Süreç Yönetimi

29.08.2022 

Süreç Yönetimi

Süreç Yönetimi Nedir?

Süreç yönetiminin ne olduğunu anlamak için süreç diye tabir ettiğimiz şeyin ne olduğunu bilmek gerekir. Süreç, sonucunda bir amaca ulaşırken izlenilen yolların ve geçen zamanın bütününe verilen isimdir. Süreç, rekabet içerisinde olan şirketlerin gelecek vaad etmesi açısından önem taşır. Süreç, şirketlerin kurumsallaşmasında önemli bir rol oynar ve bu yüzden şirketlerin önem verip dikkatli davrandıkları bir dönemdir.

Kısacası kurumsallaşmayı hedefleyen şirketler için kritik bir dönem olarak nitelendirilebilir. Kurumsallaşmak, şirketler için oldukça önemlidir. Kurumsallaşmış şirketlerin süreç aşamasında izleyeceği adımlar daha planlı ve programlı olacağı için onların başarıya ulaşma olasılıkları daha yüksektir.

Süreç yönetiminin iyi olması o işten alınacak sonucun da iyi olacağı anlamına gelmektedir. Bir işin tamamlanması gereken izlenmesi gereken süreçler birbirleri ile bağlantılıdır ve birbirlerini takip etmesi gerekir. Bu sürecin düzenlenmesi bu işlerin daha kolay takip edilebilmesini sağlamaktadır. Fiyat onayı, satın alma prosedürü gibi farklı departmanlara ait olan farklı süreçlerin bağlantılı bir şekilde izlenebiliyor olması şirketler için oldukça önemlidir. İlk olarak, bir işin yönetilebiliyor olabilmesi için o işin ölçülebilmesi yani hesaplanabiliyor olması gereklidir ki bu süreç yönetiminin ana temasını kapsar. Şirketlerin sadece sayısal verilerle yönetilemeyeceği, düzgün bir süreç yönetimi planlanmasının yapılması oldukça önemlidir.

Bir şirkette her vaka için farklı süreç planlamaları yapılsa da ana izlenecek yol temelde bir tane olmalıdır. Vaka çeşidine ve verilerin yoğunluğuna göre temel süreç yönetimi aşamaları şekillendirilmelidir. Çalışanların performansından müşteri memnuniyeti oranlarına kadar tüm veriler dikkatlice takip edilmeli ve buna uygun bir şekilde süreç yönetilmelidir. Süreç yönetiminin önemli unsurlarından biri de adımların ve verilerin raporlanmasıdır. Gerek o vaka hususunda gerekse diğer vakalarda yardımcı olacak bu adım kurumsallaşmış şirketlerde profesyonelliği getiren adımlardan bir tanesidir. Düzenli toplantılar yapmak, bilgilerin raporlanması, kullanılacak olan şemanın doğru belirlenmesi süreç yönetimi boyunca izlenecek önemli adımlardandır.

Süreç Yönetimi Neden Önemlidir?

Kurumsal şirketlerin süreç yönetimi konusuna önem vermesi onları rekabet içerisinde olduğu diğer şirketlerde öne atan özelliklerden biridir. Peki neden? Öncelikli doğru bir süreç yönetmek için doğru planlama gereklidir. Bunu yaparken ise doğru şeyleri kayıt altına alarak önceki adımlarda yapılan hataları kolayca yakalama fırsatınız olacaktır. Gelecek vakalarda işiniz kolaylaşacağı gibi sizi rekabette daha üst bir pozisyona sokacaktır. Mevcut halde bulunan teknolojileri süreç boyunca aşamalara entegre etmek ve buna uygun hale getirmek iş yükü konusunda şirketin üzerindeki yükü hafifletecektir. İşleri planlı ve programlı bir şekilde halletmek için uygulanan süreç yönetimi aynı zamanda şirket içi şeffaflık için de oldukça önemli bir adımdır.

Süreç Yönetimi Nasıl Yapılır?

