İş Analizi Nedir ve Sonuçları
İş Analizi Nedir ve Sonuçları Nedir?
İş analizi bir araştırma disiplinidir ve belli başlı amaçlara yöneliktir. Bu amaçlara ulaşarak iş hayatını iyileştirmeyi ve geliştirmeyi hedefleyen “İş Analizi”, birçok teknik ve detaycı aşamalarıyla yanıt arar.Örneğin İş Analizi;
• İş faaliyetlerini belirler
• İnsan davranışlarını değerlendirir
• Makine, alet, teçhizat ve donanımları değerlendirir
Bunların yanı sıra İnsan Kaynakları Yönetimi (İKY) sürecinin en temel yapı taşı olan İş Analizi, kurum ya da kuruluşlarda yapılan işler ve süreçler hakkında ihtiyaç duyulan bilgilere erişilmesi, toplanılması ve değerlendirilmesini sağlamaktadır. Bu süreç esnasında ise ‘İş neden yapılmakta, çalışanlar ne gibi bedensel ve mental işler yapıyorlar? ‘ gibi sorulardan yardım almaktadır.
Peki, İş Analizi sonuçları nelerdir?
Ulaşılan sonuçların bazı ana hatları vardır. Bu hatlar;
• İş Tanımı
• İş Gerekleri
• İş Standardı
Şeklindedirler.
-İş Tanımı: Kurum ya da kuruluşların içerisinde barındırdığı her bir birimin kimin otoritesi altında çalıştığını, işin kurum ya da kuruluşlar içerisindeki önemini ve sorumlulukların neler olduğunu içeren bilgilerin tamamıdır.
-İş Gerekleri: Kurum ya da kuruluşlardaki işlerin başarıya ulaşması adına çalışanların sahip olması gereken becerilerin bütünüdür.
-İş Standardı: Kurum ya da kuruluşların iş standartlarının içeriklerinin bilinmesidir.
Tüm bu veriler göz önüne alındığında İş Analizinin kurum ya da kuruluşların gelişme sürecinde oldukça önemli bir yere sahip olduğu gözlemlenebilmektedir.
İş Analisti Nedir? Ne İş Yapar?
Bir kurum ya da kuruluşu veya işletme alanını analiz eden kişi ya da kişilere iş analisti denir. İş analistleri aynı zamanda işyerini ve kurumun yapısını iyi tanıyan İnsan Kaynakları uzmanları ve kurum ya da kuruluşların birimleri hakkında yol gösterici rolünü üstlenebilecek bir çalışan ile ekip halinde de oluşabilmektedirler.Peki, iş analistleri ne iş yaparlar?
İş analistleri, kurumların ya da kuruluşların yukarıda bahsettiğimiz; iş tanımı, iş gerekleri ve iş standartları verilerine ulaşırlar. Bunların yanı sıra;
• İş akışı
• Müşteri İlişkileri Yönetimi
• Operasyon Ölçeklendirme
• Strateji Geliştirme
Gibi alanlarda da görev alan iş analistleri, bir kurum ya da kuruluşun sahip olması gereken anahtar yapıtaşlarından biridir.
İş Analizi Hangi Alanları İçermektedir?
İş analizi, kurum ya da kuruluşlara birçok açıdan yardımcı olmanın yanı sıra birden fazla alana da sahiptir. Bunlar;• İş geliştirme
• İş modeli analizi
• Proses tasarımı
• Sistem çözümlemesi ve tasarımı
Şeklindedirler.
-İş geliştirme, kurum ya da kuruluşların iş ihtiyaçlarını ve işin akışını belirleyen alandır.
-İş modeli analizi, kurum ya da kuruluşların sektörde uygulayacakları politikaları ve pazara karşı gösterdikleri yaklaşımları tanımlamaktadır.
-Proses tasarımı, kurum ya da kuruluşların sahip oldukları iş akışlarını standartlaştırmaktadır.
-Sistem çözümlemesi ve tasarımı, teknik sistemler kapsamında kurum ve kuruluşların iş kurallarının ve gereksinimlerinin tartışılmasıdır.
Bunların yanı sıra projelerin ya da işlerin veri modelinin geliştirilmesi ve veri akışının diyagramının oluşturulması gibi birçok farklı alanı da içeren İş Analizinin önemi oldukça fazladır.
İş Analizi Teknikleri ve Adımları Nasıldır?
İş Analizi süreci belirli teknikler ve adımlardan oluşmaktadır. İş Analizinin adımları ve teknikleri 3 ana başlık altında toplanmaktadır. Bunlar;• Hazırlık aşaması
• İş Analizi bilgilerinin toplanması
• Toplanan İş Analizi bilgilerinin uygulanması
şeklindedirler.
