İthalat ve İhracat Departmanı Nedir?
Ticaret sektörünün büyümesi ve globalleşmesiyle ithalat ve ihracat departmanı ve ilgili iş kolları açılmıştır. İthalat ve ihracat departmanı, uluslararası ticaret faaliyetlerini gerçekleştirmek için düzenli planları ve grafikleri çıkartan, ürün alım satımlarında yurtdışıyla gerekli bağlantıları kuran ve işletmeye genel olarak çizelgeleri ulaştıran kişilerden oluşur. Yurtdışıyla sürekli bağlantısı bulunan departman tüm ürün ve müşteri takipleri görevlerini üstlenir. İthalat kısmında yurtdışı bağlantısıyla gerekli sözleşme ve ürün fiyatlandırmasını konuşarak gerekli ödemenin kontrolüyle ilgilenir. Satın alınacak ürünün finansal takibini ve yurtdışı firmasıyla gerekli görüşmeleri düzenler. Departmanın ihracat kısmı ise şirketin elindeki ürünün yurt dışında satımı ile ilgili elementlerde görev alır. İhracat departmanında yer alan kişiler ürün fiyatlandırmasını yapıp yurt dışındaki bağlantılardan gelen ödemeleri kontrol eder.
Genel hatlarıyla ithalat ve ihracat departmanının şirketin uluslararası kısmından sorumlu olduğu söylenebilir. Bu departmanda küresel hareketler daima takip edilmekte ve dış ticaret gelişmelerine göre gerekli stratejik kararlar için çalışmalar yapılmaktadır. İthalat ve ihracat departmanı, küresel rekabet doğrultusunda işletmenin öne çıkması için en yararlı seçenekleri sunar.
İhracat Departmanı Nasıl Kurulur?
Her departman gibi ihracat departmanının da belirli planlamalar doğrultusunda kurulması gerekmektedir. İhracat gibi yurt dışı ve dünya odaklı bir departmanda nitelikli, sektörü bilen ve dış ticaret kapsamında güncelliğe hâkim personelleriniz olması iyi bir başlangıç olacaktır. İhracat departmanında çalışacak kişilerin dış ticaret ile ilgili tecrübeleri olması büyük bir avantaj olsa da deneyimi olmayan personellerin de bu konuda hızlı öğrenebilecekleri birçok faktör bulunmaktadır. Dolayısıyla tecrübe değil de globalliğe yatkınlık göz önünde bulundurulmalıdır. Bunun dışında ihracat departmanı kısmında önemli olan diğer etken personel sayısıdır. Ürün takibi, ödeme kontrolleri, gümrük düzenlemeleri, pazarlama ve yöntemler kapsamında birçok konuya yetişebilmesi için bir yöneticiye bağlı olarak çalışacak birkaç dış ticaret personeline ihtiyaç vardır. Nitelikli personellerin doğru iş bölümü ile birlikte çalıştığı ihracat departmanıyla şirketinizin dış ticaret imajı yükselir ve rekabet faktöründe globalde öne çıkan bir işletme haline gelir.
Elbette iş bölümü eşit ve ayrı şekilde yapılmalıdır fakat genel olarak ekip birbiriyle uyum halinde çalışarak ortak projeler de yönetebilmelidir. Bu hususta iş planlamasının doğru yapılması büyük önem taşımaktadır. Ekibin yöneticisinin kendisine personellerini yakından takip etmesi ve olası problemlerle başa çıkabilmesi gerekmektedir. Bu kapsamda yöneticinin sektörde uzun yıllar tecrübesi olması işinizi kolaylaştıracaktır. Yönetici dışında ekibin de kendi içinde birbirinden yardım alması başarılı projelere imza atmanın ilk aşamalarından biridir. Dış ticaret aslında bir bütün ve parçalarından oluşur, dolayısıyla ihracat departmanının da parçaları birleştiren bir bütün halinde çalışması önemlidir.
İthalat ve İhracat Departmanı Kimlerden Oluşur?
İthalat ve ihracat departmanı dış ticaret hakkında bilgisi olan, globali güncel olarak takip eden, yurtdışı bağlantılarını güçlendirecek bireyler olmalıdır. Bu bireyler iş için özenle seçilmeli ve iş gruplarına doğru şekilde yerleştirilmelidir. Söz konusu iş kolları birkaç gruptan oluşmakta olup ekibi tamamlayan yapboz parçaları olarak görev alır.
İthalat ve ihracat departmanında yer alan personeller; ithalat ve ihracat sorumlusu, operasyon uzmanı, operasyon elemanı, uzman yardımcısı, müdür, direktör ve şeflerden olarak sıralanabilir. Bu personeller, projeleri iş bölümleri doğrultusunda tamamlayarak bir ekip oluşturur. İthalat ve ihracat departmanı dediğimiz departman da bu personellerin bir bütünü olarak karşımıza çıkmaktadır.
