KPI Belirlenirken Nelere Dikkat Edilmelidir?

KPI Nedir?

KPI; Şirketlerin, kurumların, kuruluşların, işyerlerinin, kişilerin veya projelerin performanslarının stratejik amaç ve hedefleriyle ne kadar uyumlu olduğunu ölçmeye yarayan bir sistemdir. Bu nedenle özellikle firma ve kuruluşlar için oldukça önemlidir.

İyi tasarlanmış bir KPI, şirketlerin ve kişilerin mevcut performans verilerinin yanı sıra şirket veya kişilerin hedeflediği noktada olup olmadığı ve bu noktaya ulaşıp ulaşamayacağı konusunda net veriler sunar. Bu sayede şirketler gelecek haritalarını daha iyi şekilde analiz ederek kurumsal karar değişikliği veya geliştirmelerine yönelebilirler. Bundan dolayı KPI, şirketlerin ve bireylerin belirlenen hedefe ulaşabilmeleri için son derece gereklidir ve gelecek planlarının daha net anlaşılmasını sağlar.

KPI Açılımı Nedir?

KPI dilimizde Temel Performans Göstergeleri anlamına gelir. Şirket ve kuruluşlar için oldukça önemli bir kavram olarak bulunan KPI, çalışma performansını ve amaç ve hedef doğrultusundaki şirket ilerleyişini tanımlar. Kurumsal ve bireysel hedefleri belirlemeye, buna bağlı olacak şekilde performans değerlendirmeye yarar. Bunun sağlanması adına KPI'nin en doğru şekilde yönetilmesi ve kullanılması gerekir.

KPI Kullanım Amacı Nedir?

KPI iş dünyasında amaçlara verilen bir isim olarak düşünülebilir. Bu amaçların açık ve net bir biçimde ortaya konulmasıyla iş yaşamında büyüme ve gelişme sağlanır. KPI yöneticilerin ekiplerine veya çalışanlarına göstermiş olduğui bir baskı değildir. Aksine ekip olarak çalışmayı ve işi sistemli ve takibi kolay hale getirmeyi hedefler. İşini geliştirmek ve bulunduğu sektörde doğru adımlar atmak isteyen yöneticilerin tercihidir. Pek çok fazla insan kaynakları departmanı da yöneticilerle iletişimde kalarak KPI’ler uygular. Bu sayede hem çalışanların verimliliğini hem işin aksamadan ilerlemesini hem de maksimum kar sağlanmasını amaçlar.

KPI Nasıl Belirlenir?

KPI (Anahtar Performans Göstergeleri) şirket, holdingler grubu, pozisyonlar, departmanlar, çalışanlar ve süreçlerle ilgili olarak karşımıza çıkabilir. Anahtar performans göstergesi bütün bu yapı ve konuların performanslarının ölçülmesi demektir. Birlikte çalıştığımız iş ortaklarımız farklı nedenlerle bize ulaşabilirler. Bunlardan birkaç örnek vermek gerekirse;
● Çalışanlarımızın bireysel performansını ölçmek istiyoruz.
● Çalışanların performansını ölçüp prim sistemine bağlamak istiyoruz.
● Çalışanlarımızı takdir ve ödüllendirme mekanizmasına bağlamak istiyoruz.
Beklenenin üstünde performans gösteren çalışanlar olabilir. Daha görece meydanda performans gösteren çalışanlar olabilir. Bunları birbirinden ayırmak, en azından beklentileri aşan kendinden bir şey kata çalışanları takdir ve ödüllendirmek adına çeşitli mekanizmalar bulunur. Bu konular senelerdir şirketlerin gündeminde bulunan konulardır.

İçeride yürüyen süreçlerin de oto kontrolünü sağlamak adına şirketlerin amaçlarından biri olabilir. Bu örnekler çoğaltılabilir olsa da, temel motivasyon şirketlerin stratejik hedeflerine ulaşması olmalıdır. Sonuçta, şirketlerin özel veya kamu fark etmeksizin belirli hedefleri bulunur. Bütçe yaparlar, stratejik planlama yaparlar, uzun/orta/kısa vadeli amaç belirleyerek nereye ulaşmak istediklerini planlarlar.

