İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir? Ne İşe Yarar?

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nedir?

İleti Yönetim Sistemi (İYS), müşterisiyle, oluşturduğu kitlesiyle, iletişime geçmek isteyen, pazarlama, reklam, kampanya gibi konularda ileti gönderme amacı bulunan, satıcı ve şirketlerin kullandığı, ulusal bir veri tabanına verilen isimdir. İYS (İleti Yönetim Sistemi) veri tabanını küçük ya da büyük ölçekli firma, satıcı ve şirketlerin kullanabilme hakkı bulunur.

İYS veri tabanında, şirketlerin müşterilerine ileti göndermek için kullandığı bilgiler bulunur. Bu bilgilere cep telefonu numarası ve e-posta adresi gibi kişisel bilgiler örnek olarak verilebilir. Bir şirketin müşteri ya da potansiyel müşterisinin iletişim bilgilerini alıp bu iletişim adreslerine göndermek istiyorsa, İYS’ye (İleti Yönetim Sistemi) üye olması gerekir.

İleti Yönetim Sistemi Ne İşe Yarar?

Kanun ve yönetmelikler aracılığıyla kapsam/işlevi kararlaştırılan İleti Yönetim Sistemi (İYS); temelde elektronik ileti onayının alınması ve denetiminin yapılması için oluşturulmuş bir veri tabanı olarak kullanılır. Tanımlanan kapsama uygun şekilde ticari iletilerin onayları için veya ret işlemlerinin gerçekleşmesi adına İYS kullanılır. Elektronik ortam iletilerinin arşivlenmesi, denetçiler aracılığıyla uygunluğunun belirlenmesi, kullanıcı haklarının korunması ve veri tabanı kaydının yapılması İleti Yönetim Sistemi üzerinden sağlanır.

İYS işlevleri ve yükümlülükleri şu şekilde sıralanabilir:
● Sesli arama yapmak, e-posta veya SMS yoluyla ticari kapsamda ileti göndermek isteyen her gerçek ve tüzel kişi İYS üzerinden işlem yapabilir.
● İYS hazırlanan elektronik iletilerin arşiv, takip, onay ve ret işlemlerinin yapılmasına olanak tanır.
● İleti Yönetim Sistemi yoluyla alınmayan onaylar söz konusu olursa ispat sorumluluğu hizmet sağlayıcı firmanın yükümlülüğündedir.
● Sesli aramalar için ticaret unvanı, esnaf adı ve soyadı, hizmet sağlayıcı gibi bazı özel bilgiler içerikte bulunmalıdır.
● Alıcılar elektronik iletileri ret hakkını İYS üzerinden kullanabilme hakkına sahiptir.
● 150 bin adetten fazla elektronik ileti için entegratör anlaşmaları zorunlu durumdadır.
● 150 adete kadar gönderilecek olan elektronik iletiler için İYS aktarımı sağlanabilir.

İYS, hizmet sağlayıcı firmaların alıcılar için düzenlemiş olduğu elektronik iletilerin izinlerini güvenli bir ortamda bulundurur. Alıcıların onay veya ret hakkını kullanmalarını, ileti kapsamının takibini ve alıcıların şikâyet haklarını kullanmasına yarayan İleti Yönetim sistemi; kamu denetçileri adına elektronik ortam iletilerinde kanuna uygunluk takibinin de gerçekleştirilmesine olanak tanır.

İYS’nin Amacı Nedir?

İYS ile tüm izinler ve iletişim adresleri, ulusal veri tabanlarında saklanacak, bu sayede veri güvenliğini olabildiğince koruyacak olan bir sistemdir. İleti Yönetim Sistemi ulusal veri tabanı ile aşağıda maddelenen özellikler sağlanacak ve tarafların ileti yönetiminde bulunan sorunların önüne geçilecektir.

Hizmet Sağlayıcıları;
● Arama, mesaj ve e-posta gibi oluşan farklı tipte ileti izinlerini yönetebilecektir.
● Alıcılara göndereceği ticari elektronik iletiler öncesinde alması gereken izinleri güvenli bir ortamda koruyabilecektir.
● İleti Yönetim Sistemi dışında bulunan ve alınan onaylar ve ret bildirimleri, web arayüzü veya teknik entegrasyon ile sisteme iletecektir.
● İYS’ye iletilen onay ve ret bildirimleri, müşterilerin tüm izin hareketleri, her kanal için ayrı kayıt altına alacak ve günlük raporlanacaktır.

Alıcılar;
● Verdikleri izinleri görüntüleme, onaylama ve reddetme hakkı bulunacaktır.
● İzinsiz gönderimleri gerekli yerlere şikâyet edebilecektir.
● Alıcılar bu izinler için çıkış haklarını diledikleri zaman, diledikleri şekilde kullanabilecektir.
● Alıcılar, ne zaman, nereden, hangi kanal üstünden (arama, mesaj ve e-posta) hangi Hizmet Sağlayıcı’nın ticari elektronik ileti göndermesine izin verdiğini tek ekrandan görüntüleyebilecektir ve izinleri ayrı şekilde düzenleyebilecektir.
● Red hakkının kullanıldığı durumlarda uygulamada düzenlenen filtre ile iletiler alıcılara gönderilmeyecektir.
● Verdikleri onaylar için bildirim iletilecek, dilerse bu bildirim üzerinden çıkış sağlayabilecekler.

Kamu;
● Ticari iletiler, verilen izinler çerçevesinde, İYS üzerinden kontrol edilerek sadece izin vermiş alıcılara iletilecektir.
● İleti şikâyetlerini ve şikâyete konu olan iznin durumunu görüntüleyebilecektir.
● Web sitesi, kısa mesaj numarası ve çağrı merkezi üzerinden hizmet sağlayacaktır.
● Tüm izinleri zaman damgasıyla kayıt altında bulundurma imkanı bulacak ve güvenli biçimde saklayabilecektir.
● Denetleme görevini hatasız ve hızlı bir şekilde yerine getirebilecektir.

