Norm Kadro

02.08.2022 

Norm Kadro

Norm Kadro Nedir?

Norm kadro; işletmelerin, kuruluşların ya da birimlerin belirledikleri amaç ve hedefler doğrultusunda sahip oldukları mevcut teknoloji ile yapmaları gereken iş yüküne göre istihdam edilmesi gereken çalışan sayısının ve çalışanların yetkinliklerinin saptanması olarak tanımlanıyor. Tanımdan hareketle norm kadronun işletme ve kuruluşlar için bir planlama sürecini ifade ettiği, çalışanların hem nitelik hem de sayı olarak belirlendiği anlaşılıyor. Birimlerde gereksiz istihdamın önüne geçilmesini sağlayan norm kadro, yetkinlikler ve çalışan sayısı bağlamında işgücü verimliliğini de artırıyor. Tarihçesine bakıldığında Norm kadroya ilişkin ilk çalışmaların 1880’li yıllarda ABD’de yapılmaya başlandığı görülüyor. Amerikan Mühendis Frederick Winslow Taylor tarafından yapılan norm kadro çalışmalarında benimsenen temel felsefe ise, az insan kaynağı kullanılarak birimlerin planladıkları hedefe ve amaca ulaşması olarak öne çıkıyor. İşletmelerin ya da kurumların etkinliği ve/veya verimliliği üzerinde etkili olan norm kadro dolayısıyla hem belirlenen amaca ulaşmayı hem de kaynak kullanımını yakından etkiliyor.

Norm Kadronun Amacı Nedir?

Birimler tarafından belirlenen amaç ve hedefleri yakından etkileyen Norm kadro, az kaynak kullanılarak verimliliği artırmanın önünü açıyor. İşletmelerde ya da kurumlarda meydana gelen fazladan işgücü istihdamını da ortadan kaldırıyor. Daha net ifade etmek gerekirse Norm kadro sayesinde hem kurumlarda hem de firmalarda gereksiz olarak istihdam edilen işgücünün önüne geçiliyor. Norm kadronun belirlenmesinde yalnızca çalışan sayısı değil; çalışanların sahip oldukları yetkinliklerin de incelemesi yapılıyor.

Sayı ve yetkinlik değerlendirmesi ile saptanan norm kadro sonucunda az ve etkili insan kaynağı ile belirlenen amaca ve hedeflere yaklaşmak mümkün oluyor. Diğer bir ifade ile işletmelerin ya da kurumların fazla ama gereksiz işgücü istihdam etmek yerine; az ama etkili işgücünü istihdam etmeleri işgücü verimliliğini arttırıyor. Firmalar tarafından belirlenen amaç ve hedefler doğrultusunda işletme faaliyetlerinin devam ettiği göz önüne alındığında; Norm kadronun amaca ulaşmak için yapılması gereken iş yüküne en uygun çalışan sayısı ve yetkinlikleri hakkında bilgi verdiği anlaşılıyor. Birimlerin karşı karşıya kalabildikleri gereksiz istihdam durumundan kurtulmalarında, verimliliklerini ve etkinliklerini artırmalarında da rol oynuyor.

Norm Kadronun Tarihçesi

Norm kadro, belirli bir departman, grup ya da şirketin bünyesinde ne kadar kişiyi barındırması gerektiğine ve tercih edilen mevzu bahis kişilerin nitelik veya yetkinlik düzeylerinin hangi seviyede olması gerektiğine dair sorulara cevap veren analitik bir modeldir.

Analitik modelin kökleri oldukça derinde bulunmaktadır. İlk kez 1880’li yıllarda Frederick Winslow Taylor tarafından ilgi alanına dönüşen bu kavram kendisini ilk olarak devlet oluşumlarında göstermiş ve uzun bir süre sonra özel sektörde yerini almıştır. Daha önce de köklü oluşundan bahsedilen norm kadro kavramı Karahanlılar Devleti’nde kendisini göstermiştir. 840 ile 1212 yılları arasına denk gelen bu devlet, norm kadroya büyük bir önem vermiş ve ‘işin ehli’ kavramının o zamanlar da var olduğunu kanıtlamıştır. Bu dönemin ardından unutulmayan ve adeta devletlerin bir parçası haline gelen norm kadro varlığını Kanuni Sultan Süleyman döneminde de ortaya koymuş ve İngiltere, Fransa, ABD gibi ülkelerin dikkatini çekmiştir. Bu etkileşim sonucunda norm kadro dünya çapında kapsama sahip bir kavram haline gelmiştir.