Şirketler sadece binalardan oluşmuyor. Şirketleri hedefine ulaşmasını sağlayan öğe çalışanlardır. Teknoloji ne kadar gelişmiş olsa da insanlar hep şirketlerde olacaktır. İşletmeler hedefine koşarken insanların performansını geliştirmek için KPI’a ihtiyaç duyarlar.

KPI’lar kesinlikle ölçmek ve “cezalandırmak” şeklinde düşünülmemelidir. KPI’da iyi olan performanslar takdir edilmeli ve gelişim alanları belirlenip buna göre yardımcı olunmalıdır.

KPI, şirketlerin bireysel performans süreçlerinde doğru şekilde göstergeleri kullanmak adına belirlediği bazı göstergelerdir. Bu doğrultuda şirketler; daha adil bir yaklaşım sergilemek, motivasyonu arttırmak ve takdir ve ödüllendirme sistemini uygulamak için bu konuda danışmanlık almak isterler.

KPI Belirleme Süreçleri Nasıl İlerlemektedir?

Şirketler KPI belirlerken markalarına uygun birtakım belirli özellikler taşımasını isteyebilirler, ancak genel olarak kabul gören en önemli özellikler şu şekildedir:
● Gerçekçi olması: KPI yani firma hedefleri oluşturulurken gerçekçi rakamlara veya gerekçelere dayandırılması kesinlikle gerekir. Aksi durumda gerçeklikten uzak bir hedef, çalışanın motivasyonunu düşürdüğü gibi yeni hedeflere odaklanmasını da zorlaştırır. Hedef belirlerken bir önceki seneye göre ve personel sayısı gibi diğer parametreleri göz önüne alarak gerçekleşme olasılığı daha fazla bir KPI belirlenmelidir.
● Ölçülebilir olması: Bir hedef koyarken sonunda o hedefin rakamsal olarak ölçülememesi durumu, performans değerlendirmesi yapılamayacağını gösterir. Bu da gereksiz zaman kaybı meydana getirir. Bu nedenle KPI ve hedefler sayısal olarak ifade edilmelidir. Örnek olarak; bu sene personellerin niteliklerini arttırmak için maksimum 2 adet uzmanlık eğitimi almak gibi bir hedef belirlersek eğitim için belirlenen sayıya göre ölçümleme sağlayabiliriz.
● Doğru zamanlama: Bir hedefin belirli bir zaman aralığında olması oldukça önemlidir. Belirli bir termin süresi konması durumunda hedefin performansı ölçülebilir. Bir sene boyunca müşteri memnuniyetini %96’nın üzerinde tutmak gibi bir KPI belirlendiğinde sürenin ne kadar önemli olduğunu anlayabiliriz.
● Amacı belirli: Birimler için belirlenen amaçların belli bir nedeni ve anlamı olmalıdır. Bu amaç doğrultusunda çalışanlar daha motive olabilmektedir. Çünkü kendisi ile alakalı olmadığını düşündüğü bir KPI veya amaç için personelin o KPI veya hedefe odaklanması oldukça zordur. Örnek vermek gerekirse pazarlama birimi için müşteri sayısını %10 arttırma hedefi, pazarlama birimini bir amaca yönlendirir ve hedefi gerçekleştirebilmek için çabalamasını destekler.
● Ulaşılabilir olması: Bir KPI belirlerken ulaşılamaz bir hedef tercih etmek, o KPI için çalışanların "Zaten yapamayız." karamsarlığına kapılmasına ve daha başlamadan pes etmesine neden olmaktadır. Örneğin üretimin %40 artması gibi bir amaç konduğunda personel sayısı ve üretim ekipmanı aynıysa bu sayıya ulaşılabilmesi oldukça zordur. Bunu daha gerçekçi bir seviyeye çıkartmak çok daha mantıklı olacaktır.

KPI Örnekleri

Farklı sektörlerde kullanılan bu yöntem ile işletmenizde kazancınızı oldukça yükseltebilir ve işinizi hızla büyütebilirsiniz. KPI örnekleri farklı işletmeler için farklı farklı avantajlar sunar.

