Elektronik İrsaliye (E-İrsaliye)

 

Elektronik İrsaliye (E-İrsaliye)

Elektronik İrsaliye (E-İrsaliye) Belgesi Nedir?

Teknolojinin gelişmesinin getirilerinden biri olan dijitalleşme bugün birçok alanı etkisi altına almıştır. Şirketler arasında kullanılan belgelerin de dijitalleşmesi ile birlikte Elektronik İrsaliye (E-İrsaliye) artık sıkça karşılaşılan kavramlar arasındadır. Elektronik İrsaliye (E-İrsaliye), VUK (Vergi Usul Kanunu)’un 487 numaralı kararına istinaden yürürlüğe girmiştir ve geleneksel kağıt irsaliyenin aynı niteliklere sahip bir dijital versiyonudur. E-İrsaliye sistemi, Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın belirlediği standartlara uygun olarak işlemektedir ve bu sistemde irsaliyenin dijital ortamda düzenlenmesi, iletilmesi, muhafaza edilmesi ve ortaya konması gerekmektedir.

E-İrsaliye sistemi, E-Dönüşümün gelişmesine katkıda bulunur ve şirketlere kolaylık sağlar. E-İrsaliye sisteminin sahip olduğu bazı özellikler aşağıda verilmiştir:
● Verileri arşivler ve yeniden ulaşmayı kolaylaştırır,
● Gönderim konusunda kolaylık sağlar,
● Raporlama işlemini pratik bir hale getirir,
● Doğa dostu bir sistemdir,
● Verilere anında ulaşılabilir,
● Veriler 10 yıl boyunca güvenle saklanabilir.

E-İrsaliye Kullanılmasının Nedeni Nedir?

Elektronik ortamlarda hazırlanan E-İrsaliye kullanımının kolay olmasının yanında birçok avantaja sahiptir. Bu avantajlar dolayısıyla şirketler E-İrsaliye sistemine geçmektedirler. Bu sistemin sahip olduğu avantajlar aşağıda verilmiştir:
● Zaman: Elektronik ortamda hazırlanan E-İrsaliye geleneksel yollar ile kâğıt üzerinde hazırlanan irsaliyeden daha hızlı ve kolay bir şekilde hazırlanabileceği için zaman tasarrufuna katkısı büyüktür.
● Maliyet: Kâğıt üzerinde hazırlanan irsaliyeler basım, nakliye, arşivleme ve bu alanlara gereken işgücü şirketlere mali bir yük oluşturur. E-İrsaliye sayesinde paradan tasarruf edebilirler.
● Hız: İrsaliye işlemi dijital ortamda yapıldığında şirketler arasındaki anlaşmalar çok daha hızlı bir şekilde gerçekleşir. Ayrıca hazırlanan E-İrsaliyeler dijital ortamda arşivlendiği için gerektiği durumlarda ulaşımının kolay olması şirketlere hız kazandırır.
● Sürdürülebilirlik: Geleneksel yöntemler ile hazırlanan irsaliyelerde kâğıt israfı oluşmakta ve nakliyesi sırasında da karbon ayak izi artmaktadır. Elektronik ortamda hazırlanan E-İrsaliye ise bunlara sebep olmadığı için sürdürülebilir ve doğa dostudur.
● Entegre Sistem: E-İrsaliye sistemi şirket muhasebelerinin uygulamalarına entegre edilebilir. Böylece şirketler irsaliye sürecini tek bir yerden ve kolay bir şekilde yönetilirler.

E-İrsaliye Başvuru Yöntemleri Nelerdir?

E-İrsaliye kullanıcı olmak ve sağladığı yararlardan faydalanabilmek için öncelikle E-Fatura sistemine girmek gerekmektedir. E-Fatura sistemine dahil olmak için yapılan başvuru E-İrsaliye sistemine girmek için de kullanılmaktadır. E-İrsaliye sistemine giriş yapmak için izlenebilecek yöntemler aşağıda verilmiştir:

1. E-İrsaliye GİB Portal Yöntemi İle Başvuru:
● Öncelikle https://portal.efatura.gov.tr/efatura/egiris.jsp internet adresine giriş yapılmalı,
● Sonrasında bu adreste bulunan “araçlar” menüsünden “Kullanıcı bilgileri” alanına giriş yapılmalı,
● Ardından “E-İrsaliye kullanmak istiyorum” butonuna tıklanmalıdır. Böylelikle E-İrsaliye sistemini kullanılmaya başlanabilir.
● Halihazırda GİB Portal kullanıcısı olunan durumlarda yukarıdaki adımları tamamladıktan ve sisteme dahil olduktan sonra GİB'e başvuruyla ilgili herhangi bir bildirimde bulunulmasına gerek yoktur.

