E-Belge ve Çeşitleri Nelerdir?

14.11.2022 

E-Belge ve Çeşitleri Nelerdir?

E-Belge Nedir?

Günümüzde pek çok işi elektronik ortamda yapmaktayız. Elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemler zamandan tasarruf yapmayı amaçlamakta aynı zamanda yapmamız gereken işlemlerin kolayca gerçekleştirilmesini sağlamaktadır. Haliyle devlet de pek çok resmi işlemi elektronik ortama taşıyarak vatandaşlara ve vergi mükelleflerine kolaylık sağlamayı amaçlamaktadır. Resmi işlemlerin elektronik ortama taşınması işletme sahiplerinin resmi işlemleri kolayca yapmalarını sağlamasının yanı sıra pek çok resmi sürecin oldukça çabuk bir şekilde gerçekleştirilmesini sağlamaya yarar. E-Belge de özellikle muhasebeyle ilgili irsaliye, fatura, müstahsil makbuzu, serbest meslek makbuzu, defter gibi belge biçimlerinin elektronik ortamda tutulmaları durumunda aldıklarına verilen isimdir. E-Belge portalı, Gelir İdaresi Başkanlığının bu belgelerin elektronik ortamda düzenlenmesi ve ibrazını sağlamaktadır.

E-Belge Çeşitleri Nelerdir?

Günümüzde kullanımda olan birden fazla elektronik belge çeşidi karşımıza çıkar. Aynı zamanda hem dünyada hem ülkemizde elektronik ortamda işlenebilen, ibraz edilebilen belgelerin sayısı her geçen süre boyunca artış gösterir. Mükelleflerin kullanabileceği ve avantajlarından faydalanabileceğii E-Belge çeşitleri şunlardır:
● E-Fatura: Günümüzde en yaygın olarak kullanımı söz konusu olan elektronik belge çeşididir. En basit anlatımı ile her alışveriş işleminden sonra oluşturulan fatura belgesinin elektronik şeklidir. Tıpkı basılı faturalara gibi satış işlemine konu olan varlığa, satıcı ve alıcı tarafa dair detaylı ve güncel bilgiler içerir. Aynı zamanda satışın vergilendirilmesi, vergi miktarı, dilimi ve vergiyi hangi tarafın ödeyeceği gibi bilgileri de içinde barındırır.
● E-Arşiv Fatura: Temel olarak e-Fatura ile aynı yöntemle çalışır. Fakat e belge e arşiv fatura e-Fatura mükellefi olmayan taraflara da gönderilebilir. e-Fatura’da böyle bir durum söz konusu bulunmamaktadır. e-Arşiv Fatura karşı tarafın hangi sisteme dahil olduğu fark etmeksizin gönderilebilir olması özelliğiyle öne çıkar.
● E-Serbest Meslek Makbuzu: Serbest Meslek Makbuzu belgelerinin elektronik ortamda oluşturulan ve ibraz edilen şeklidir. Serbest Meslek Makbuzu belgesi serbest meslek erbaplarının kazançlarını bildirdiği, vergilendirme, takip ve kayıt için açık olarak sunduğu belgeye denir. e-Serbest Meslek Makbuzu ya da e-SMM de bunun gibi bilgiler içerir ve fiziksel SMM belgesi ile aynı statüde bulunur.
● E-İhracat Faturası: Bu e belge fatura çeşidi esasında olan bir e-Fatura türüdür. Ticari işlemlerde ihracat süreçleri için oluşturulan faturanın elektronik halde bulunanıdır. Son yıllarda ihracat işlemlerinin büyük bir kısmında bu elektronik belge kullanılır. Zira normal şartlarda formaliteler nedeni ile uzayabilen, beklenenden daha uzun ve meşakkatli hale gelebilen ihracat süreçleri elektronik belge çözümü ile daha kolay bir hale gelmiştir.
● E-İrsaliye: Adından da anlaşılabileceği gibi satış işlemlerinden sonra düzenlenen irsaliye belgesinin elektronik şeklidir. İrsaliye satışı yapılan bir malın teslimi adına bilgileri bulunduran belgeye verilen isimdir. e-İrsaliye de fiziksel bir irsaliye belgesinde olan her bilgiyi içinde bulundurur ve aynı statüde yer alır. e-İrsaliye kullanabilmek için e-Fatura kullanıcısı olma zorunluluğu bulunur.
● E-Defter: Türk Ticaret Kanunu ve Vergi Usul Kanunu dahilinde zorunlu mükellefiyetleri belirlenmiş olan ve buna göre tutulan defterlerin elektronik ortamda oluşturulan çeşidine verilen isimdir. e-Defter oluşturmak için bakanlıklar tarafından belirlenen bazı standart ve koşullara dikkat etmek gerekir.
● E-Gider Pusulası: Gider pusulası belgesinin dijital ortamda oluşturulmuş şeklidir. Gider pusulası defter tutan işletmelerin defter tutmayan işletmelerden yapmış oldukları satın alımları belirtmek için kullanılır.

E-Belge Nerede Kullanılır?

