Mutabakat Nedir, Nasıl Yapılır?

Mutabakat Nedir?

Mutabakat genel tabiriyle karşılıklı tarafların sağladığı uzlaşma olarak karşımıza çıkmaktadır. Muhasebe kayıtlarında, karşılıklı şekilde mutabık kalınmasında, borç ve alacak meselelerinde firmaların sıklıkla kullandığı yaygın bir kavramdır.

Mutabakat kavramını en açık şekilde anlatmak gerekirse; karşılıklı iş süreçleri içinde olan firmaların dönem sonunda alacak ve borç bilgilerini karşılıklı olarak bildirmesi işlemi olarak açıklanabilir. Bu bildirme işlemi kontrol ve gerekirse düzeltme işlemleriyle devamı sağlanır ve taraflar mutabık olmaya çalışır.

Firmaların ön muhasebe, finans, muhasebe gibi departmanlarında sürekli olarak kullanılan mutabakat işlemleri bu birimler tarafından devam ettirilmektedir. Öte yandan dijitalleşmenin her alanda hayatı daha kolay hale getirmesinden sonra e-mutabakat gibi işlemler de mümkün hale gelmiştir.

E-mutabakat elektronik e-posta şeklinde mutabakat bildirim formlarının daha hızlı bir şekilde karşı tarafa ulaştırılmasını sağlarken kolay bir iletişim ile mutabık kalınmasını da genel olarak hızlandırmaktadır. Bu duruma ek olarak e-mutabakat ile gereksiz iş gücünün önüne geçilir ve arşivleme yükünden de büyük oranda kolaylık sağlanır.

Mutabakat Türleri Nelerdir?

Mutabakat’ın bazı türleri bulunmaktadır. Bunlar içinde; Cari hesap mutabakatı ve BS mutabakatı olarak 2 çeşit mutabakat mevcuttur. Bunlar dışında firmaların kendi aralarında gerçekleştirdiği özel mutabakatlar da bulunmaktadır.

Cari Hesap Mutabakatı

Cari hesap mutabakatına bakıldığında firmaların karşılıklı olarak mutabık kalmak için düzenledikleri formlardır. Firmaların alış-satış işlemlerinin kontrolünün sağlanması, herhangi bir eksik veya hatanın düzeltilmesi ve karşılıklı teyitleşilmesi adına yapılmaktadır.

Cari mutabakat form bildirimini e-posta ile elektronik ortamda sağlayıp düzenleyebileceğiniz gibi kağıt ortamında faks ile de sağlayabilmeniz mümkün. Cari mutabakat formunun ıslak imzalı ve kaşeli olması beklenir.

BA/BS Mutabakatı

BA mutabakatı bildirim alışı olarak bilinmektedir ve ürün ve hizmet alımlarıyla ilgili yapılan bildirimleri bünyesinde barındırır. BS mutabakatı ise bildirim satacak anlamına gelmektedir. Ürün ve hizmet satışlarıyla ilgili yapılan bildirimlere verilen isimdir.

Firmaların kendi aralarında hazırladığı fatura ve tutarlarıyla ilişkili bir mutabakat çeşididir. BA/BS mutabakatında firmaların bir ay içerisinde belgeledikleri ve aldıkları faturaların toplam bedeli KDV hariç olarak 5.000 TL’yi geçtiğinde bunu vergi dairesine bildirmekle yükümlüdür. Formlarda yapılan bazı hataların düzeltme süreleri de 10 günle sınırlı olarak belirlenmiştir. BA/BS mutabakatında formun yanında gerekli bazı belgeler mevcuttur. Bunlar şu şekildedir:
● Gider pusulası 5.000 TL ve üzeri mal veya hizmet faturaları Kur farkı kaynaklı olan faturalar
● Serbest meslek makbuzları İade faturaları

Mutabakat Nasıl Yapılır?

Mutabakat işlemi sağlanırken firmalar arasında cari hesaplar baz olarak alınır. Belirlenen döneme ait karşılıklı form paylaşımı sağlanır ve formda bulunan bilgilerin doğruluğunu teyit için dijital veya ıslak imzalı ileti sağlanır. Bu sayede karşılıklı belge alışverişi üzerinden mutabakat gerçekleştirilir.

