralanmakta olan, onboarding ile offboarding arasındaki farklardan hareketle, söz konusu iki kavramın esasları açısından oldukça farklı oldukları gözlemlenmektedir. Her ne kadar birçok açıdan farklı olmalarıyla bilinseler de söz konusu iki kavram, kurum ya da kuruluşların sağlıklı bir biçimde varlıklarını devam ettirebilmeleri açısından oldukça büyük bir önem arz etmektedirler.

İnsan Kaynakları Departmanı Başarılı Bir İşten Ayrılma Sağlamak İçin Ne Yapabilir?

Kurum ya da kuruluşların önemli yapı taşlarından biri olan insan kaynakları departmanı, geniş bir kapsamda hizmet vermektedir. Yeni veya eski çalışanların tamamının profilini belirlemekle ve uygun aday seçimi süreçlerini yönetmekle yükümlü olan insan kaynakları departmanı, çalışanların taleplerine hitap etmesiyle bilinmektedir. Bu nedenle, söz konusu kapsamlı departmanın, işten ayrılma sürecini de üstlendiği bilgisi şaşırtıcı bulunmamaktadır. Kapsamında işten ayrılma sürecini de barındırmakta olan insan kaynakları departmanı, hakkında birçok sorunun ortaya çıkmasını sağlamaktadır. Söz konusu sorulardan biri de insan kaynakları departmanının başarılı bir işten ayrılma süreci oluşturmak için neler yaptığıdır. Bu sorunun cevabı çeşitli unsurlar barındırmakta ve aşağıda açıklanmaktadır.

• Kurum ya da kuruluşlardaki kişilerin daima güncel kalmalarını sağlamaktadır
Kurum ya da kuruluşlarda istihdam edilmiş çalışanın ayrılacağı bilgisine sahip olan insan kaynakları departmanının derhal kurum üyelerine eposta yoluyla bilgilendirme göndermesi gerekmektedir. Böylece, söz konusu işten ayrılma süreci profesyonel bir çerçeve içerisinde yürütülebilmektedir.

• Sürecin gerektirmekte olduğu yasal belgelerin hazırlanmasını sağlamaktadır
İnsan kaynakları departmanı, söz konusu süreci kolaylaştırmak adına ilgili belgeleri hazırlamaktadır. Bahsi geçen belgeler; istifa mektubu, fesih mektubu, fayda belgesi veya mutabakatlar olarak örneklendirilebilmektedir.

• İş transferini gerçekleştirmektedir
İşten ayrılma sürecinin başrolü olan söz konusu çalışanın, müşteriler ile iletişim halinde olması durumunda farklı bir kurum üyesinin bahsi geçen işe yönlendirilmesini sağlayan insan kaynakları departmanı, aynı zamanda veri erişimlerini de ayarlamaktadır. Böylece işten ayrılan kişilerin kurumun verilerine erişiminin önü kesilmektedir.

• Kurum ya da kuruluşların zimmetinde olan unsurlar geri alınmaktadır
İşten ayrılmakta olan çalışana zamanında; bilgisayar, anahtar kart, üniforma gibi çeşitli unsurların verilmiş ise söz konusu süreç esnasında insan kaynakları departmanı bahsi geçen unsurları kurumlara geri kazandırmaktadır.

• İyi niyet gösterimi sağlanmaktadır
Söz konusu çalışan ile geçirilmiş sürece istinaden, insan kaynakları departmanı çeşitli biçimlerle minnettarlık göstermekte ve böyle süreci saygı çerçevesinde yürütmektedir.

Yukarıda aşamalarına ayrılmakta olan sürecin analiz edilmesi sonucunda, insan kaynakları departmanının işten ayrılma (offboarding) sürecinde oldukça etkili bir rol oynadığı kanısına varılmaktadır.

Offboarding ’in Hukuksal Süreci Nasıl İşler?

Offboarding süreci her ne kadar aşamalardan oluşmasıyla önce çıksa da söz konusu sürecin aynı zamanda hukuksal bir yanı da bulunmaktadır. Bahsi geçen hukuksal yan, yerel iş kanunları kapsamında yürütülmektedir. 4857 sayılı söz konusu yerel iş kanunlarında; tarafların sorumlulukları, yükümlülükleri yer almaktadır. Aynı zaman işlerin tanımını netleştirmekte olan yerel iş kanunları, uyulması gereken düzenlemelerdir. Aksi takdirde, dava süreçleri ve yüklü para cezalarıyla karşı karşıya gelmek mümkün olabilmektedir. Bu duruma örnek olarak Fransa’ nın katı fesih yasalarına bakılabilmektedir.

Yukarıda verilen hukuksal süreç işleyişinden hareketle, söz konusu yerel iş kanunlarının bilinmesinin ve söz konusu düzenlemelere uyum sağlanmasının zorunlu olduğu anlaşılmaktadır.