Şirketlerin süreç yönetimini kendi vakalarına entegre etmeleri için uygulamaları gereken yazılım teknolojileri bulunabilmektedir. Dijitale geçmek, şimdi sadece danışmanlık şirketleri için değil, aynı zamanda kurumsallaşmış tüm şirketler için günümüzde önemli bir adımdır. Süreç yönetimini daha kolay hale getirmek, verileri raporlamak dijitalleşme ile daha kolay bir hale gelmektedir. Örneğin daha önceki vakalarda rapor haline getirdiğiniz verileri topladınız ve elinizde 10 farklı vaka ve buna bağlı olarak 10 farklı veri raporu var. Bu raporları analiz edip bir sonraki projede size en sağlıklı sonucu verecek olan süreç yönetimi bazında geliştirilen özel yazılımlar sayesinde işiniz kolaylaşmış olacaktır. Hatasız veri analizleri ile de rekabet konusunda sizi öne taşıyacaktır.

Süreç Yönetimi Faydaları Nelerdir?

Süreç yönetiminin şirketlere pek çok faydası vardır. Fakat doğru ve akıllıca yollar izlenmiş bir süreç yönetimin faydası çok daha fazla olacaktır. Süreç yönetimini uygulamaya başlayan kurumsal şirketler bu dönemde kendi şirketleri adına oldukça kritik ve önemli kazanımlar elde etmişlerdir. Bir şirket süreç yönetimi dönemi başlattıktan sonra vaka çalışmalarının tamamlanma hızında yaklaşık olarak %90’a kadar daha hızlı sonuca ulaştığı söylenebilir. Bunun dışında, veriler daha hızlı analiz edildiği için, tüm raporlar hazır olduğu için verimlilikte %50’ye kadar bir artış görülür. Süreç yönetimi ve takibi işleri çok daha fazla oranda kolaylaştıracağı için devam eden vakaların sayısı azalacaktır.

Süreç yönetimi sisteminin en önemli özelliklerinden biri şirkete belirli bir düzen, plan ve program sağladığı için şirket karının da artmasına neden olmasıdır. Yani hem şirket düzene binerek bir kar elde ediyor, hem de bu düzenden sağladığı fayda ile başarılı olduğu projelerden kar ediyor. Süreç yönetimi hem verilerde hem de ortamsal olarak gözlemlendiğinde şirkete oldukça önemli artılar sağlayacak bir yönetim biçimidir.

Süreç Yönetimi Aşamaları Nelerdir?

Süreç yönetimi döneminde planlanan durumların daha iyi işlemesi için izlenmesi gereken 7 adet adım vardır. Bunlardan ilki stratejik bir planlama yapmaktır. Gönderilen projeye bağlı kalarak ilgili departmanlarda ekip oluşturarak planlama yapılmalıdır. İkinci adım ise izlenecek yolun ve uyulması gereken prosedürlerin ayrıntılı olarak incelenmesi ve ona göre bir plan yapılmasıdır. Bu süreçte neyin yazılı neyin dijitalde olacağına karar vermek gereklidir. Dijitalde olmasını düşündüğünüz şeyleri oraya aktarmak size vakit kazandıracaktır.

Üçüncü adım ise verilerin toplanması, gerekli olan verilen tutulması ve gereksiz olan verilerin çöpe atılması gereken adımdır. Bu adımdan sonra süreç yönetimi boyunca bu dönemi daha iyi ve verimli hale getirecek yöntemlerin kullanıldığı adımdır. Bir diğer adım ise topladığınız verilerin işe yararlılığını ve kullanılabilirliğini test ettiğiniz adımdır. Bu adımdan sonra harekete geçtiğiniz adım gelir. Yöntemi belirleyip gerekli bulduğunuz testleri yaptıktan sonra yönetim sisteminizi aktif hale getirebilirsiniz. Son ve yedinci adım ise projenizde sürekli olarak iyileştirme yapabilmek için plan yapmanız gerekmektedir. Bu aşamada uyguladığınız tüm yöntemlerin verimliliğini ölçüp gelecek projeler için rapor hazırlayabilirsiniz.

Süreç Yönetim Danışmanlığı Nedir?