Norm Kadro Yönetmeliği

Norm kadro yönetmeliği 4 ayrı madde ile açığa kavuşturulması mümkün olan bir kavramdır. Peki, bahsi geçen bu 4 madde nedir ve hangi unsurları içerir?
AMAÇ
• Norm kadro yönetmeliği, hizmetlerin dağılımının dengesini, etkili ve verimli kamu kaynağı kullanımını, kalite artırılmasını ve gereken özelliklere sahip çalışanın istihdam edilmesini amaçlamaktadır.

KAPSAM
• Norm kadro yönetmeliği: Belediyeler, belediyeye bağlı olan kuruluşlar, mahalli idari birlikleri için istihdamı yapılan memur, personel, daimî çalışan, geçici çalışan ve sözleşmeli personelleri kapsamaktadır. Avrupa Birliği tarafından destekli programlar ve bu konuyla ilişkin hususlar söz konusu olduğunda ise norm kadro yönetmeliği bu hususları kapsamı altına almamaktadır.

DAYANAK
• Norm kadro yönetmeliği, 5216 sayılı Büyükşehir Belediyesi Kanunu’nda yer alan 21. ve 28. maddeler ve Mahalli İdare Birlikleri Kanunu’nda bulunan 17. ve 22. Maddeler baz alınarak hazırlanmaktadır.

TANIMLAR
• Norm kadro yönetmeliğinin içerisinde bulunan ‘Meclis’ büyükşehir belediye meclisi, mahalli idare birliği meclisi ve belediye meclisini ifade etmektedir. Bu kavramdan farklı olarak ‘Mahalli İdareler’ belediye, belediyeye bağlı olarak çalışan kuruluşlar, il özel idarelerinin üyelerinden oluşan mahalli idare birliklerini ifa etmektedir. Yukarıda açıklanan bu 4 madde sayesinde norm kadro yönetmeliği akıllarda kafa karıştırıcı bir unsur olarak kalmaya son vermiştir.

Norm Kadro Cetveli

Norm kadro konusu üzerine düşünüldüğünde akıllara gelen bir diğer unsur ise norm kadro cetvelleridir. Norm kadro cetvelleri birçok gruba ayrılmaktadırlar. Örneğin, belediye bazlı tasnif cetvelleri hukuki durumlar ve hizmet özellikleri açısından 4 grupta incelenmektedirler. Bunlar;
(A) Grubu: Büyükşehir belediyeleri
(B) Grubu: İl belediyeleri
(C) Grubu: Büyükşehir ilçe belediyeleri
(D) Grubu: İlçe ve belde belediyeleri
şeklindedirler.

Norm kadro cetvelini daha net anlayabilmek adına, aşağıda açıklanan Belediye Norm Kadro Standartları Cetveli (A-1 Grubu) örneğini incelemek yerinde bir karar olmaktadır. A1 grubunda bulunan memurların sayısı maksimum 874 ve minimum 481 kişidir. Bu kişiler unvanlarına ve sayılarına göre cetvelde belirtilmektedirler. Örneğin bu düzen;
GENEL SEKRETER: 1 Adet
GENEL SEKRETER YARDIMCISI: 3 Adet
TEFTİŞ KURULU BAŞKANI: 1 Adet
ÇEVRE KORUMA VE KONTROL DAİRESİ BAŞKANI: 1 Adet
şeklindedir.

Daha genel bir cetvel oluşturulması durumunda çalışanlar daha önce de belirtildiği üzere, memur ve sürekli işçi kategorileri altında incelenebilmektedirler. Böylece belediyelerin veya belediyeye bağlı kuruluşların iç düzenleri hakkında bilgi edinmek kolay ve pratik bir hal almaktadır.

Norm Kadro Hesaplama Formülü

Norm kadro hesaplaması formülünün kullanımı öncesi hesaba katılması gereken parametreler belirlenmelidir. Bu parametreler; izinler, haftalık çalışma süresi, resmî tatiller vs. şeklindedirler. Çalışanların bölümlendirilmesini de göz önüne alınarak yapılması gereken norm kadro hesaplamasında farklı dinamiklere daima dikkat edilmelidir. Böylece norm kadro hesaplama süreci daha sağlıklı ve güvenilir bir şekilde yürütülebilmektedir. Gerekli parametrelerin göz önüne alınmasının ve dinamiklere dikkat edilmesinin ardından norm kadro hesaplama formülü kullanımına başvurulur. Bu formül saat bazlıdır ve anlaşılması çoğu kişi için karmaşık olarak görülmektedir. Bu nedenle norm kadro hesaplama formülünü bir örnekle açıklamak yerinde olacaktır.

