Kurumsal Süreç Yönetimi (BPM)

Kurumsal Süreç Yönetimi (BPM) Nedir?

Kurumsal Süreç Yönetimi (Business Process Management) işletmelerin işlerini yapma biçimlerini şekillendirmek için, kurum içinde yapılan işleri çevresel bir yaklaşım ile ele alan bir yöntemdir. Bunun haricinde, toplam kalite yönetimi veya yeniden yapılanma gibi süreç geliştirmeler de BPM olarak değerlendirilir. Kötü bir iş süreci, işin normal yapılma zamanından çok daha fazla zaman alır. Fakat iyi bir iş sürecinde ise zaman kayıpları yok edilmiş haldedir.

Kurumsal Süreç Yönetimi (Business Process Management) işletmelerin işlerini yapma şekillerini modellemek için kurum içinde yapılan işleri, çevresel bir yaklaşımla ele alan bir yöntemdir.
● Süreçlerin tüm çalışanlar tarafından tanınması ve anlaşılması,
● Değer yaratmayan faaliyetlerin ortadan kaldırılması, iyileştirme yapılacak potansiyel alanların tespit edilmesi ve işletme genelinde verimliliğinin artırılması,
● Süreçlerin kontrol altına alınması,
● Süreç iyileştirme işlemlerine kolaylık sağlaması,
● Performans takibi ve raporlama,
● IT ile iş dünyası arasında iletişimi kolaylaştırması,
● Etkinlik ve yeterlilik takibine olanak sağlaması,
● İşletme bünyesinde yapılan işlerin standartlaştırılması gibi faydaları bulunmaktadır.

Süreç Yönetimi Nasıl Yapılır?

Süreç yönetimi, bir şirketin baştan uca tüm süreci kapsar ve bu sürecin en etkili ve ideal hallerini bulmaya çalışır. Kapsamlı bir çalışma olmasından kaynaklı geniş bir alana etki eder ve bu sebeple etkili bir süreç yönetimi yapabilmek için belli başlı konulara özellikle dikkat etmek gerekir.

Süreç yönetimi aşamaları şirketin temel değerleri doğrultusunda şekillendirildiği takdirde başarıya ulaşma ihtimali daha yüksek olur. Süreç yönetimi öncesinde şirketin misyonu ve vizyonu, kurum kültürü, strateji ve hedefleri spesifik olarak dikkate alınması gereken faktörler arasında yer alır.

Süreç yönetiminin başarısında şirket çalışanları ciddi bir rol oynar. Bundan dolayı yapılacak değişiklik ve düzenlemelerin şirketin tüm departmanlarına şeffaf bir dille aktarılması ve süreç yönetiminde aktif görev alacak departman temsilcilerinin özenle, dikkatli bir şekilde seçilmesi gerekir.

Kullanılacak araç ve metodolojilerde doğru tercihler yapılması da süreç yönetimini olumlu yönde etkiler. Kurumsal kaynak planlama veya iş takip programı gibi dijital dönüşümün yolunu açan seçeneklerin kapsama dahil edilmesi süreç yönetiminin daha rahat bir şekilde gerçekleşmesini katkı sağlar.

BPM İş Süreçlerinin Avantajları Nelerdir?

Farklı kurumlarda ve şirketlerde BPM kullanmanın çeşitli avantajları bulunmaktadır. Bunları aşağıdaki şekilde sıralayabiliriz.
— Basitleştirilmiş Problem Çözme
İş süreçleri, belirli bir işi, doğru çalışanlara daha iyi dağıtılmasına yardımcı olmaktadır. Çözüm veya iyileştirme ihtiyacı olan durumlar var ise, BPM yürürlüğe girer. BPM, çalışanların kendi bölümlerindeki sorunları daha fazla odak ve kaynakla ele almalarına izin verir. Çoğu durumda, bu avantaj, çeviklik olarak adlandırılmaktadır, çünkü kuruluşlar sorunları tespit edebilir ve çabucak çözümler bulabilirler.

