ERP Kurulumu Nasıl Yapılır?

ERP Kurulumu Nedir?

Kurumsal Kaynak Planlama olarak bilinen ERP, kurum ya da kuruluşların iş süreçleri ile ilgili çeşitli işlemlerinin kayıtlarını toplayan ve farklı fonksiyonların bir platform üzerinde toplanmasını sağlayan ticari yazılım paketleri olarak tanımlanmaktadır. ERP, kurum ya da kuruluşların başarıya gittikleri yolda oldukça yardımcı bir etken olarak görülmektedir. Bu nedenle ERP’lerin kurulumu birçok kullanıcı tarafından talep edilmektedir. ERP kurulumu, söz konusu platformun satın alınmasının ardından ilgili kullanıcının bilgisayarına indirilmesi ve kullanıma hazır hale getirilmesidir. Kurulumun tamamlanmasıyla kullanıcılar ERP platformunu rahatlıkla uzaktan da kullanabilmekte ve ERP platformunun sağladığı avantajlardan faydalanabilmektedirler. Söz konusu avantajlar aşağıda sıralanmışlardır.

● Uluslararası gelişmiş işlemler
● Karar destek sistemleri adına kolaylaştırılmış veri erişimi
● Kâğıt işinin azalması
● Bilgi planlama sürecinin optimize edilmesi
● Maliyet izlemesinin geliştirilmesi
● Nakit akışının daha iyi izlenmesi
Yukarıda birkaçının görüldüğü ERP platformu kullanımı avantajlarından hareketle, ERP kurulumunun kurum ya da kuruluşların sağlıklı bir biçimde varlıklarını devam ettirebilmeleri için gerekli olduğu görülmektedir.

ERP Kurulumu Nasıl Yapılır?

Kurum ya da kuruluşlara birçok açıdan fayda sağlamasıyla bilinen ERP hakkında, merak edilen birçok husus bulunmaktadır. Söz konusu hususlardan biri de ERP kurulumunun nasıl yapıldığıdır. Bu sorunun cevabına aşağıda açıklık getirilmiştir.

Kurulum sürecine başlamadan önce kullanıcılar, ERP platformlarının nasıl olmasını istediklerini düşünmeli ve bir karara varmalıdırlar. Ardından yapılması gereken bir diğer unsur ise bütçenin belirlenmesidir. Bütçe belirlenmesine ek olarak bir zaman hedefi de konulmalıdır. Böylece yazılımın ne zaman yüklenmesinin istenildiği net bir biçimde gözler önüne serilebilmektedir. Sürecin sağlıklı bir biçimde ilerleyebilmesi adına ERP platformu kurulumu ekibine eklemek üzere, bir proje yöneticisi belirlenmelidir. Tüm bu tercihlerin ardından, son olarak yapılması gereken bir tercih bulunmaktadır, doğru ERP yazılımı tercihi. Kurum ya da kuruluşun amacı ile aynı doğrultuda bir ERP çözümü seçimi yapılmalı ve ardından verilerin geçişi sağlanmalıdır. Son olarak kurum ya da kuruluşların verilerini içermekte olan ERP sistemi, istek doğrultusunda özelleştirilebilmekte ve uyarlama açık bir biçimde kendini gösterebilmektedir.

ERP Sistemi Nasıl Çalışır?

ERP sistemi, çeşitli kurumsal kaynakların belirli bir platform üzerinde toplanması sonucu çalışmaktadır. Kompleks bir yapıya sahip olması ile bilinen ERP sistemi, birçok iş sürecini içerisinde barındırmaktadır. Dağıtımdan üretime kadar uzanan bir kapsama sahip olan ERP sistemi, kurum ya da kuruluşların süreçlerini tek bir arayüzden yönetebilmelerini sağlamaktadır. Bu yönetim şekli ise ERP’nin arkada işleyen etkili yazılımı sayesinde olanaklı kılınmaktadır. Bu nedenle ERP sisteminin nasıl çalıştığı birçok kişi veya kurumun merak kaynağı olmuştur. Söz konusu durumun cevabı aşağıda bir örnekle belirtilmekte ve söz konusu husus açığa kavuşturulmaktadır.