Varsayalım ki 60 saatlik bir çalışma noktasında 42’ye kadar 2 çalışan varsa 60’tan 42 çıkarılır ve 18 sonucuna erişilir. Bu da 18 saatlik süreç boyunca 1 kamu personeli ihtiyacını doğurur. Böylece 3 norm kadronun bulunması gerekmektedir. Bu durum da kadro hesaplama formülünde, iş yükünün bir kişi tarafından yapılan işlerin kapasitesine bölünmesi sonucunda ulaşılan değerin çalışması gereken birey sayısının sergilendiğini gözler önüne sermektedir.

Yukarıdaki örnek incelendiğinde norm kadro hesaplama formülünün zaman odaklı olmasının yanı sıra personel odaklı olduğu da görülmekte ve formülün işlevi gözler önüne serilmektedir.

Norm Kadronun İşletmelere Faydası Nelerdir?

İşletme ve kurumlar açısından önemli bir planlama süreci olarak bilinen norm kadro işletmelere birçok fayda sağlıyor. Firmaların norm kadro yapmaları halinde, gereksiz işçi istihdamının önüne geçiliyor. İşletmelerin işgücü için ayırdığı bütçenin fazla olması göz önünde bulundurularak gereksiz işgücü istihdamının engellenmesi işletme harcamalarını da etkiliyor. Norm kadro yapan işletmelere bakıldığında normal işletmelere kıyasla verimli bir işgücüne sahip olduğu görülüyor. Norm kadronun işletmelere sağladığı bir diğer fayda ise, çalışanlara ödenen fazla mesai ücretlerinin azaltılması olarak biliniyor. İşletmelerin çalışanlarının fazla mesai yapması halinde ödedikleri fazla mesai ücreti bulunuyor. Verimli işgücüne sahip olan işletmelerde, mevcut imkanlarla bir işin yapılması için gereken süre belli olduğu için çoğu zaman fazla mesai yapılmıyor.

Norm kadro yapmanın işletmelere sağladığı yararlardan birisi de eğitim ve işe alım aşamasında oluyor. İşletmelerin norm kadro yapmaları halinde işlerin yapılması için gereken çalışan sayısı ve yetkinliklerinin belirlenmesinden dolayı işe alım dikkatle ve özenle yapılıyor. Ayrıca hem mevcut hem de yeni işe başlayanlara yönelik düzenlenen şirket içerisindeki eğitimler doğru ve tutarlı belirleniyor. Norm kadronun işletmelere sağladığı faydalardan bir diğeri de çalışanların unvanlarına netlik kazandırması olarak biliniyor. Çalışan sayısından hareketle personel giderlerinin netlik kazanması da norm kadronun işletmelere sağladığı son fayda olarak öne çıkıyor.

Norm Kadro Planlamasını Kim Yapar?

Firmalarda ve kurumlarda norm kadronun yapılabilmesi için görevli departman insan kaynakları olarak öne çıkıyor. Büyük işletmeler başta olmak üzere; kurumlar ve küçük ölçekli işletmeler tarafından da norm kadro planlaması yapılıyor. Norm kadro planlaması genellikle insan kaynakları departmanı aracılığıyla yapılsa da bazı durumlarda istisnaları olabiliyor. Daha net ifade etmek gerekirse bünyesinde insan kaynakları departmanı bulunmayan küçük ölçekli işletmelerin norm kadro planlaması yapmak istemeleri halinde dış kaynaklardan yardım alması mümkün oluyor.

Norm kadronun gerek dış kaynaklar gerekse insan kaynakları departmanı vasıtasıyla hazırlanması işletmelere birçok konuda bilgi sunuyor. Şirket verimliliği üzerinde etkili olan norm kadro planlaması, personel giderlerinizin azalmasına yardımcı oluyor. Dış kaynak vasıtasıyla norm kadro planlaması yapan işletmeler, Bordro ve özlük işleri için de destek almaları halinde karşılaşabilecekleri olası cezalardan korunuyor. Dışardan sağlanacak norm kadro planlama hizmeti sayesinde çalışan izinlerinden işe girişe, çalışanlara yapılan maaş ödemelerinden işten çıkışa kadar birçok adımı da kolayca takip edebilirsiniz.

Norm Kadro Hesaplaması Nasıl Yapılır?

İşletmelerin ve kurumların norm kadro planlaması yapabilmesi için ilk olarak iş yükü oranlarını tespit etmeleri gerekiyor. Firmaların iş yükü değerine; bir pozisyonun yaptığı iş miktarının işlemin yapılma sıklığı ile çarpılması sonucunda ulaşılıyor. Hesaplanan iş yükünün bir kişi tarafından yapılan işlerin kapasitesine bölünmesi sonucunda ulaşılan değer ise, söz konusu pozisyonda çalışması gereken birey sayısını gösteriyor.