Firmaların belge gönderimi sonrası yapılan ikili karşılaştırmalarda mutabakat sağlanamazsa, cari hesaplar arasındaki fark tespiti yapılır. Yapılan tespitler genel olarak borç-alacak ilişkisine yöneliktir. Firmanın mutabakat kurmak istediği şirket için borç-alacak durumunu tespit edip muhataba iletmesi beklenir. Böylece aradaki fark kapatılarak veya varsa olan hatalar bulunup, düzeltilerek mutabakata devam edilir.

Yeni nesil yönetim araçlarından biri olarak karşımıza çıkan, dijital cari hesap takibi ve mutabakat programı, firmalar arası karşılaştırma işlemlerinin entegre şekilde işlemesini sağlar. Firmaların birbiriyle paylaşmak istediği bazı belge ve bilgiler, sistem üzerinden otomatik çekilerek form halinde paylaşılabilir. Böylece manuel işlemlere gerek kalmadan iş yükü en aza indirilir.

Cari Mutabakat Nedir?

Mutabakat nedir sorusuna verilecek en iyi yanıt için cari mutabakat işlemlerine dair de detaylı bilgi edinmeniz gerekir. Çünkü mutabakat işlemleri sırasında kullanılan ana başlıklar arasında cari hesaplar da önemli bir konumda bulunur.

İşletmelerin birbirleri arasında bulunan borç-alacak ilişkisinin karşılıklı şekilde teyidini içeren cari mutabakat, firmanızın anlaşma için kullanabileceği bazı teknikler arasında yer alır. Firmalar arasında cari mutabakat oluşması adına cari hesaplar kullanılarak karşılaştırma sağlanır. Bu sayede borç-alacak ilişkisi ve muhasebe kayıtları başta olmak üzere karşılıklı teyit işlemi sağlanabilir.

Cari mutabakat yapma sürecinde firmalar arası cari hesap karşılaştırması gerekli olarak karşımıza çıkar. Her iki firmanın da bulunan cari hesaplarının, aralarındaki alışverişler kapsamında kıstasa tabi tutulmasıyla işlem sağlanabilir. Eğer cari mutabakat sağlanması olmuşsa, firmalar arasında herhangi bir borç veya alacak işlemi bulunmuyor anlamına gelmektedir.

Eğer mutabakat sağlanması gerçekleşemezse, firmalardan birinin diğerine borcu veya alacağı olduğu tespit edilir. Muhasebeci, mutabakat durumuna bağlı kalarak işletme kayıtlarında alacak-borç ilişkilerini takip eder.

Mali işlemlerde karşılıklı teyidin önemli tekniklerinden biri olarak karşımıza çıkan cari mutabakat, işletmelerin özellikle kasa hesabı ve alacak yönetimi için arşiv oluşturmayı da sağlar. Aynı zamanda borç ilişkilerinin yönetimine de kaynak oluşturan cari mutabakatın, işletme yönetimine olumlu yönde bazı katkıları bulunur.

Mutabakat Geri Bildirim Süresi Ne Kadardır?

Türk Ticaret Kanunu’nun 94. maddesi dahilinde sağlanan mutabakatlara karşı bildirimde bulunma sürelerine yönelik bazı bilgiler bulunur. Bu kanuna göre mutabakat geri bildirim süreleri düzenlenmiştir.

Eğer bir işletme, karşı taraftan alacak ve borç hesaplarına ait ve bu kalemlerden artan tutarı gösterir belgeyi aldıktan sonra bir ay içerisinde karşıt olarak itirazda bulunmaz ise tutarı onaylamış yani kabul etmiş sayılır. İtirazlar mutabakat belgesinin teslim alınması süresi itibaren bir ay içerisinde noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla yapılmak durumundadır. Aksi takdirde itirazların kabul edilmesi söz konusu olmaz.

Özetle, mutabakat süreleri ve geri bildirim koşulları, taraflar arasında karşılıklı anlaşma ile belirlenebilen bir durum olarak bilinmemektedir. Kanun ile sınırları belirlidir.

E-Mutabakat Nedir?