Örneğin, tedarik zinciri endüstrisinde bir ERP sistemi, otomatik olarak bir finansal analiz çalışması yürütebilmekte ve envanteri sağlıklı bir seviyede tutmak adına gelecekteki stok ihtiyaçları hakkında tahminlerde ve öngörülerde bulunabilmektedir. Bu süreç kontrolü, üretim departmanının optimum kapasitede çalışmasını ve talep edilen ürünlerin stokta olmasını sağlamaktadır. Tüm bu işlevlerin yanı sıra, CRM modülü sipariş geçmişi ve fatura bilgileri gibi müşteri verilerini de kaydedebilmektedir. Yukarıda verilen örnekten hareketle ERP sisteminin, tedarik zincirinden müşteri verilerine kadar uzanan çeşitli bilgileri bünyesinde kaydeden ve kurumlara veri erişimi ve entegrasyonu açısından kolaylık sağlayan bir platform olarak çalıştığını söylemek yerinde olacaktır.

ERP Kurulum Aşamaları Nelerdir?

İş hayatında pratikliği ve maksimum verimi savunan ERP kurulumunun aşamaları, aşağıda belirtilmiş ve açıklanmıştır.

Analiz

Kurum ya da kuruluşların ERP kurulum sürecinde vermeleri gereken birçok karar bulunmaktadır. Söz konusu kararlar hangi ERP yazılımının kullanılacağından kurulum takımında kimin proje yöneticisi olarak yer alacağına kadar uzanmaktadır. Söz konusu karar süreçlerinde kullanımına başvurulması gereken en etkili unsur ise analizdir. Kurum ya da kuruluşların çeşitli analizler yürütmeleri sonucunda oluşan analiz dokümanı sayesinde kesin bir uzlaşı sağlanabilmektedir. Bu nedenle kurum ya da kuruluşların, ERP kurulum aşamalarında analizlere başvurmaları oldukça önemli olarak görülmektedir.

Tasarım

Gerekli analizlerin yapılması ve dokümanların elde edilmesinin ardından gelen tasarım sürecinde, ERP programlarının anahtar kullanıcılarına söz konusu programın kullanımı hakkında bilgiler verilmektedir. İş akışları gibi birçok unsur tıpkı analiz aşamasındaki gibi raporlanmakta ve sistematik biçimde ilerlenmektedir.

Özelleştirme

Aşamanın adından da anlaşılacağı üzere ERP platformunun, kurum ya da kuruluşların talepleri doğrultusunda özelleştirilmeleri gerekmektedir.

Deployment

Özelleştirmenin ardından kurulumu yapılan ERP platformunun canlı kullanım testi yapılmaktadır. Gerekli temizlikler ve veri aktarımları bu aşamada yürütülmektedirler.

Destek

Gerekli testlerin yönetiminin ardından kullanıcıların yaşadıkları problemlere göz atılmaktadır. Programdaki sorunlar, eksiklikler ve hatalar son aşama olan destek aşamasında ölçülüp giderilerek, kullanıcılara sorunsuz ve başarılı bir ERP kullanımı sunulması sağlanmaktadır.

Yukarıda açıklanan aşamalardan hareketle ERP’nin yapısı ve hedefi hakkında bilgi sahibi olunması sonucu kişi ve kurumların ERP talepleri artmaktadır. Bu durum da ERP’nin kurumsal hayattaki konumunun önemini gözler önüne sermektedir.

ERP Kurulumunda Dikkat Edilmesi Gerekenler

ERP'nin İş Değeri

Günümüzün iş dünyasında ERP'nin etkisi oldukça büyüktür. Süreçler ve kurumsal veriler ERP sistemlerinde toplandıkça işletmeler, farklı departmanları birbirleri ile uyumlu hâle getirerek iş akışlarını iyileştirmeyi ve önemli tasarruflar elde etmeyi amaçlar. Bazı iş avantajlarına yönelik örnekler verilebilir.
• Geliştirilmiş iş iç görüleri: Gerçek zamanlı bilgilerden raporlar oluşturularak elde edilir.
• Düşük operasyon maliyetleri: Düzenli iş süreçleri ve en iyi uygulamalarla gerçekleştirilir.
• Artan iş birliği: Kullanıcıların siparişlerinde ve sözleşmelerde veri paylaşması sayesinde gerçekleştirilir.
• Artan Verimlilik: Ortak bir kullanıcı sayesinde birçok işletme biriminde ve iyi tanımlanmış işletme süreçlerinde kullanılır.
• Tutarlı altyapı: Tüm iş faaliyetlerinde (ön ofis, arka ofis) aynı görünümü ve hissi sağlar.
• Daha yüksek kullanıcı benimseme oranı: Ortak bir tasarımla ve kullanıcı deneyimi ile elde edilir.
• Riskin azalması: Geliştirilmiş finansal kontroller ve veri bütünlüğü sayesinde sağlanır.
• Düzgün biçimlendirilmiş ve entegre edilmiş sistemler sayesinde daha düşük operasyon ve yönetim maliyetleri