İYS Sistemi Ne Zaman Açılacak?

Tüketicilerin istenmeyen SMS, e posta ve sesli aramalar gibi ticari elektronik iletilerle ilgili maruz kaldığı rahatsızlıkların ortadan tamamen kaldırılması adına oluşturulan Ticari Elektronik İleti Yönetim Sistemi (İYS) 7 Ocak 2021 tarihinden itibaren vatandaşların kullanımına açıldı. Vatandaşlar bu tarihten itibaren red/ çıkış haklarını ve şikayet süreçlerini İYS üzerinden sağlayabilecektir.

Vatandaşlar İleti Yönetim Sistemi veya e-Devlet Kapısı üzerinden iletişim adreslerie ait tüm ticari elektronik onayları görüntüleyebilecek ve bu bilgileri düzenleyebilecekler.

Ticari Elektronik İleti Nedir?

Gerçek ve tüzel kişilerin, mal ve hizmetlerini pazarlamak, işletmesini tanıtmak ya da kutlama gibi ortaya konulan içeriklerle tanınırlığını artırmak hedefiyle, alıcıların elektronik iletişim adreslerine promosyon, kampanya, indirim, hediye içerikli gönderdiği iletilere Ticari Elektronik İleti adı verilir.

İYS’ye (İleti Yönetim Sistemi) Kayıt Yaptırmak Zorunlu Mu?

● Sesli arama, e-posta veya sms gibi ticari elektronik ileti gönderme amacı bulunan gerçek ve tüzel kişiler İleti Yönetim Sistemi (İYS)'ne kayıt olmak zorundadır. Yalnızca sistem üzerinde onayı bulunan alıcılara ticari elektronik ileti gönderilebilmektedir.
● İleti Yönetim Sistemi üzerinden sağlanmayan onaylarda, onayın alındığına dair ispat yükümlülüğü, hizmet sağlayıcıya aittir. İYS'den alınmayan onayların, hizmet sağlayıcı tarafından 3 gün (iş günü) içinde İYS'ye kaydedilme zorunluluğu bulunur. İleti Yönetim Sistemi kaydedilmeyen onaylar kesinlikle geçersiz sayılır.
● Sesli aramada; tacirler, ticaret unvanına, esnaf, adı ve soyadına yer verebilmektedir. Hizmet Sağlayıcı, ilaveten firma veya marka ismi gibi bilgilere de yer verebilir ayrıca ret bildirimlerini 3 gün içinde İYS'ye bildirmekle yükümlü olmaktadır.
● Alıcı, reddetme hakkını İleti Yönetim Sistemi üstünden de sağlayabilir. Şikayet başvuruları, İYS üzerinden ön inceleme yaparak değerlendirilir.
● 150 bin adedin üstünde bulunan ve ticari elektronik ileti onayı olan Hizmet Sağlayıcılar, onaylarını 31 Aralık 2020 tarihine kadar İYS sistemine yüklemekle yükümlüdürler.
● 150 bin adet ve altında bulunan ticari elektronik ileti onayı olan Hizmet Sağlayıcılar, onaylarını 31 Mayıs 2021 tarihine kadar İYS sistemine yüklemekle yükümlüdürler.
● Yönetmelik gereğince İleti Yönetim Sistemi'ne yüklenen geçmiş şekilde olan tarihli tüm izinlerin ispat yükümlülüğü Hizmet Sağlayıcıya aittir.

İleti Yönetim Sistemi’ne (İYS) Başvuru Nasıl Yapılır?

İleti Yönetim Sistemi (İYS) ye online olarak şirketinizin imza yetkilisinin e-imza'sı ile online olacak şekilde başvuru sağlayabilirsiniz. Eğer şirket yetkilisinin e-imza'sı bulunmuyorsa, manuel olarak da başvuru yapılabilmektedir. Manuel başvuru için gereken evrak listesi www.iys.org.tr de bulabilirsiniz. Ayrıca merkezi Türkiye'de bulunmayan ve MERSİS kaydı bulunmayan yabancı şirketler yalnızca manuel başvuru sağlayabilmektedir.

İleti Yönetim Sistemi (İYS) Nasıl Çalışır?

Ticari elektronik ileti onaylarının kayıt edildiği ulusal veri tabanının çalışması için öncelikle güvenli bir veri tabanı oluşturulmalıdır. Ticari elektronik ileti gönderimi yapan bütün hizmet sağlayıcıları promosyon, indirim, pazarlama, hediye ve reklam gibi ticari elektronik iletilerini müşterilerine mesaj, e-posta veya arama olarak iletebilmek amacıyla ticari elektronik ileti izinlerinin tümünün İYS’de saklar.

Alıcılar, hizmet sağlayıcının nereden hangi kanal üzerinden veya ne zaman ticari elektronik ileti göndermesine izin verdiğini görüntüleyebilir. Gerekli durumlarda ise hizmet sağlayıcılara her kanal için verilen izinleri İleti Yönetim Sistemi (İYS) üzerinden düzenleyebilir. Bu işlemlerin hepsi iys.org.tr üzerinden yapılabilmektedir.

Hizmet sağlayıcılar herhangi bir kanal üzerinden mesaj, arama ve ya e-posta göndermek istediklerinde, kişilerin verdiği izinleri çeşitli yöntemlerle İYS üzerinden kontrol edilmektedir ve yalnızca izin vermiş kişilere gönderim yapılmaktadır. Alıcılar bu izinler için ret h aklarını istedikleri zaman kullanabilirler.