● Finansal KPI Örnekleri: Bilanço, gelir-gider tabloları, brüt kar marjı, operasyonel nakit akışı, finans tabloları, finansal KPI örnekleri arasında bulunur. Fakat gelir başlı başına bir KPI olarak görülmemelidir. Kardan maliyetinizi çıkararak işinizden kazanç sağlayıp sağlamayacağınızı görebilirsiniz. Bunu düzenli aralıklarla ölçerek durumunuzu tahlil etmelisiniz.
● Satış Odaklı KPI Örnekleri: Satış takibi için harcanan zaman, satış raporları, tahsilat raporları, yeni müşteri oranı, toplam satış hacmi ve satış döngüsü uzunluğu birer satış KPI örneği olarak karşımıza çıkmaktadır. Aylık olacak şekilde satış hacmini hesaplamak ve satış döngünüzü faaliyet gösterdiğiniz sektöre göre düzenleyerek bu örneği uygulayabilirsiniz. Metrik bazlı satış oranlarınıza bakarak kazancınızın nereden yani hangi demografik gruptan geldiğini belirleyerek burada ilerleyebilirsiniz.

● Pazarlama KPI Örnekleri: Potansiyel müşteri sayısı, web sitesi trafiği, blog yazıları, anahtar kelimeler pazarlama KPI örnekleri arasında bulunur. En fazla dile getirilen trafik örneğidir. Örnek olarak online satış siteniz varsa bu sitedeki etkileşim ve trafiğe bakarak yolunuzu belirleyebilirsiniz. Sitede geçirilen sürenin takibi de yine faydalı bir KPI örneğidir. Müşteri odaklı KPI örneklerinden de bahsetmezsek olmaz. Müşterilerinizin sizi tercih ederken yaşadıkları vazgeçme oranlarının takip edilmesi müşteri kaybını azaltan bir KPI örneğidir. İlk temas çözümü dediğimiz örnek sayesinde şirkete aynı sorundan ulaşan müşteriler tespit edilebilir. Bu sorun çözüme ulaştırılarak ciddi bir aşama kaydedilebilir.

● İnsan Kaynakları KPI Örnekleri: Çalışan memnuniyet oranı, çalışan sirkülasyon oranı, çalışan başına düşen eğitim saati, özlük hakları maliyetleri gibi hususlar insan kaynakları KPI örnekleri arasında bulunur. Bu örnekler de işinizi ilerletmede büyük yarar sağlamaktadır. Çalışanların memnuniyet oranları çalışanlara verilen eğitimler ve bu eğitimlerin verimliliği düzenli şekilde takip edilmelidir. Bu uzun vadede işin gelişmesine ve büyümesine önemli ölçüde katkı sağlar.

KPI Analizi Nedir?

KPI (Key Performance Indicator) analizi, bir işletmenin veya organizasyonun başarısını ölçmek için kullanılan bir yöntemdir. KPI'lar, organizasyonun belirlediği hedefleri ve stratejik amaçlarını ölçmek için kullanılır ve genellikle belirli bir süre içinde gerçekleştirilmesi gereken ölçülebilir ve izlenebilir hedeflerdir.

KPI analizi, organizasyonun iş performansını anlamak ve yönetmek için kullanılan bir araçtır. Bu analiz yöntemi, işletmenin karlılığı, verimliliği, müşteri memnuniyeti, çalışan performansı ve diğer kritik alanlardaki performansını ölçmek için kullanılabilir. KPI'lar, organizasyonun başarısını ölçmek için kullanıldığından, belirli bir KPI'nın ne zaman başarıldığını veya başarısız olduğunu bilmek, organizasyonun stratejik amaçlarına ulaşmak için alınacak önlemler hakkında fikir sahibi olmanıza yardımcı olur.

KPI analizi, belirli bir süre içinde gerçekleştirilmesi gereken hedefleri ölçmek için belirli bir takım araçlar kullanır. Örneğin, bir işletmenin karlılığını ölçmek için, belirli bir dönemde elde edilen gelir ve giderlerin karşılaştırılması yapılabilir. Benzer şekilde, müşteri memnuniyetini ölçmek için, müşteri geri bildirimleri ve anketleri kullanılabilir.

