Ön Muhasebe Nedir?
Bir şirketin sahip olduğu tüm varlıkların, çek, senet, nakit para, banka hesapları, stokların, müşterilerin, faturaların, alacak ve borçların, çalışanlarına ait maaş, yemek gibi personel masrafların her çeşit verilerinin kayıt altında tutulmasına ön muhasebe adı verilir. Ön muhasebe, işletmenin faaliyetlerini devam ettirebilmesi için gelir gider takibi yaparak şirketin finansal yönetimini gerçekleştirir.
Ön muhasebe, bir işletmenin tüm finansal durumu, varlıkları ve borçları, devlete beyan edilmesi gibi genel muhasebenin doğrudan sorumluluğu altında bulunan bütün işlemlere ait verilerin kaydının tutulup saklanarak genel muhasebe takibini daha kolay hale getirilmesi amacıyla bir tür ön hazırlık evresidir.
Ön muhasebe ile yapılan sınıflandırmalar ve çıkarılan raporlar genel muhasebede dikkate alınarak kullanılır.
Ön Muhasebe Neden Önemlidir?
İşletmeleri ilgilendiren en önemli finansal bilgiler bu kapsamda detaylı şekilde takip edilir. Ön muhasebe kayıtları, bir işletmenin tüm girdi ve çıktılarının belgesi konumundadır. Bir işletme sahibi, şirketine fotokopi makinesi almak istediğinde bile önce finansal durumunu incelemelidir. Bu durumdan dolayı bu alanda bilgisi kuvvetli olan bir işletme sahibinin finansal operasyonları ile ilgili rutin işleri takip ve kontrol etmesi çok daha kolay olur. Bilgisi yeterli bulunmayan işletme sahiplerinin yardımına ise, kullandığı ön muhasebe yazılımı yardım eder. Aksi takdirde işletmeler nakit sıkıntısı yaşayabilir. Bu nedenle işletme sahibinin ihtiyacı olduğu bilgilere anında ulaşabilmesi için ön muhasebesini kendi bünyesinde detaylı bir şekilde takip etmesi gerekir.Ön Muhasebe Nasıl Tutulur?
Bir firmanın ön muhasebesi kendi içerisinde tutulması gerekmektedir. Gündelik verilerin işlenmesi, alacak ve borçların takibi gibi finansal bilgilere ihtiyaç halinde kolaylıkla ulaşabilmesi adına bu bilgilerin düzenli ve eksiksiz olarak kayıt altında bulunması gerekir.Ön muhasebeyi tutarken kullanılabilecek birçok farklı yöntem bulunur:
● Bir ön muhasebe defteri tutmak: Eski ve klasik bir yöntem olarak karşımıza çıkan defter tutma, finansal verilerin ve tüm girdi çıktıların tek tek elle yazılarak not alınması yöntemine denir. Bu yöntemde hem kişinin hata yapma olasılığı fazladır hem de iş yükünü artırarak defter yığınlarında kaybolmanıza yol açar.
● Excel programı kullanarak kayıt tutmak: Muhasebesel verileri işlerken excel tablolarından yararlanmak oldukça sık kullanılan bir yoldur. Ancak bunun için verileri excele doğru bir şekilde iletmek ve iyi bir excel kullanıcısı olmak gerekir. Excel hücrelerinde yapılacak ufak bir hata tüm hesapları tamamen karıştırır duruma getirebilir.
● Bir ön muhasebe programı kullanmak: Defter ve excel gibi nispeten daha fazla içinde risk bulunduran yöntemlere kıyasla bir ön muhasebe yazılımı edinmek, ön muhasebe tutma yöntemleri arasında en garanti şekilde olanıdır.
İster masaüstü ister online olarak kullanılabilen ön muhasebe programları, firmaya ait faturaların, cari hesabın, gelir ve gider kaynaklarının takip edilmesini daha kolay hale getirir.
Ön Muhasebe Elemanı Ne Demek?
Ön muhasebe elemanı, şirketlerin mali kayıtlarını tutan; kasa, çek, banka ya da irsaliye takibi gibi günlük rutin işleri yerine getirilmesini sağlayan, firmaya ait finansal işlemleri muhasebeleştiren, tahsilat işlemleri ile doğrudan ilgilenen ve evrakların düzenlenip dosyalanması, arşivlenmesi gibi görevleri yerine getiren kişilere verilen mesleki unvana verilen isimdir. Muhasebe işlerine yardımcı olan ön muhasebe elemanı unvanına sahip olan kişiler, şirketlerin mali işlerinin zeminlerini kolaylaştırmaları nedeni ile şirketler açısından oldukça büyük önem taşırlar.Ön Muhasebedeki Görevler Nelerdir?
