Asenkron Çalışma

Uzaktan Çalışmanın Seviyeleri Nelerdir?

21. yüzyılın gelişmiş teknolojisi ve altyapısı nedeniyle, birçok unsur ve husus değişime uğramış veya uğrama sürecine girmiştir. Daima dinamik bir yapıya sahip olmasıyla öne çıkan söz konusu günümüz, birçok alana etki etmenin yanı sıra bahsi geçen alanlara yeni bakış açıları getirmiştir. Söz konusu alanlardan biri de çalışma alanıdır. Çalışma eylemi geçmişten günümüze, işgücü ve yüz yüze iletişim gerektiren bir kavram olarak ortaya çıkmıştır. Fakat daha önce bahsi geçen gelişmiş teknolojiler bu dönemin kapanmasına ve işgücünde tasarruf yapılmasına yol açmıştır. Peki, yüz yüze iletişim döneminin zorunlu görüldüğü süreci kapayan sistemin adı nedir?

Yüz yüze iletişimin zorunluluğuna uzaktan çalışma sistemi son vermiştir. Peki, uzaktan çalışma sistemi nedir? Uzaktan çalışma sistemi, kurum ya da kuruluşlarda istihdam edilmiş kişilerin tamamının belirli bir miktarda veya tamamen esnek bir yapıya sahip olan bir işyeri düzenlemesiyle iş yerlerine git gel yapmamaları olarak tanımlanmaktadır. Kökleri 1970 yıllarına dayanmakta olan söz konusu sistem, 21.yüzyılda tamamen gelişerek Wi-Fi donanımlı; bilgisayar, tablet ve akıllı telefonlar aracılığı ile uygulamaya geçmiştir. Durağan bir sistem olarak algılanmasının aksine uzaktan çalışma, kendi içerisinde birçok dönüm noktasına sahip olan bir sistem olarak bilinmektedir. Söz konusu dönüm noktalarından bir de COVID-19 pandemisidir. Kurum ya da kuruluşların kısa bir süreç içerisinde uzaktan çalışma sistemlerine uyum sağlamalarını zorunlu kılan söz konusu pandemi sayesinde bahsi geçen sistem kendini bir ‘dönem kapatıcı’ olarak gözler önüne sermiş ve ilgi odağı haline gelmiştir. Söz konusu ilgiyi çoğunlukla kurum veya kuruluşlardan almakta olan uzaktan çalışma sistemi, uygulama aşamasında çeşitli seviyelerini gözler önüne sermektedir. WordPress’in kurucusu Matt Mullenweg tarafından oluşturulmuş uzaktan çalışma seviyeleri, aşağıda belirtilmiş ve açıklanmışlardır.

• Kasıtsız Eylem= Birinci seviye olarak bilinen kasıtsız eylem seviyesi, ihtiyaç duyulan alt yapının bulunmadığı seviyedir. Çalışanların ‘belirli’ günlerde ofise gelimini talep ederken aynı zamanda çalışanlarına evden çalışabilme fırsatını da sunmaktadır.

• Online Ofisi Tekrar Yaratma= Pandemi süreci öncesinde kullanılan kasıtsız eylem seviyesinin aksine altyapı oluşumunun yapıldığı online ofisi yaratma seviyesi, süreçleri kopyalanması ve uzaktan kontrol edilmesi olarak tanımlanmaktadır.

• Ortama Uyum Sağlama= Uzaktan çalışma sistemine alışma sürecinin başarılması sonucu faydalanma sürecinin yürütüldüğü seviye olan ortama uyum sağlama, yeni yaklaşımları ve odak noktaları geliştirmektedir.

• Asenkron İletişim= Eş zamansız iletişim olarak bilinen asenkron iletişim sisteminin kullanımı ile önce çıkan bu seviye, kurum ya da kuruluşların verime ulaşmalarını esneklikler ile sağlamaktadır. Söz konusu durumun nedeni ise McKinsey’in anketinden hareketle akışın öneminin büyük oluşunun keşfedilmesidir.