E-Dönüşüm çözümlerinin geliştirilmesi ve güncelleştirilmesiyle pek çok kurumsal işlem dijital ortama taşınarak kolaylaştı. Muhasebe departmanının işlerini ciddi anlamda basitleştiren yöntemlerden biri de e-Mutabakat yöntemidir. İki firma arasındaki bulunan borç ve alacak ilişkisinin cari hesapların kontrolünün yapıldığı sistem olan Mutabakat uygulaması eski yöntemlerle gerçekleştirildiğinde muhasebe departmanı için uzun ve zahmetli bir süreç haline gelmektedir.

Firmaların bilgilerini birbirine ayrı ayrı gönderimi sağlaması, yaşanan uyuşmazlıklar sonucunda tarafların ret işlemleri ve hazırlanan bilgilerin tekrar paylaşımı gibi adımlar manuel olarak sağlandığında süreci uzatarak zaman kaybına neden olmaktadır. E-Mutabakat uygulaması sayesinde süreci dijital ortama taşımak firmaların iş yükünü önemli ölçüde en aza indirir.

E-Mutabakat sayesinde ilişkili olarak bulunduğunuz firmalarla yaptığınız BA/BS ve Cari Bakiye mutabakatlarınızda telefon, posta veya faks kullanmak yerine e-Mutabakatsistemi sayesinde daha kolay e-posta, SMS ya da faks gönderimi sağlanabilir, cevaplarınızı elektronik ortamdan alarak daha fazla güvenilir ve hızlı bir mutabakat süreci yaşayabilirsiniz.

Şirketlerin mutabakat sürecini dijitale taşıyarak ivmelenmesini sağlayan e-Mutabakat sistemi, yasal yönetmeliklere tamamen uygun şekildedir. Muhasebe departmanının iş yükünü büyük ölçüde en aza indiren bu sistem sayesinde cari hesap bilgileri karşı tarafa hızlı ve güvenli bir şekilde sağlanır.

Mutabakat Örneği

Mutabakat formu hesap defterlerinde yer alan alacak/borç bakiyesinin dönem sonlarında yapılan kontrolle teyit edilmesi amacıyla hazırlanmaktadır. İşletmeler arası anlaşma prensibine dayanmaktadır. Mutabakat formu 3’e ayrılır;
• Olumsuz (Negatif) Mutabakat Formu
• Olumlu (Pozitif) Mutabakat Formu
• Bakiyesiz (Boş Bakiyeli Mutabakat Formu)

Mutabakat Form türlerinden herhangi birisi ile müşteriye beyanda bulunulması durumunda T.T.K’nın 94. Maddesi gereği ilgili işletmenin Bir (1) Ay içerisinde itiraz etme hakkı bulunmaktadır. Aksi taktirde işletme mutabakat formunda geçerli olan bakiye kabul edilmiş sayılır.

TTK 94. Madde:
(1) Sözleşme veya ticari teamül uyarınca, belirli hesap devreleri sonunda devre hesabı kapatılır ve alacak ile borç kalemleri arasındaki fark belirlenir.
(2) Hesap devresi hakkında sözleşme veya ticari teamül yoksa, her takvim yılının son günü taraflarca hesabın kapatılması günü olarak kabul edilmiş sayılır. Saptanan artan tutarı gösteren cetveli alan taraf, aldığı tarihten itibaren bir ay içinde, noter aracılığıyla, taahhütlü mektupla, telgrafla veya güvenli elektronik imza içeren bir yazıyla itirazda bulunmamışsa, bakiyeyi kabul etmiş sayılır.

Mutabakat form örneği aşağıda yer almaktadır.

Sayın Yetkili,

Şirketimizde bulunan cari hesabınızda, ………………….tarihi itibariyle …………… bakiyeniz bulunmaktadır. Mutabık olup/olmadığınızı bildirmenizi rica ederiz.

NOT:
• Mutabık olunmadığı takdirde hesap ekstrenizin bir nüshasını tarafımıza göndermenizi rica ederiz.
• Mutabakat veya itirazınızı BIR (1) AY içinde bildirmediğiniz takdirde T.T. K'nun 94.maddesi gereğince mutabık sayılacağımızı hatırlatırız.

Saygılarımızla,

Kaşe/İmza