İthalat ve İhracat Departmanı Personellerinin Görev Tanımları Nelerdir?
İthalat ve ihracat departmanında çalışan personeller birçok görevde yer alabilmektedirler. İş gruplarına göre üstlenen görevler farklılık gösterebilse de dış ticaret kapsamında genel hatlarla dış ticaret faaliyetleri yürütülür. Bu departman kapsamında çalışan personellerin görevleri ve görevleri şekildeki gibidir:
● İthalat-İhracat Sorumlusu: Bu personel ithalat ve ihracat operasyonlarının gerçekleşebilmesi için gerekli sözleşmeleri hazırlamakla ve ilgili evrakları toplamakla görevlidir. Genel olarak operasyonu takip etmeli ve yetkinliği kapsamındaki herhangi bir sorunla ilgilenebilmelidir. Bu kişinin yabancı dil seviyesinin iyi olması ve müşterilerle iletişimde bulunabilmesi gerekmektedir. İşletme kanallarını etkin kullanabilmek için dış ticaret düzenlemelerinden haberdar olmalıdır.
● Operasyon Uzmanı: Operasyon uzmanının birincil görevi ürünün dışa ya da şirkete ulaşımı kısmında yakın takip yapabilmektir. İthalat kapsamında ithal edilen ürünün yurt dışında çıkış yaptığı andan şirket eline geçişine kadarki süreci takip edip pürüzleri gidermekle görevlidir. Eğer operasyon uzmanı ihracat sorumlusu ise ürünün müşteriye ulaşma süreciyle yakından ilgilenmelidir. Destek elemanlarıyla birlikte ürün ulaşım ve alım sürecini yönetmelidir. Operasyon uzmanı analitik bakış açısına sahip olmalı ve planlama, iletişim becerileri gelişmiş kişiler olmalıdır.
● Operasyon Elemanı: Operasyon elemanı operasyon uzmanına bağlı olarak çalışır. İşlerin yürütülmesi için genelde sahada görev alan ve müşteri ile direkt bağlantılı kişilerdir.
● Uzman Yardımcısı: Uzman yardımcısı işin araştırma, inceleme ve hazırlık kısımlarında yer alan personellerdir. Yaptığı incelemeler ve analizler sonucu gerekli bilgileri üstlerine aktarıp rapor çıkartmakla görevlidir. Gerektiğinde uzmanı temsil eden uzman yardımcıları her departmanda yer alabilirler.
● Müdür: İthalat ve ihracat kapsamında müdürler, dış ticaret faaliyetleri ve şirketin lojistik sürecinin pürüzsüz ilerlemesi görevini üstlenirler. İthalat İhracat müdürü uluslararası bağlantıları kurarak müşterilerle iletişime geçer. Yöneticiler ve personeller arasındaki iletişimi ve ekip düzenini sağlamakla da görevli olan müdürler, dış ticaretle ilgili tüm işlerin takibini yapabilmelidir.
● Direktör: Direktör, departmanı genel olarak idare edip ekip arasındaki dinamiği yönetmekle görevlidir. Plan ve araştırmalar yapan direktörler her departmanda görev alabilmektedir.
● Şef: Personel şefi olarak adlandırılan şefler, genel olarak personellerin dosyalarıyla ve haklarıyla ilgilenirler. Yasal süreç ve özlük hakları kapsamında düzenlemeleri yapan şefler departmanın disiplinli ve sağlıklı işler gerçekleştirdiğin emin olmak için vardır.
Nasıl İthalat İhracat Departmanı Çalışanı Olunur?
Üniversitelerin ilgili bölümlerinden mezun olduğunuz takdirde kariyerinize ithalat ihracat departmanlarında başlayabilirsiniz. Genel olarak Uluslararası Ticaret bölümü okuyan bireyler bu departmanda birçok iş grubunda görev alabilmektedirler. Bunun dışında işletme, uluslararası ilişkiler, dış ticaret ve iktisat bölümlerinden mezun kişiler de ithalat ihracat departmanlarında işe başlayabilirler. Araştırmalar sonucu bu bölümlerden mezun olan kişilerin %55’inin ithalat ihracat işlerinde çalıştığı görülmüştür.
İthalat ve İhracat Departmanlarında Maaş Skalası Nasıldır?
İthalat ve ihracat departmanında maaşlar personele ve görevlerine göre değişiklik gösterebilmektedir. Departman sorumlu maaşları asgari ücretten 15.550 TL’ye kadar çıkabilirken bazı pozisyonlarda bu miktar daha da artabilmektedir. Genel olarak maaşların ortalama 7 bin TL’den başlayıp 20 bin TL’ye kadar arttığı görülebilmektedir.