— Azaltılmış Riskler
Bu avantaj, BPM’nin problem çözme niteliği ile yakından ilişkilidir. Stratejik olarak konumlandırılmış çalışanlarla, organizasyon riskleri ve tuzaklar, konsantrasyonun iyi korunup kaynakların iyi yönetildiği ölçüde en aza indirgenir. Risklerin azalmasıyla beraber, organizasyonlar öngörülebilir konular için daha iyi kararlar alabilirler.

— Ölçülebilirlik
BPM, sürecin başlarında daha somut ve ölçülebilir sonuçlar ortaya koyabilir. Kurumların neyin işe yarayıp neyin işe yaramadığını belirlemelerine yardımcı olmak için, analitik ya da istatistiksel sayılar iyi düzenlenmiş ve yorumlanmıştır.

— Müşteri ve çalışan mükemmelliği
Müşteriler için daha kaliteli bir müşteri desteği, BT desteği ve istedikleri ürün veya hizmetler için tercihlerini alabilmektedirler. BPM ile profesyoneller kariyerlerini zor fakat ödüllendirici bir aşamada oluşturmasına yardımcı olmaktadır.

Süreç Yöneticisi Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Süreç yöneticisi nedir sorusuna cevap verecek iken, pozisyonun görevlerini ve sorumluluklarını açıklamak gerekmektedir. Pozisyonun görevleri ise kısaca, iş süreçlerinin analizini yapmak ve örgütün büyümesi için iyileştirmelerde bulunmak şeklinde özetlenebilir. Detaylı olarak bir süreç yöneticisi ne iş yapar diye araştırıldığı zaman, görev ve sorumlulukları şu şekilde sıralanır:
● Mevcut iş sürecinin analizini yaparak sürecin zorluklarını, risklerini, fırsatlarını ve iyileştirme gereken alanları tespit eder.
● Örgütsel verimliliği artırmak ve iş süreçlerini basitleştirmek için yasal gerekliliklere uygun olarak çözümler geliştirir ve uygular.
● Süreç iyileştirmelerini ve uygulamalarını tanımlayarak detaylı haritalar çıkarır ve iş aşamalarını belgelendirir.
● Örgütsel değişiklik, yeni süreç ihtiyaçları, süreç iyileştirme talepleri gibi durumlarda sorumluları belirleyerek sürecin adımlarını yönetir.
● İlgili departmanın prosedür ve politikalarını, uygulanan verimlilik projelerine göre günceller.
● Diğer yöneticiler, departman çalışanları ve uygulamalardan etkilenecek olan tüm personel ile bağlantı kurarak iyileştirmenin ilerleyişini denetler.
● Mevcut süreçlerin verimliliğini ve maliyetini değerlendirerek gerektiğinde yeni stratejiler geliştirir.
● Süreç iyileştirme ekiplerini ve dış bağlantıları yönetir.
● Yönetim ve müşteriler için süreç geliştirme ve verimlilik faaliyetleri ile ilgili güncel raporlar hazırlar.
● Sektördeki aktif stratejileri ve kullanılan teknolojileri yakından takip ederek mevcut süreçleri gözden geçirir.

Kurumsal Süreç Yönetiminin 5 Aşaması

Süreç yönetimi kendi içerisinde beş farklı açıdan incelenebilir. Her bir aşama süreç yönetiminin sağlıklı bir şekilde uygulamaya geçirilmesi ve şirketin süreç yönetiminden en fazla fayda sağlayabilmesi için önemli adımlar içerir.

