İş Tanımı

İş Tanımı Nedir?

Şirketlerin başarısına etki eden en önemli faktörlerden biri iş tanımının doğru ve detaylıca hazırlanmış bir şekilde yapılmasıdır. Özellikle son yıllarda küreselleşme ve dijitalleşmenin iş dünyasında etkisini artırdığı rekabet faktörü ile birlikte işletmelerin çalışanlarına yaptığı görev dağılımı ve performans planlamalarında ekstra bir özene ihtiyaçları vardır. Şirketlerin detaylıca hazırladığı iş tanımları ve görev dağılımları çalışanların açık bir şekilde görevlerini kavramalarını sağlayacak, olası istihdam durumlarında da nitelikler net olduğu için doğru adaylar daha kolay seçilecektir.

İş tanımı dediğimiz şey tam anlamıyla şirketin misyonunun birimler tarafından çalışanlara doğru ve hedef odaklı bir şekilde iletilmesi, kısaca görev tanımı ve dağılımının yapılması demektir. Çalışanlar kendilerine tanımlanan görevleri şirketin amaç ve gerçekçi hedeflerine yönelik tamamlamakta ve çalışmalarını bu sonuç odaklı gerçekleştirmektedir. İş tanımı çalışanın neyi nasıl yaptığı görmesini sağlayan bir kılavuz niteliğinde olup kişinin şirket bünyesinde olduğu konumu belirlemeye yarayan bir araç işlevi görür.

İş tanımı yapılmadığı durumda halihazırda şirket bünyesinde faaliyet gösteren çalışanlarla birlikte istihdam edilen yeni çalışanlar da hangi görevleri nasıl yapacaklarını net bir şekilde göremez. Bunun yanı sıra bir diğer problem de net bir şekilde görev dağılımı yapılmadığı için birden fazla kişinin aynı görevi üstlenmesi veya bazı görevlerin boşta kalması gibi durumlardan doğmaktadır. Özellikle geleneksek dediğimiz eski çalışma sistemlerinde iş tanımı sıkça uygulanan bir yöntem değildi ve çalışanlar herhangi bir birim veya departman altında bulunmayıp bölüm ayrımı yapılmadan rastgele ilgili görevleri üstleniyordu. Fakat günümüzde şirketlerin sistemleşmesi ve rekabet ortamında işletmelerin daha düzenli ve planlı çalışmalar sonucu başarıya ulaşmasından dolayı bu geleneksel sistemde kalan diğer şirketler de iş tanımının önemini anlamıştır. Modern iş dünyasının vazgeçilmez kavramlarından biri haline gelen iş tanımı, organizasyonun uyumlu çalışması için büyük önem taşımaktadır.

İş Tanımı Nasıl Yapılır?

İş tanımı yapılırken geniş bir araştırma ve detaylı bir analizden geçilmesi gerekmektedir, çünkü doğru yapılmayan iş tanımı işletmenin faaliyetlerinin aksamasına sebep olabilir. İş tanımı yapılmadan önce planlamanın belirlenmesi ve bu adımlar doğrultusunda ilerlenmesi iyi bir karar olacaktır. Öncelikle yapılacak şeylerden biri şirketin halihazırda bulunan iş pozisyonları ve olası diğer iş alanlarının belirlenmesidir. Daha sonra bu iş niteliklerine uygun olarak şirket bünyesine katılmak istenen çalışan profilleri tespit edilerek iş tanımı için ilgili gereklilikler oluşturulmaya başlanır. Bu kapsamda dikkat edilmesi gereken şey işlere uygun kişilerin ve niteliklerin tespitinin yapılmasıdır. Kriterler belirlenirken araştırma dikkatle yapılmalı ve bu bağlamda şirketin geleceği ve vizyonu düşünülmelidir.

İş tanımı yapılırken en önemli görev insan kaynaklarının üstüne düşmektedir. Şirketi geniş bir çerçeveden inceleyen ve gerekli bilgilere en çok erişime sahip olan insan kaynakları iş tanımının hazırlanmasında büyük bir rol oynamaktadır. İhtiyaçların belirlenmesi ve iş tanımının oluşturulması kapsamında yöneticilerle birlikte çalışması gereken insan kaynakları departmanı, bazı belirli adımları izleyerek doğru iş tanımı hazırlamasına imza atabilir.