• Nirvana= Kurum ya da kuruluşların işlerinin büyümesini sağlayan nirvana seviyesi, Mullenweg’in deyimiyle kurumların bünyesindeki ekiplerin nirvanaya ulaşması anlamına gelmektedir. Söz konusu süreçte uzaktan çalışma kavramı tamamen öğrenilmiş ve uygulanmıştır.

Mullenweg’ in açıklamaları ile belirtilen seviyelerden hareketle, kurum ya da kuruluşların uzaktan çalışma hususunda maksimum seviyeye erişmeleri için belirli bir süreçten geçmeleri gerektiği görülmektedir. Bu nedenle bahsi geçen sürecin seviyeleri büyük bir önem arz etmektedir.

Asenkron Çalışma Nedir?

Çağın gelişen teknolojiye entegre olması sonucu ortaya çıkan asenkron çalışma, kurum ya da kuruluşların bünyesinde bulunan tüm çalışanların aynı anda online olmalarını gerektirmeyen bir çalışma düzeni anlamına gelmektedir. Verim odaklı oluşuyla göz önüne çıkan asenkron çalışma düzeni, çalışanların eş zamanlı çalışması gerektiği normuna karşı çıkarak üretkenliği baz almaktadır. Bu nedenle asenkron çalışmayı, çalışanların özerk bir biçimde çalışması olarak akıllara kodlamak yerinde bir karar olmaktadır. İş yeri normlarına karşı gelen söz konusu hususları nedeniyle, birçok kişi veya kurum tarafından yeterliliği sorgulanan asenkron çalışma, birçok sorunun ana başlığı haline gelmiştir. Söz konusu sorulardan biri de eş zamanlılığın sağlanmadığı durumlarda nasıl iş birliği kurulacağıdır. Bu sorunun cevabının kurumsal yapıda olduğunun altını çizen asenkron çalışma, kurumların uygun bir yapıya sahip olması halinde oldukça yenilikçi ve geliştirici bir düzendir.

Asenkron ve Senkron Çalışma Arasındaki Fark Nedir?

Asenkron ve senkron çalışma düzenleri arasında bulunan farkların ne olduğuna gelmeden önce asenkron ve senkron çalışma düzenlerinin tanımlarına göz atmak gerekmektedir. Asenkron çalışma düzeni, bir kurum ya da kuruluşta istihdam edilmiş çalışanların eş zamansız çalışmaları olarak tanımlanmaktadır. Eş zamansızlığı ile önce çıkmakta olan asenkron çalışma, verim odaklı bir sistemdir. Söz konusu sistemin aksine senkron çalışma düzeni, iletişim bazlı olan ve istihdam edilmiş kişilerin eş zamansızlığı nedeniyle sürecin aksamasıyla yüzleşen bir sistem olarak tanımlanmaktadır. Peki, tanımları yapılan söz konusu çalışma türlerinin aralarındaki farklar nelerdir?

• Asenkron çalışma, kurum ya da kuruluşların yürütmekte oldukları işleri senkronizelikten ayırmakta ve üretim odaklı ilerlerken senkronize çalışma yalnızca iletişim aracılığıyla ilerlemektedir.

• Asenkron çalışma düzeninde istihdam edilmiş çalışanların aynı anda online olmaları zorunlu değildir. Fakat, senkron çalışma düzeni söz konusu çalışanlara belirli çalışma saatleri sunmakta ve mevzu bahis saatlere uyulmasını beklemektedir.

• Asenkron çalışma düzeni yalnızca uzaktan çalışma sistemine geçiş yapmış kurum ya da kuruluşlar kullanabilmektedir. Senkron çalışma düzeninde bahsi geçen durum söz konusu değildir.