Planlama ve analiz
Süreç yönetiminin gerçekleştirilebilmesi için öncelikli olarak bir şirketteki mevcut süreçlerin ve bu süreçlerin birbiriyle olan ilişkilerinin bilinmesi gerekmektedir. Süreç yönetiminin ilk aşaması olan, planlama ve analiz esnasında şirketin var olan süreçleri detaylı bir biçimde incelenir ve bu süreçlerde görev yapan çalışanların da görüşleri alınarak beklenen çıktılar ve temel performans göstergeleri belirlenir. Şirketteki süreçler için “ne yapılıyor”, “nasıl yapılıyor”, “neden yapılıyor” ve “süreçlerde hangi departman ne tür roller üstleniyor” gibi sorulara cevap aranır.
Planlama ve analiz aşamasındaki adımlala, şirketin halihazırdaki süreçlerinin beklenen sonuçlarla uyumlu olup olmadığının değerlendirilmesi hedeflenir. Bu şekilde süreç yönetimi için gerekli ön bilgiler sağlanır ve geliştirilerek iyileştirilmesi gereken süreçler de tespit edilmiş olur.

Tasarım ve modelleme İkinci aşamada süreç yönetimi için kapsam ve önceliklere karar verilerek, buna uygun tasarım ve modellemeler hazırlanır. Süregelen durum ile olması amaçlanan durum arasındaki farklara odaklanılarak, istenilen sonucu sağlayabilecek değişiklikler ve geliştirmeler planlanır. Hazırlanmış olan tasarımın olabildiğince görsel olması ve zaman planı, görev tanımları, departmanlar arası akış gibi detayları içermesi tercih edilir.
Planlanmış olan değişikliklerin ve geliştirmelerin, sürecin bütününe olan etkilerinin anlaşılabilmesi için süreçle ilgili çeşitli senaryolar değerlendirilir ve aralarından bu senaryolara göre en iyi çözümleri sağlayabilecek olanlar seçilir.

Uygulama
Tasarım ve modelleme aşamasında planlanmış olan değişiklikler, bu aşamada uygulamaya geçirilir. Genellikle yapılan değişikliklerle ilgili olarak, ön geri bildirim alabilmek ve gereken ufak düzenlemeleri hızlı bir şekilde yapabilmek için uygulama önce küçük bir grupla başlar; sonrasında şirketin bütününe adım adım yayılır.
Süreçlere yeni uygulama ve programlar dahil olabilir, bazı kısımlar otomatize edilirken çalışanların iş tanımlarında ve şirket prosedürlerinde de değişiklikler yapılması zorunlu olabilir. Şirket süreçlerinde büyük farklılıklar şayet oluşacak ise, uygulama aşamasının, değişiklik yönetimi stratejileri ile beraber hayat geçirilmesi, çalışanların uyumluluklarına önemli katkılar sağlar.

İzleme ve değerlendirme
Dördüncü aşama olan izleme aşaması ve değerlendirme esnasında, önce uygulamaya geçen değişiklikler gözlemlenir ve veriler toplanır. Daha sonra elde edilen veriler değerlendirilerek etkileri ölçülür ve süreç yönetiminden beklenen çıktılar ile temel performans göstergelerinin örtüşüp örtüşmediği gözlemlenir. Süreçlerde değişikliklerin uygulanması esnasında oluşabilecek duraklamalar, öngörülemeyen durumlar ve yeterli verimliliği sağlayamayan adımlar eğer söz konusu ise onlar da bu aşamada tespit edilir.

Düzeltme, optimizasyon ve iyileştirme
İzleme ve değerlendirme aşamasının sonunda açığa çıkan veriler doğrultusunda, süreç yönetiminde gözlemlenen problemlere bu aşamada çözümler bulunur. Süreç yönetiminin beklenen çıktıları sağlayabilmesi için ise süreçlerde bu çözümlere uygun şekilde değişiklik ve düzenlemeler yapılır.
Şirketler yaşayan birer süreç ve sistemler bütünü olduğu için izleme ve değerlendirme aşaması ile düzeltme, optimizasyon ve iyileştirme aşaması, süreç yönetiminin döngü şeklinde, daima devam eden aşamaları olarak düşünülebilmektedir.