İş Tanımı Yazarken Dikkat Edilmesi Gerekenler

İş tanımı yapılmasında dikkat edilebilecek bazı şeyleri şekildeki gibi sıralayabiliriz:
• İş tanımı yapılırken şirketin ihtiyacı olan görev nitelikleri ve buna uygun çalışan profili dikkatle hazırlanmalıdır.
• İşe alınacak potansiyel adayların kurum kültürüne uygun kişiler olmasına dikkat edilmelidir. Her ne kadar en uygun nitelikleri taşısa da eğer potansiyel çalışan kurum kültürüne ve değerlerine karşı çıkıyorsa sağlıklı bir iş ortamı yaratılması mümkün değildir.
• İş tanımında yazılan görev ve sorumlulukların gerçekçi ve ölçülebilir olması çalışanın performansının yüksek ve değerlendirilebilir olmasını sağlayacak ve hem şirket hem de çalışan için işleri kolaylaştıracaktır.
• Potansiyel adaylardan beklenen görev niteliklerinin açık ve net bir şekilde belirtilmesi büyük önem taşımaktadır. Kişinin işletmede hangi görevi ne ölçüde ve nasıl yapacağının belirtilmesi yanlış anlaşılma ve karışıklıkların önlenmesi için en önemli şeylerden biridir.
• İş tanımında çalışana sunulacak imkanların kısa bir özeti geçilmeli ve çalışanın bulunacağı çalışma ortamı hakkında bilgi verilmelidir. Bu şekilde potansiyel adaylar teşvik edilmiş olup iş tanımının genişlemesi sağlanır.
• İş tanımını herhangi bir çalışanın oluşturması doğru değildir. İş tanımının şirketteki yetkili kişi, yöneticiler ve insan kaynakları uzmanları tarafından oluşturulması gerekmektedir. Bu kapsamda iş tanımının doğru ve açık oluşturulduğuna emin olunabilir.
• İş tanımı yazılırken kullanılan dil ve ifade şekli yalın ve sade olmalı ve işin kapsamını net bir şekilde alıcıya aktarabilmelidir. Anlaşılması zor bir dilde yazılan iş tanımlarında kafa karışıklıklarının yaşanabilmesi muhtemel bir durumdur.
• Şirketin potansiyel çalışanlardan minimum beklentilerinin detaylıca belirtilmesi önemli bir husustur. Yalnızca iş niteliklerinin değil şirketin çalışandan soyut ve değersel anlamda da nasıl bir çalışan kişiliği beklediğini göstermesi iş adaylarının nasıl bir beklentiyle karşılaşacağını kavramalarını sağlamaktadır.
• İş tanımının dürüst bir şekilde yapılması ve adaylara yanlış şeylerin vaat edilmemesi tarafların arasındaki güven bağının en başından kurulmasına yardım eden bir faktördür.
• Doğru adayın şirket bünyesine katılabilmesi için iş tanımının özgün bir şekilde yazılması ve şirketin farklılıkların ortaya konulması gerekmektedir.
• İş tanımında kurumsal hedefler ve şirket vizyonunu belirtilmelidir.
• Kurum hakkında kısa bir özet niteliğinde bir yazı yazılmalı ve adaylar şirket hakkında kısaca bilgilendirilmelidir.
• İş tanımı kapsamındaki şirket gerekli eğitim ve deneyimleri belirlemelidir.
• İş tanımını her ne kadar yetkili kişiler tarafından hazırlansa da ilgili işlerde halihazırda çalışan diğer çalışanların katkısı ve geri bildirimi de büyük önem taşımaktadır. İş tanımı yapılan ilgili iş alanı için çalışanların görüşünü almak daha doğru bir iş tanımının yapılmasına yardımcı olabilmektedir.

İş Tanımı Örnekleri Nelerdir?

İş tanımları ufak tefek farklılıklar olabilse de genel anlamda aynı formatlar kullanılarak belirli maddeler ele alınarak hazırlanmaktadır. İş tanımı hazırlanırken dikkat edilmesi gereken kısımlarda bahsettiğimiz durumlara özen gösterilerek hazırlanan iş tanımları doğru adayların şirkete alınmasını sağlayacaktır. İş tanımı ilgili maddeleri içerdiği sürece doğru bir şekilde alıcısını bulacaktır. Bu iş tanımlarına bir örnek vermek gerekirse insan kaynakları birimi için yazılan bir iş tanımını şekildeki gibi gösterebiliriz:
“Görev Tanımı Örneği
Kurumsal Unvan: Uzman Yardımcısı
Operasyonel Unvan: İşe Alım Uzman Yardımcısı
Kodu: (ilgili kod buraya yazılmalıdır)
Bağlı Olduğu Kurumsal Makam: İşe Alım Müdürü
Görev Yeri: Genel Müdürlük ve Saha
Astları: (bağlı olduğu yönetici ve astlar buraya yazılmalıdır)

1. Kurumsal Rol
(X şirketi hakkında kısa bir özet geçilebilir.)
X şirketinin ilke ve kurum kültürüne bağlı olmak üzere çalışanlardan verim alınmasını sağlamak adına bütün insan kaynakları sistemlerini kurmak, uygulamasını ve takibi gerçekleştirmek, eğitim ve gelişimlerle ilgili gerekli çalışma ve analizleri hazırlamaktır.

2. Temel Sorumluluklar
• Şirket için ilgili seçme ve aday yerleştirme sürecini gerçekleştirerek potansiyel adayların belirlenme, mülakat, görüşme ve işe alış süreçlerini gerçekleştirmek
• Kadro planlaması gerçekleştirmek
• Görev tanımlarını yaparak iş analizleri gerçekleştirmek
• İlgili prosedürlere uymak ve yönergeleri takip etmek
• İnsan Kaynaklar departmanı kapsamındaki proje ve organizasyonlarda görev almak ve olası sorunlara çözüm üretebilmek
• …
• …

3. Diğer Sorumluluk Alanları
• (bu kısımda şirkete özgü olarak belirlenen ve kişinin sorumluluğu altında olan görevlerin tanımı yapılabilir.)

4. Temel Mesleki Yetkinlikler
• Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olmak (4 yıllık, tercihen yüksek lisans)
• Minimum 3 yıl pozisyona dair deneyim sahibi olmak
• Bilgisayar bilgisine sahip olmak (MS Word, Excel, Powerpoint, vs.)
• Sürücü ehliyetinin bulunması
• Organizasyonel tecrübe ve deneyime sahip olmak
• Erkek adaylar için askerliğin tamamlanmış olması
• …

5. Davranışsal Yetkinlikler
• Vizyon sahibi
• Stratejik ve kritik düşünce sistemine sahip
• Sosyal becerileri yüksek
• Analitik düşünebilen
• … (kişinin sahip olmasını istediğiniz yetkinlikleri kurum kültürü değerlerine uygun olarak buraya tanımlamalısınız.)”