• Asenkron çalışma düzeni esnek yapısıyla çalışanları motive etmekteyken senkron çalışma düzeni söz konusu esnekliğe sahip değildir.

Yukarıda belirtilen farklardan hareketle, senkron ve asenkron çalışma düzenlerinin temel olarak farklılıklara sahip oldukları görülmektedir.

Asenkron Çalışmanın Faydaları Nelerdir?

Kurum ya da kuruluşlarda istihdam edilmiş çalışanların verimlerine ulaşmalarını esnek bir yapıyla sağlamakta olan asenkron çalışma düzeni, birçok faydayı da beraberinde getirmektedir. Söz konusu faydalar, kurum ya da kuruluşların başarı yolunda ilerlemelerini ve gelişmelerini sağlamaktadır. Bahsi geçen faydalar aşağıda belirtilmiş ve açıklanmıştır.

• Kurum ya da kuruluşların çalışanlara karşı tutumunun pozitif açıdan esnemesi
Zamanla uyumsuz bir biçimde işlemekte olan kurum ya da kuruluşlar birçok çalışan tarafında demotive edici bulunmaktadır. Bu nedenle asenkron sisteminin getirdiği esneklik, çalışanları motive etmekle kalmayıp aynı zamanda onları teşvik etmektedir.

• Kurum ya da kuruluşların süreçlerinde çeşitliliğin gelişmesi
Esnek yapısıyla düşünce özgürlüğüne de izin vermekte olan asenkron çalışma düzeni, istihdam edilmiş çalışanların fikirlerini göz önüne çıkararak süreçlerin çeşitli unsurlarla geliştirilmesini sağlamaktadır.

• Uzun soluklu konsantrasyon ve verimlilik sağlaması
Kurum ya da kuruluşlarda istihdam edilmiş çalışanlardan ani yanıt beklentisine girilmemesi halinde söz konusu çalışanlar azalmış stres seviyeleriyle daha kolay konsantre olabilmekte ve böylece verimli çalışabilmektedir.

Yukarıda bahsedilen faydalar üzerine düşünüldüğünde, kurum ya da kuruluşların varlıklarını devam ettirmeleri ve başarılı bir geleceğe sahip olmaları için asenkron çalışma düzenine başvurmaları gerektiği sonucuna varılmaktadır.

Asenkron Çalışmaya Yönelik İpuçları Nelerdir?

Asenkron çalışma düzeninin faydalarından haberdar olan ve söz konusu düzeni yapısına katmayı planlayan kurum ya da kuruluşların, bu süreçte yerine getirmeleri gereken belli başlı hususlar bulunmaktadır. Söz konusu hususlar adına verilen ipuçları ise kurum ya da kuruluşlar için büyük bir önem arz etmektedir. Bahsi geçen ipuçlarına aşağıda yer verilmiş ve açıklığa getirilmiştir.

• E-posta iletişimi gibi gizlilik sahibi yollar yerine ihtiyacı olan kişilerin tamamı tarafından görüntülenebilen bir iletişim şekli oluşturulmalıdır.
• Toplantı oluşturulan aşamalarda söz konusu toplantıların gerekliliğine karar verilmeli ve gereksiz görülen toplantılar iptal edilip yerine çeşitli aktiviteler planlanmalıdır.
• Kurum ya da kuruluşlarda bulunmakta olan yetkililer ve liderlerin yardımı alınarak süreç boyunca ilerlenmelidir.
• Acil bir iletişim sağlanması gereken durumlara istinaden özel ortamlar oluşturulmalıdır.
• Asenkron çalışma sisteminin algısına kapılıp iletişim ikinci plana atılmamalıdır.

Yukarıda belirtilen ipuçlarından hareketle, kurum ya da kuruluşların asenkron çalışmaya geçiş süreçlerinde yapısal birkaç değişiklikten geçmeleri gerektiği gözlemlenmektedir. Yalnız bu şekilde belirlenen hedeflere ulaşım sağlanabilmektedir.