E-Belgeler, muhasebe, finans ve vergi dünyasında kullanılan bir kavram olarak dijital dünyanın hayatımıza kattığı bir sisteme verilen isimdir.

Günümüzde vergi hukuku anlamında gerekli ve zorunlu olan birçok belge artık Gelir İdaresi Başkanlığının da kararı sayesinde elektronik ortamda tutulmaktadır. Bu dönüşüm ile birlikte, işletmeler tarafından tutulması gereken muhasebe kayıtları, kesilmesi gereken irsaliye ve faturalar, gider makbuzları gibi birçok belgenin dijital ortama aktarılması ve kayıtların elektronik ortamda tutulması zorunluluğu ortaya çıkmıştır.

Günümüzde pek çok farklı mesleki iş kolu tarafından kabul görmekte olan e belge sistemi özellikle;
● İlgili bakanlık ve belediyelerden yatırım veya işletme belgesi alma isteği olan otel işletmeleri,
● Gayrimenkul veya motorlu taşıt, inşaat, imalat, alım, satım veya kiralama işlemlerini yapan şirketler,
● Elektronik ortamda (e-ticaret) hizmet veren veya satış gerçekleştirenler,
● Brüt satış geliri 2021 senesi için 4 Milyon TL, 2022 yılı itibariyle ise 3 Milyon TL ve üzeri olan tüm vergi mükellefleri tarafından kullanılmak zorundadır.

E-Belge Kullanmanın Avantajları Nelerdir?

● İçinde bulunan faturalama ve ödeme süreçleri hız kazanır. Saniyeler içinde e-Fatura düzenlenebilmesine imkan sağlar. Matbu faturayı hazırlama, kargolama ve alıcının işleme süreçleri ortalama 4-5 gün sürerken, e-Fatura'yı saniyeler içinde düzenleyip alıcısına iletilmesini sağlayabilirsiniz. Böylece iş yükü azalır, verimlilik artar ve zamandan tasarruf olur.
● E-Fatura, kırtasiye (kağıt, kağıt, mürekkep vs.) masraflarını tamamen ortadan kaldırır. Ayrıca baskı, kaşeleme, yazdırma, postalama ve arşivleme gibi giderler de ortadan kalkar.
● E-Fatura sisteminde faturalar elektronik ortamda arşivlendiği için kaybetme riski bulunmaz. Ayrıca eski tarihli bir faturaya da saniyeler içinde erişebilirsiniz.
● Ayrıca, kargo işlemleri ortadan kalktığı için faturanın kargoda kaybolması ya da alıcıya ulaşmaması gibi bir durum söz konusu olmamaktadır.
● Dijital ortamdaki otomatik veri kaydı ile hata oranı minimum seviyeye düşer.
● E-Fatura kullanan firmada muhasebe bölümü hesapların takibini anlık olarak gerçekleştirebilir ve mali durumla ilgili bilgilere hatasız ve daha sağlıklı bir şekilde ulaşması sağlanır. Muhasebe süreçlerinde hız artar, zamandan tasarruf olur ve ticaret hızlanır.
● E-Fatura doğa dostudur. Kağıt kullanımı minimum seviyeye indiği için her yıl yüzbinlerce ağacın kesilmesi önlenmiş olur.
● E-Fatura sistemi sayesinde kayıt dışı ekonominin de büyük oranda önüne geçilmiş olur.

E-Belge ve E-Dönüşüm Neden Önemlidir?

E-Belge ve E-Dönüşüm hem devlet için, hem de bunlardan faydalanan bireyler için pek çok avantaj yaratmaktadır. Bunların devletler için avantajı devlet bürokrasisinin elektronik ortama taşınmasının bürokrasiyi daha hafif hale getirmektedir. Bu sayede devlet kaynaklarını ve çalışanlarını daha etkin çalışabilecekleri alanlara yönlendirebilir, pek çok farklı işlemi çabucak gerçekleştirebilir. Ayrıca elektronik ortamda gerçekleştirilen işlemler denetim yapılmasını kolaylaştırmaları nedeniyle de devletler tarafından sıklıkla tercih edilmektedir.

E-Belge Düzenlerken Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

E-Faturanın düzenlenmesinde, gönderilmesinde ve alınmasında aşağıdaki bazı hususlara dikkat edilmesi gerekmektedir:
E-Fatura Başkanlık tarafından duyurulan format ve standartlara uygun biçimde düzenlenmelidir.
E-Fatura, sadece E-Fatura bünyesinde tanımlı bulunan kullanıcılar adına düzenlenmelidir. Bu nedenle e-Fatura alma yetkisi bulunmayanlar adına e-Fatura düzenlenmesi mümkün olmamaktadır.
E-Faturalar, E-Fatura Uygulaması aracılığı ile müşterilere gönderimi sağlanmalıdır. Bu bakımdan uygulama harici yollarla gönderilen herhangi bir elektronik belge Vergi Usul Kanunu kapsamında e-Fatura olarak kesinlikle kabul görmez. Müşterinin uygulama üzerinde tanımlı bulunması, faturanın format ve standartlara uyması ve elektronik belgenin mali mühür ile mühürlenmiş olması bu sonucu kesinlikle değiştirmez.