Üstlenilmiş olan vakayı en iyi şekilde tamamlayabilmek için doğru bir süreç takibi gereklidir. Stratejik olarak doğru ve verimli olan bir süreç yönetimi veya süreç takibi uygulanmazsa şirketin kar oranları düşüşe geçebilir ya da müşteri memnun kalmayabilir. İşte bunun için şirketler süreç yönetim danışmanlığı almaktadır. Süreç yönetim danışmanlığı ile proje boyunca sonuç odaklı ve verim alınan bir çalışma düzeni hedeflenir. Uygun bir süreç yönetiminin sadece o proje için değil sonraki projelerde de faydalı olacağı tahmin edilmektedir. Hatta iyileştirme düşünülen geçmiş projelerde de oldukça etkili olmuştur. Süreç yönetim danışmanlığı almak, sağlanan veriler ve izlenilen yol ışığında şirkete deneyim kazandırır.

Süreç Yönetim Danışmanlığı Almak Şirketinize Neler Katar?

Bir şirketin üstlenmiş olduğu projeyi en doğru ve müşteriyi en memnun edecek şekilde bitirmiş olması elde edilecek en güzel sonuçlardan biridir. Bunun için de o şirketin süreç takibini doğru bir şekilde yapması gerekir. Tamamen deneyim ve bilgi gerektiren süreç takip sistemi ya da süreç yönetimi, danışmanlık alarak yürütülürse şirket daha profesyonel bir iş çıkarmış olur. Süreç yönetimi bir sistemdir ve doğru uygulandığında şirketlere birçok konuda fayda sağlayacaktır. Süreç yönetimi danışmanlığı şirketinize her şeyden önce vizyon ve profesyonellik katmaktadır. Süreç yönetimi danışmanlığı ile şirketinizde daha verimli ve daha etkili bir yönetim biçimi sağlayabilirsiniz.

Süreç Yöneticisi Ne İş Yapar? Görev ve Sorumlulukları Nelerdir?

Süreç yöneticisi nedir sorusuna cevap verecek iken, pozisyonun görevlerini ve sorumluluklarını açıklamak gerekmektedir. Pozisyonun görevleri ise kısaca, iş süreçlerinin analizini yapmak ve örgütün büyümesi için iyileştirmelerde bulunmak şeklinde özetlenebilir. Detaylı olarak bir süreç yöneticisi ne iş yapar diye araştırıldığı zaman, görev ve sorumlulukları şu şekilde sıralanır:
● Mevcut iş sürecinin analizini yaparak sürecin zorluklarını, risklerini, fırsatlarını ve iyileştirme gereken alanları tespit eder.
● Örgütsel verimliliği artırmak ve iş süreçlerini basitleştirmek için yasal gerekliliklere uygun olarak çözümler geliştirir ve uygular.
● Süreç iyileştirmelerini ve uygulamalarını tanımlayarak detaylı haritalar çıkarır ve iş aşamalarını belgelendirir.
● Örgütsel değişiklik, yeni süreç ihtiyaçları, süreç iyileştirme talepleri gibi durumlarda sorumluları belirleyerek sürecin adımlarını yönetir.
● İlgili departmanın prosedür ve politikalarını, uygulanan verimlilik projelerine göre günceller.
● Diğer yöneticiler, departman çalışanları ve uygulamalardan etkilenecek olan tüm personel ile bağlantı kurarak iyileştirmenin ilerleyişini denetler.
● Mevcut süreçlerin verimliliğini ve maliyetini değerlendirerek gerektiğinde yeni stratejiler geliştirir.
● Süreç iyileştirme ekiplerini ve dış bağlantıları yönetir.
● Yönetim ve müşteriler için süreç geliştirme ve verimlilik faaliyetleri ile ilgili güncel raporlar hazırlar.
● Sektördeki aktif stratejileri ve kullanılan teknolojileri yakından takip ederek mevcut süreçleri gözden geçirir.

Kurumsal Süreç Yönetiminin 5 Aşaması

Süreç yönetimi kendi içerisinde beş farklı açıdan incelenebilir. Her bir aşama süreç yönetiminin sağlıklı bir şekilde uygulamaya geçirilmesi ve şirketin süreç yönetiminden en fazla fayda sağlayabilmesi için önemli adımlar içerir.