• Hazırlık aşamasında,
-Kurum ya da kuruluşların yönetim anlayışları
-Kurumun etkilendiği dış ve iç çevre koşulları
-Çalışanların genel eğitim düzeyi
-Kurumun felsefesi
-Kurum ya da kuruluşun aktiflik gösterdiği iş kolu veya kolları belirlenir.
• İş Analizi bilgilerinin toplanması aşamasında,
-Personelin yaptığı şey ne?
-Ne çeşit beceriler ve deneyimler gerekli?
-Hangi sonuçlar elde ediliyor?
… gibi sorular sorularak, kurum ya da kuruluş hakkında daha derin bilgilere erişilir.
• Toplanan İş Analizi bilgilerinin uygulanması aşamasında, çeşitli yöntemlerle toplanılan bilgiler analizde kullanılmak üzere yerlerini almaktadırlar.
Bu adımlar ve teknikler sonucu İş Analizi başarılı bir şekilde oluşturulmuş olur. Böylece kurum ya da kuruluşların şu anki işleyiş hallerinin analizi gözler önüne serilmektedir.
İş Analizi Nasıl Yapılır?
İş analizi, bir işin gereksinimlerini, görevleri ve sorumluluklarını tanımlama sürecidir. Bu analiz, işletmelerin iş gücü yönetimi, iş tanımları, performans yönetimi, işe alım süreçleri ve eğitim programları gibi alanlarda kullanılır.Bir iş analizi, bir işletmenin optimum potansiyele ulaşmak için donanımlı olmasını sağlamaya yardımcı olur. Yöneticilerin sorunları bulmasına ve ardından sorunları çözmek için stratejiler veya süreçler belirlemesine olanak sağlar. İyi bir iş analizi süreci, şirketin uygulayabileceği bir eylem planı ile sonuçlanacaktır.
Tüm işletmeler, iş analizinden yararlanabilir çünkü büyük ve küçük işletmelerin her zaman gelişebilecekleri alanları vardır. Sorunlarını doğrudan çözen şirketlerin uzun vadede başarılı olma olasılığı en yüksektir.
İş analizi genellikle şu şekilde çalışır:
1. Yöneticiler iş hedeflerini ve ihtiyaçlarını tanımlar.
2. Daha sonra bu hedeflere ulaşmalarını engelleyen olumsuzlukları ararlar.
3. Sonraki adım, bu sorunları çözmenin yollarını bulmaktır.
4. Şirket çözümleri uygular.
Kullanılan teknikler, bir işletme genelinde yardımcı olabilir; bunlar, genel stratejiyi yönlendirmek için kurumsal düzeyde ve ayrıca bireysel süreçleri düzene sokmak için daha küçük ölçekte yararlıdır.
İş analizi yapmak için yukarıda belirtilen adımları daha ayrıntılı olarak açıklayabiliriz.
• İşin amacını ve hedeflerini belirlemek
İş analizi yapmak için öncelikle işin amacını ve hedeflerini belirlemek gerekir. Bu, işin nasıl yapılması gerektiğini anlamak için bir çerçeve sağlar.
• İşin tanımını oluşturmak
İşin tanımı, işin gereksinimlerini ve sorumluluklarını açıkça belirtir. Bu, işe alım süreci, performans yönetimi ve eğitim programlarının temel bir parçasıdır.
• Gereksinimleri belirlemek
İşin gereksinimleri, çalışanların hangi beceri ve niteliklere sahip olması gerektiğini belirler. Bu, işe alım süreci ve performans yönetimi için önemlidir.
• Görevleri tanımlamak
İşin görevleri, çalışanların yapması gereken işlerin listesidir. Bu görevler, işin tanımına dayanarak belirlenir.
• Performans kriterlerini belirlemek
İş analizi, çalışanların nasıl performans göstermesi gerektiğini belirleyebilir. Performans kriterleri, işin amacına ve hedeflerine bağlı olarak belirlenir.
• Analizi ve verileri değerlendirmek
İş analizi, işin gereksinimlerini ve görevlerini tanımlamak için verileri toplama sürecidir. Bu verilerin değerlendirilmesi, işin tanımını, gereksinimlerini ve görevlerini belirlemede yardımcı olur.
• İş analizi raporu hazırlamak
İş analizi raporu, işin tanımını, gereksinimlerini ve görevlerini detaylı olarak belirtir. Bu rapor, işletme yöneticileri, insan kaynakları yöneticileri ve diğer ilgili kişiler tarafından kullanılır.