Ön muhasebe sorumlusu ticari işletmelerde çalışır ve işletmelerin işleyişinin en önemli unsurlarından biri olarak karşımıza çıkar. Neredeyse tüm şirketlerde ön muhasebe elemanı yer alır. Ön muhasebe sorumlusu görevleri işletmenin finansal faaliyetlerini sürdürmesini sağladığı için oldukça önemli bir konumdadır. Ön muhasebe kayıtları bize işletmenin sadece güncel durumu hakkında bilgi vermekle kalmaz, aynı zamanda işletmenin ulaşmak istediği amaçlar ve bu amaçlara ulaşmak için izlemesi gereken stratejiler hakkında da bir yol gösterici olur. İşletme yönetimi ön muhasebe sorumlusu tarafından tutulan bütçe kayıtlarına göre gelir ve gider değerlendirmesi düzenler ve buna göre işletme için gerekli bazı kararları alır. Aynı şekilde müşteri ve tedarikçi takibi, stok kontrolü gibi görevler de işletmenin fonksiyonunu devam ettirebilmesi için oldukça önemlidir. Bu yüzden ilgili alanda çalışacak bireyde, bulunması gereken özellikler arasında titiz ve dikkatli çalışma ilk sıralarda bulunur. Ön muhasebe sorumlusunun tuttuğu kayıtlar doğru, güvenilir, eksiksiz ve hızlı ulaşılabilir şekilde olması oldukça önemlidir. Kesinlikle herhangi bir karışıklığa yol açmamalıdır.Ön Muhasebe Tutmanın Avantajları Nelerdir?
Ön muhasebe işlemlerinin birçok açııdan avantajı bulunur. Ön muhasebe tutmanın başlıca avantajları şunlardır:● Oluşumun her türlü fatura işlemi titizlikle incelenir, değerlendirildiğinde daha büyük olumsuzluklara yol açabilecek durumlar kısa sürede engellenir.
● Oluşumun sahip olduğu nakit para ve likidite güncel olarak düzenlenir, buna göre ödemeler, alacaklar programlanır.
● Ürünlerin stok takibi periyodik olacak şekilde yapılır ve satın alımlar planlanır.
● Geciktirildiğinde yasal yaptırımlara neden olabilecek vergi gibi ödemeler takip edilir ve tarihi gelmeden ödenir.
Ön Muhasebenin Muhasebeden Farkı Nedir?
Ön muhasebe şirketiniz için her türlü detayın kayıt altına alınmasıysa genel muhasebe de bu bilgilerin toplanıp değerlendirilmesi ve düzenlenmesi anlamına gelir. Bu, iyi bir ön muhasebe daha sonra yapılacak genel muhasebe işlerini oldukça kolaylaştıracak anlamına gelmektedir. Bunun yanında genel muhasebe ve ön muhasebe farkı dendiğinde akla gelen en temel şeylerden biri de devlete olan beyan kısmıdır. Genel muhasebe ile toplanmış bütün veriler, kazançlar ve giderler vergilerinin hesaplanması için devlet kurumlarına arz edilir.En İyi Ön Muhasebe Programı Nasıl Seçilir?
Firmanın ihtiyaçlarına ve iş yüküne göre bir ön muhasebe programı seçilmelidir. Orta ölçekli işletmeler ve küçük ölçekli işletmeler kendi büyüklüklerine ve ihtiyaçlarına göre ön muhasebe firmaları seçmelidir. Firma, ön muhasebe programı seçme noktasında mutlaka muhasebecisinden yardım almalıdır.Ön muhasebe programının kullanıcı dostu bir ara yüze sahip olması tercih edilmesi noktasında avantaj sağlayacaktır. Anlaşılır ve kolay bir program kullanan bir kişi hem işini kolaylaştırmış olur hem de zamanını verimli kullanmış olur. Ön muhasebe programının e- belge entegrasyonuna sahip olması işletmelerin yeni sisteme geçmesini oldukça kolaylaştırır. Eski sistemde kalan tüm bilgiler yeni sisteme entegre edilir ve faturalar internet üzerinden gönderilmeye başlar. Ön muhasebe programlarının maliyetlerinin karşılanabilir olması da ön muhasebe programı seçerken dikkat edilmesi gereken kriterler arasındadır. Bununla birlikte ön muhasebe programlarının tablet ve telefon gibi bütün elektronik cihazlarla uyumlu olması gerekir.