2. E-İrsaliye Özel Entegratör Yöntemi İle Giriş:
● E-Faturaların özel entegratör kullanılarak düzenlendiği durumda, E-İrsaliye sistemine giriş yapmak için de özel entegratör sistemi kullanılmalıdır. Seçilen özel entegratörün GİB'den “E-İrsaliye Özel Entegratörlük” izni almış olması gerekmektedir.
● Özel entegratörler aracılığı ile E-İrsaliye sistemine geçilmesi durumunda Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’na herhangi bir bildirimde bulunulmasına gerek yoktur. E-İrsaliye sistemi için kullanılacak olan hesap özel entegratör tarafından elektronik ortamda dijital olarak tanımlanacaktır.

3. E-İrsaliye Entegrasyon (Doğrudan Entegrasyon) Yöntemi İle Geçiş:
● Bu yöntem genellikle E-Fatura sistemini de entegrasyon yöntemi ile kullanan mükellefler tarafından tercih edilmektedir.
● Doğrudan entegrasyon yöntemi ile geçiş yapmak istenilen durumlarda aşağıdaki adımlar izlenmelidir:
➔ GİB’e bir dilekçe ve test tanım formu gönderilmeli ve bu belgeler ile başvuruda bulunulmalı,
➔ Gönderilen belgeler kâğıt ortamında GİB’e ulaşmasının ardından mükellef E-İrsaliye için uygun görülürse E-İrsaliye sistemini kullanmasına izin verilir,

E-İrsaliye Belgesi Nasıl Ve Kim Tarafından Düzenlenir?

E-İrsaliye bahsi geçen malı taşıyan veya taşıttıran tarafından düzenlenmelidir. Bu bağlamda, mal eğer satıcı tarafından taşınıyorsa/taşıttırılıyorsa satıcı, alıcı tarafından taşınıyor/taşıttırılıyorsa alıcı E-İrsaliye düzenlemek ile yükümlüdür.

Malın bir kargo veya lojistik firmasına ait depolardan sevk edildiği durumlarda ise E-İrsaliye malı taşıyan lojistik şirketleri tarafından da düzenlenebilir.

E-İrsaliye elektronik ortamda ve iki tarafın da E-İrsaliye sistemine dahil olduğu durumlarda gerçekleştirilmektedir. Taraflardan birinin E-İrsaliye sistemine dahil olmadığında ise işlem E-Arşiv Fatura veya sevk irsaliyesi yolları ile gerçekleştirilebilir.

E-İrsaliye düzenlenirken belgede bulunması gereken bilgiler aşağıda verilmiştir:
● E-İrsaliyenin düzenlenme tarihi ve belge numarası,
● Sevk tarihi ve sevk zamanı,
● Malı taşıyacak olan aracın plaka ve şoför bilgileri,
● Belgenin sistem üzerinden sorgulanabilmesi ve doğrulanabilmesi için gerekli olan QR kod ve barkod.

E-İrsaliye Belgesi Kaç Gün İçinde Düzenlenmelidir?

Vergi Usul Kanunu (VUK)’nun E-İrsaliye belgesinin düzenlenmesi için verdiği süre 7 gündür yani belgenin hizmetin verildiği ve malın teslim edildiği tarihten itibaren 7 gün içinde düzenlenmesi gerekmektedir. Bu süre aşıldığı takdirde ilgili firmaya faturada yazması gereken tutarın %10’u oranında ceza kesilir.

E-İrsaliye Belgesinde QR Kod Bulunma Zorunluluğu Var Mıdır?

E-İrsaliye belgesinin düzenlenme aşamasında gerekli olan bilgiler arasında QR kod bulunma zorunluluğu vardır. QR kod, belgenin sistem üzerinde sorgulanabilmesi ve doğrulanabilmesi hususunda büyük önem taşımaktadır.

E-İrsaliye Hatalı Kesilirse Ne Yapılmalıdır?