İş analizi süreci, işletmenin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine bağlı olarak değişebilir. Ancak yukarıda bahsedilen adımlar, genel anlamda bir iş analizi yapmak için izlenen yöntemlerdir.
İş Analizi Yöntemleri Nelerdir?
İş analizi yöntemleri, işin gereksinimlerini, görevleri ve sorumluluklarını belirlemek için kullanılan araçlardır. İş analizi yöntemleri, işletmelerin iş gücü yönetimi, iş tanımları, performans yönetimi, işe alım süreci ve eğitim programları gibi alanlarda kullanılır. İş analizi yöntemleri aşağıda açıklanmıştır.• Görüşmeler
İş analizi yapmak için en yaygın yöntemlerden biri görüşmelerdir. İş analisti, işi yapan çalışanlarla, işletme yöneticileriyle ve diğer ilgili kişilerle görüşerek işin gereksinimlerini, görevlerini ve sorumluluklarını belirler.
• Gözlem
İş analizi yapmak için diğer bir yöntem gözlemdir. İş analisti, işi yapan çalışanları izleyerek işin nasıl yapıldığını ve hangi görevlerin yerine getirildiğini belirler.
• Anketler
İş analizi yapmak için anketler de kullanılabilir. Anketler, çalışanların beceri ve niteliklerini belirlemek için kullanılabilir.
• İşletme kayıtları
İşletme kayıtları, iş analisti tarafından kullanılabilir. Bu kayıtlar, işin nasıl yapıldığını ve hangi görevlerin yerine getirildiğini belirlemek için kullanılabilir.
• İşin tekrar yapılması
İş analizi yapmak için işin tekrar yapılması da bir yöntemdir. Bu yöntemde, işi yapan kişiler işin nasıl yapıldığını ve hangi görevlerin yerine getirildiğini belirleyebilirler.
• İşin analitik incelenmesi
İş analizi yapmak için işin analitik olarak incelenmesi de bir yöntemdir. Bu yöntemde, işin gereksinimleri ve görevleri ayrıntılı bir şekilde incelenerek belirlenir.
İş analizi yapmak için kullanılan yöntemler, işletmenin ihtiyaçlarına ve gereksinimlerine bağlı olarak değişebilir. Ancak yukarıda belirtilen yöntemler, genel olarak bir iş analizi yapmak için kullanılan yollardandır.
İş Analizi Süreçleri Nelerdir?
İş analizi süreci, satışla ilgili bilgileri tanımlama ve toplama, mevcut performansını anlamak ve iyileştirmenin yollarını bulmak için analiz edilen bir süreçtir. Bu süreç, bir işin gereksinimlerini ve görevlerini tanımlamak için yapılan sistematik bir incelemedir. İşin doğası, sorumlulukları, gereksinimleri, becerileri ve deneyimleri gibi unsurların belirlenmesine yardımcı olur. İş analizi süreci, iş tanımı, iş değerlendirmesi ve personel seçimi gibi birçok işlevi yerine getirmektedir.Bu süreç aşağıdaki adımlardan oluşur:
• İş tanımı
İş analizinin ilk adımı, işin anahtar unsurlarını ve görevlerini belirlemektir. Bu adımda, işin sorumlulukları, görevleri, gereksinimleri ve becerileri gibi faktörler dikkate alınır. İş tanımı, işin sorumluluklarını ve görevlerini açıkça tanımlar.
• İş değerlendirmesi
İş analizinin ikinci adımı, işin değerini belirlemektir. İş değerlendirmesi, işin önemini, karmaşıklığını ve sorumluluk düzeyini belirlemek için kullanılır. Bu adım, işe ilişkin kıymetli veriler sağlar ve işletme sahiplerine işletme kararlarında yardımcı olur.
• Personel seçimi
İş analizinin üçüncü adımı, personel seçimi için kullanılan iş tanımı ve iş değerlendirmesi verilerinin toplanmasıdır. Bu adım, işe uygun personel seçimi için önemli bir aşamadır.
• Performans değerlendirmesi
İş analizinin son adımı, performans değerlendirmesidir. Performans değerlendirmesi, çalışanların işlerini ne kadar etkili bir şekilde yaptığını belirlemek için kullanılır. Bu adım, işletmenin verimliliğini ve performansını iyileştirmek için stratejiler geliştirmesine yardımcı olur.
İş analizi süreci, bir işletmenin verimliliğini artırmak için önemli bir araçtır. İşletmeler, iş analizi sürecini düzenli olarak uygulayarak, işletmenin performansını izleyebilir ve geliştirebilir.