KPI analizi, organizasyonun başarısını ölçmek için kullanılan önemli bir araçtır. Bu analiz yöntemi, organizasyonun stratejik amaçlarını ölçmek ve hedeflerine ulaşmak için alınacak önlemleri belirlemek için kullanılır.

KPI Raporu Nedir?

KPI (Key Performance Indicator) raporu, bir işletmenin veya organizasyonun performansını ölçmek için kullanılan bir rapordur. KPI'lar, organizasyonun hedeflerine ulaşmasına yardımcı olan ölçülebilir ve izlenebilir hedeflerdir. KPI raporu, belirli bir dönemde (haftalık, aylık, yıllık vb.) ölçülen KPI'ların performansını ve organizasyonun başarısını özetleyen bir rapordur.

KPI raporu, organizasyonun yöneticileri, işletme sahipleri ve diğer paydaşlar için çok önemlidir. Bu rapor, organizasyonun performansını anlamak, belirli bir dönemde hedeflerine ne kadar yakın olduğunu görmek, işletmenin güçlü ve zayıf yönlerini tanımlamak ve stratejik kararlar almak için kullanılır.

KPI raporu genellikle aşağıdaki unsurları içerir:
KPI'ların listesi: Rapor, ölçülen KPI'ların tam bir listesini içerir.
Hedefler: Rapor, her bir KPI için belirlenen hedefleri ve hedeflere ulaşma durumunu özetler.
Performans Ölçütleri: Rapor, her bir KPI için ölçülen performansı gösterir.
Trend Analizi: Rapor, belirli bir dönem içinde KPI'ların performansında ne kadar değişiklik olduğunu gösteren trend analizleri içerir.
Grafikler ve Tablolar: Rapor, KPI'ların performansını görsel olarak daha anlaşılır hale getirmek için grafikler ve tablolar içerir.
KPI raporu, organizasyonun performansını anlamak için çok önemlidir ve belirli bir dönemde ölçülen hedefleri ve performansı göstererek organizasyonun yönetimine yol gösterir.

KPI Kullanımının Avantajları Nelerdir?

KPI (Key Performance Indicator) kullanımının birçok avantajı vardır. Bazıları şunlardır:
Performans ölçümü ve değerlendirmesi: KPI'lar, belirli hedeflere ulaşmak için belirlenmiş kriterlerdir. Bu kriterler, işletmelerin performanslarını ölçmek ve değerlendirmek için kullanılır. KPI'lar, işletmenin hedeflerine ne kadar yakın olduğunu göstererek performans yönetimini kolaylaştırır.

Stratejik planlama: KPI'lar, stratejik planlamayı destekler. İşletmeler, KPI'ları kullanarak belirli hedeflere ulaşmak için stratejik planlar geliştirirler. Bu planlar, işletmenin performansını ölçmek için kullanılan KPI'larla birlikte, işletmelerin hedeflerine ulaşmalarına yardımcı olur.

İyileştirme fırsatları: KPI'lar, işletmelerin güçlü ve zayıf yönlerini belirlemelerine yardımcı olur. KPI'lar, işletmelerin hangi alanlarda daha iyi performans göstermeleri gerektiğini veya nerede iyileştirme yapmaları gerektiğini belirler. Bu da işletmelerin iş süreçlerini geliştirmelerine yardımcı olur.

Karar verme: KPI'lar, işletmelerin doğru kararlar vermesine yardımcı olur. KPI'lar, işletmelerin hangi alanlara yatırım yapacaklarını veya nerede maliyetleri azaltabileceklerini belirler. KPI'lar, işletmelerin kararlarını verirken veriye dayalı bir yaklaşım benimsemelerini sağlar.

Performans ölçümü için standartlar: KPI'lar, işletmelerin performansını ölçmek için kullanılan standartlar sağlar. Bu standartlar, işletmelerin performanslarını diğer benzer işletmelerle karşılaştırmalarına ve sektör standartlarına uygun olup olmadıklarını değerlendirmelerine yardımcı olur.

KPI kullanımı, işletmelerin performanslarını ölçmek, stratejik planlama yapmak, iyileştirme fırsatları yaratmak, karar vermek ve performans ölçümü için standartlar oluşturmak gibi birçok avantaj sağlar.