Planlama ve analiz
Süreç yönetiminin gerçekleştirilebilmesi için öncelikli olarak bir şirketteki mevcut süreçlerin ve bu süreçlerin birbiriyle olan ilişkilerinin bilinmesi gerekmektedir. Süreç yönetiminin ilk aşaması olan, planlama ve analiz esnasında şirketin var olan süreçleri detaylı bir biçimde incelenir ve bu süreçlerde görev yapan çalışanların da görüşleri alınarak beklenen çıktılar ve temel performans göstergeleri belirlenir. Şirketteki süreçler için “ne yapılıyor”, “nasıl yapılıyor”, “neden yapılıyor” ve “süreçlerde hangi departman ne tür roller üstleniyor” gibi sorulara cevap aranır.
Planlama ve analiz aşamasındaki adımlala, şirketin halihazırdaki süreçlerinin beklenen sonuçlarla uyumlu olup olmadığının değerlendirilmesi hedeflenir. Bu şekilde süreç yönetimi için gerekli ön bilgiler sağlanır ve geliştirilerek iyileştirilmesi gereken süreçler de tespit edilmiş olur.

Tasarım ve modelleme İkinci aşamada süreç yönetimi için kapsam ve önceliklere karar verilerek, buna uygun tasarım ve modellemeler hazırlanır. Süregelen durum ile olması amaçlanan durum arasındaki farklara odaklanılarak, istenilen sonucu sağlayabilecek değişiklikler ve geliştirmeler planlanır. Hazırlanmış olan tasarımın olabildiğince görsel olması ve zaman planı, görev tanımları, departmanlar arası akış gibi detayları içermesi tercih edilir.
Planlanmış olan değişikliklerin ve geliştirmelerin, sürecin bütününe olan etkilerinin anlaşılabilmesi için süreçle ilgili çeşitli senaryolar değerlendirilir ve aralarından bu senaryolara göre en iyi çözümleri sağlayabilecek olanlar seçilir.

Uygulama
Tasarım ve modelleme aşamasında planlanmış olan değişiklikler, bu aşamada uygulamaya geçirilir. Genellikle yapılan değişikliklerle ilgili olarak, ön geri bildirim alabilmek ve gereken ufak düzenlemeleri hızlı bir şekilde yapabilmek için uygulama önce küçük bir grupla başlar; sonrasında şirketin bütününe adım adım yayılır.
Süreçlere yeni uygulama ve programlar dahil olabilir, bazı kısımlar otomatize edilirken çalışanların iş tanımlarında ve şirket prosedürlerinde de değişiklikler yapılması zorunlu olabilir. Şirket süreçlerinde büyük farklılıklar şayet oluşacak ise, uygulama aşamasının, değişiklik yönetimi stratejileri ile beraber hayat geçirilmesi, çalışanların uyumluluklarına önemli katkılar sağlar.

İzleme ve değerlendirme
Dördüncü aşama olan izleme aşaması ve değerlendirme esnasında, önce uygulamaya geçen değişiklikler gözlemlenir ve veriler toplanır. Daha sonra elde edilen veriler değerlendirilerek etkileri ölçülür ve süreç yönetiminden beklenen çıktılar ile temel performans göstergelerinin örtüşüp örtüşmediği gözlemlenir. Süreçlerde değişikliklerin uygulanması esnasında oluşabilecek duraklamalar, öngörülemeyen durumlar ve yeterli verimliliği sağlayamayan adımlar eğer söz konusu ise onlar da bu aşamada tespit edilir.

Düzeltme, optimizasyon ve iyileştirme
İzleme ve değerlendirme aşamasının sonunda açığa çıkan veriler doğrultusunda, süreç yönetiminde gözlemlenen problemlere bu aşamada çözümler bulunur. Süreç yönetiminin beklenen çıktıları sağlayabilmesi için ise süreçlerde bu çözümlere uygun şekilde değişiklik ve düzenlemeler yapılır.
Şirketler yaşayan birer süreç ve sistemler bütünü olduğu için izleme ve değerlendirme aşaması ile düzeltme, optimizasyon ve iyileştirme aşaması, süreç yönetiminin döngü şeklinde, daima devam eden aşamaları olarak düşünülebilmektedir.