İş Analizinde Data Toplama Yöntemleri Nelerdir?
İş Analizi sürecinin ilk aşamalarından olan veri toplama aşamasını sağlıklı bir şekilde yürütmek adına belirli yöntemlere başvurulmaktadır. Bunlar;• Görüşme
• Gözlem
• Anket
• Uzmanlar kurulu
• Günlük tutma
• Doküman araştırması
• Fonksiyon analizi
• Mevki analizi
Şeklindedirler.
Bu yöntemlerden en sık kullanılanları: Görüşme, Gözlem ve Anket yöntemleridir.
-Görüşme: Kurum ya da kuruluşların personelleriyle görüşmeler yapılmasıdır. Böylece veri toplanmasını sağlayan görüşme aşaması, aynı zamanda anlaşılmayan yerleri açığa da çıkarmada yardımcı olmaktadır.
-Gözlem: Kurum ya da kuruluşlarda çalışan personellerin video ya da fiziki olarak doğrudan gözlemlenmesi, bir nevi çevre faktörlerinin kayıt altına alınmasıdır.
-Anket: İş Analizi sürecini yöneten kişinin personellere yazılı sorular sorması ve edinilen bilgilerin yetkili kişilere iletilme sürecidir. Zaman kaybına uğratmaması nedeniyle çok sık tercih edilmektedir.
Tüm bu yöntemler iş sürecini daha düzenli ve sağlıklı bir sürece dönüştürmek adına kritiktir.
Örnek İş Analizi Soru Formu Örneği
İş Analizi soru formları aşağıdaki gibi oluşurlar;İŞYERİNİN ADI: ................ BÖLÜM: .......................
İŞ KOLU: .............................. TARİH: ...........................
Görevlerin Tanımı: Yaptığınız işin genel hizmet ettiği amaç nedir?
1. İşinizi, yapış biçimini ve işlerinizin türünü açıklayınız. (Kimden veya nereden iş alırsınız, aldığınız iş üzerinde ne gibi değişiklikler yaparsınız vs.)
2. Haftalık, aylık gibi dönemsel görevleriniz varsa nelerdir, açıklayınız.
3. Belirsiz zaman aralıkları ile yapmanız gereken işler varsa açıklayınız.
4. Emriniz altında çalışanlar varsa, verdiğiniz işlerin adını ve her işte çalışanların sayısını belirtiniz.
5. Kime karşı sorumlusunuz ve işin yapımı ile ilgili olarak kimlerden talimat alırsınız?
Görevlerin Yapımı:
A. Düşünsel Gerekler
7. Yapmakta olduğunuz işin iyi bir biçimde yapılabilmesi için gerekli eğitim düzeyi nedir
8. İşinizin yapımı ile ilgili gerekli yaygın eğitim kapsamını süre ve konu yönünden açıklayınız.
B. İş Tecrübesi ve Beceriler
9. Yapmakta olduğunuz iş için gerekli iş tecrübesi ve becerinin kazanılabilmesi için gereken süre nedir ve söz konusu beceri ve iş tecrübesinin nitelikleri nelerdir?
10. Hangi görev kademelerinde çalışanlar, eğitim yoluyla yapmakta olduğunuz işi yapabilir duruma getirilebilir.
11. Yapmakta olduğunuz işten sonra göreceğiniz ek eğitimler aracılığıyla hangi üst görevlere geçebilirsiniz
12. Yapmakta olduğunuz işin güç yönleri nelerdir ve bu güçlüklerin nedenlerini açıklayınız
C. Bedeni Gayret:
13. Çalışma sürenizin; ayakta, oturarak, hareket ederek ve başka bir biçimde geçen sürelerini yüzde olarak belirtiniz.
Ayakta % …
Oturarak %...
Hareket ederek %
Diğer %
14. Yapmakta olduğunuz işle ilgili fiziksel gerekler nelerdir?
Sorumluluk:
15. Yapmakta olduğunuz işin parasal ve başkaca değer taşıyan sorumlulukları nelerdir açıklayınız
Çalışma Şartları:
16. Çalışma saatleriniz nelerdir?
17. Yapmakta olduğunuz işin hoş olmayan yönleri nelerdir?
Not: İşinizle ilgili gerekli gördüğünüz başkaca açıklamalar varsa belirtiniz
İş analizi soru formu sayesinde kurum ya da kuruluşların iç düzeni hakkındaki bilgiler açıklığa kavuşturulur ve gelecek hamlelere dair yollar açığa çıkarılır.