İşleyişinde bazı farklılıklar olmasına karşın elektronik ortamlarda hazırlanan irsaliye belgesi ile geleneksel yöntemlerle kağıt üzerinde hazırlanan irsaliye belgesi hukuki bağlamda aynı özelliklere sahiptir. Ancak kağıt üzerinde hazırlanan irsaliye belgesinde bir hata olması durumunda belge üzerine iptal olduğuna dair bir şerh düşülebiliyordu. Fakat E-İrsaliyede bu pek mümkün olamıyor çünkü üzerine bu şekilde bir şerh düşülmesi belgede bulunan e-imzayı bozacağından belgenin geçerliliğini ortadan kaldırmaktadır. Bu noktada direkt olarak bir iptal durumu söz konusu olmasa da E-İrsaliye sistemi içerisinde düzenlenen ve GİB sistemine ulaşan irsaliyeyi sadece alıcısı malın fiili sevkinden önce irsaliye yanıtı vasıtasıyla reddetmesi mümkündür. Böylelikle E-İrsaliye hatalı kesildiğinde bir geri dönüş imkanı sağlanır.

E-İrsaliye İptal Süreci Nasıl İşler?

E-İrsaliyenin direkt olarak reddi mümkün değildir. Belgede bir hata olması durumunda sadece alıcı tarafından malın fiili sevkiyatı gerçekleşmeden reddedilmesi ile yeni bir irsaliye belgesi düzenlenebilir. E-İrsaliye yanıtları irsaliye tarihinden itibaren 7 gün içerisinde verilmelidir.

Bazı durumlarda malın alıcısı E-İrsaliye sistemine kayıtlı olmayabilir ya da alıcı ret yanıtı veremeyebilir. Bu gibi durumlarda eğer malın fiili sevki gerçekleşmediyse yeni bir E-İrsaliye düzenlenmesi gerekmektedir. Yeniden düzenlenen bu irsaliye üzerine hatalı düzenlenen irsaliye numarasının yazılması önemlidir. Böylelikle fatura ve E-İRsaliye eşleşmesi kolaylıkla yapılabilir. Ek olarak yeni düzenlenen E-İrsaliye üzerine “../../…. tarihinde …… numaralı hatalı düzenlenen E-İrsaliye yerine kesilmiştir” ibaresi yazılmalıdır.

E-İrsaliyeye Geçiş Kimler İçin Zorunludur?

VUK’un 509 numaralı kanununa göre halihazırda E-Fatura sistemine geçmiş olan mükelleflerin E-İrsaliye sistemine de geçmesi zorunludur. Aynı zamanda hesap dönemlerinde 10 milyon TL ve üzeri cirosu olan mükelleflerin de E-İrsaliye sistemine geçmeleri gerekmektedir.

Ek olarak, ciro kriterine bağlı kalmaksızın aşağıda verilenlerin de şartların sağlanmasını takip eden süreçte dördüncü ayın başından itibaren E-İrsaliye sistemine girme zorunlulukları vardır:
● Komisyoncu ya da tüccar olarak sebze-meyve ticareti yapanlar,
● ÖTV I Sayılı listedeki malların imal, ithal, teslimini yapan EPDK lisanslı şirketler (bayiler dahil),
● ÖTV III Sayılı listedeki malların imal, ithal, teslimini yapan EPDK lisanslı şirketler (bayiler dahil),
● Maden işletmeci ve üreticileri,
● Şeker imalatçıları,
● Demir ve çelik imalatı, ithalatı ve ihracatı yapanlar (GTİP 72, GTİP 73),
● Gübre takip sistemine kayıtlı kullanıcılar.

E-İrsaliye Ne Zamandan Beri Zorunlu Olarak Kullanılıyor?

GİB tarafından başlatılan e-dönüşüm hareketi ile firmalar E-Fatura sistemine geçmişlerdir. Bu hareketin devamında ise E-İrsaliye kavramı ortaya atılmış ve gerekli çalışmalara başlanmıştır. Çalışmaların tamamlanmasını izleyen Ocak 2019 tarihinden itibaren E-İrsaliye sistemi aktif olarak kullanılmaktadır.

E-İrsaliye Düzenlememe Cezası Nedir?

Zorunlu olduğu halde E-İrsaliye düzenlenmemesi, kullanılmaması veya bulundurulmaması gibi durumlarda hatta düzenlenen belgelerin orjinali ile örneğinde farklı tutarların kullanılması, gerçeğe aykırı olarak düzenlenmesi, E-Belge olarak elektronik ortamda düzenlenmesi gerekirken kağıt üzerinde düzenlenmesi ve hiç düzenlenmemiş sayılması durumunda her bir belge için 2.200 TL tutarında usulsüzlük cezası kesilir. Ayrıca, her bir belge türüne ilişkin olarak tespit için toplam ceza 110.000TL olarak belirlenmiştir ve bir takvim yılı içerisinde kesilebilecek toplam ceza tutarı 1.100.000TL’dir.