Norm Kadro Hesaplaması Yaparken En Çok Dikkat Edilmesi Gerekenler Nelerdir?

Firmaların ve kurumların norm kadro hesaplaması sırasında ve öncesinde dikkat etmesi gereken detaylar bulunuyor. Norm kadro planlaması yapılmadan önce işletmelerin ve kurumların bazı soruları cevaplaması gerekiyor. İşletmelerin söz konusu soruları doğru şekilde cevaplaması, firma içerisindeki işlerin yapılması için gerekli olan en uygun personel sayısına ulaşmayı sağlıyor. Ayrıca soruların cevaplanması firmaların geleceğe yönelik belirledikleri hedeflerin net olarak ifade edilmesinde de büyük rol oynuyor. Norm kadro hesaplamasında firmaların; gelecek dönemlerde izlemeyi planladıkları stratejilerin neler olduğunu, hangi alanda hizmet verdiklerini, iş süreçlerinin nasıl işlediğini, kalite açısından firmanın beklentisini, firma büyüme ya da küçülme durumlarını, işin gereklerini yerine getirmek için hangi teknolojik imkanlara sahip olduklarını ve teknoloji yatırımı ile ilgili fikirlerini doğru ve düzgün bir şekilde açıklamaları gerekiyor. Norm kadro hesaplaması öncesinde yukarıda belirtilen sorulara cevap verilmesinin ardından hesaplama aşamasında zaman etüdü önemli bir husus olarak karşımıza çıkıyor. Daha net ifade etmek gerekirse işletmelerin sahip oldukları teknolojiyi kullanma şekli ve dönemsel anlamda yaşadıkları yoğunluğa dikkat ederek norm kadro hesaplamaları gerekiyor.

Norm Kadroların Belirlenmesi

Norm kadroların belirlenmesi her ne kadar karmaşık bir işmiş gibi gözükse de aşamaları bellidir. Bu aşamalar, birbirinden farklı olmak üzere sekiz tanedir. Bu aşamalar sırasıyla aşağıda belirtildiği gibidir:

1- Örgüt Analizi

Kurumun veya işletmenin, halihazırda var olan hedefleri ve sorumlulukları bağlamında, spesifik birimlerin kaldırılması, değiştirilmesi, ya da tekrardan oluşturulması için ihtiyaç duyulan gereksinimlerin tespit edilmesidir.

2- İş Analizi

İşin niteliği, inceliği ve çalışma şartları gibi birbirinden farklı koşulları, kendine has yöntemlerle araştırmaktır. Bu araştırma sayesinde belirtilen iş için ne gibi bir yeterlilik, yetenek, uzmanlık ve sorumluluk bilincine ihtiyaç duyulduğu belirlenir. Araştırmanın sonucunda her bir görev için ayrı ayrı tanımlar yapılır ve atanmış olan çalışanın nitelikleri belirlenir.

3- İşin Öğelere Ayrılması ve Zamanlanması

Öğe yani işlem, bir işin ölçümünü kolaylaştırmak için seçilen, o işe bağlı olan bağımsız alt parçalardır diyebiliriz. İşin işlemlere ayrılması ve her öğenin birbirinden ayrı olarak zamanlanması, özünde norm kadronun temelidir. Eğer iş farklı işlemlere ayrılmadan, tek bir öğeden oluşmuş gibi zamanlanırsa veya öğelere ayırma sırasında gerekli önem verilmezse, zamanlama ve buna bağlı olarak da elbette norm kadronun belirlenmesinde hata yapılmış olunur. Hangi birimlerde hangi işlerin yapıldığı ve bunların detaylı olarak tespit edilmesi çokça önem arz etmektedir.

4- Çalışma Hızının (Temponun) Derecelendirilmesi ve Normal Zamanın Saptanması

Çalışma hızı, standart bir iş gününde ya da fazlaca çaba sarf etmeksizin, spesifik bir yöntemi gerçekleştirmesi için talimat verilen işçiler tarafından, kazanç sağlanabilecek ortalama bir üretkenlik oranını belirtir.

5- Eklenecek Payların Belirlenmesi

Normal bir zamanda, gecikme ve kesinti olmadan, bir işin yapılması için gereken zamanı belirtir. Çalışan bir insan, bütün ihtiyaç duyulan şartlar yerli yerinde bile olsa, bütün mesaisi boyunca, düzenli bir biçimde, durmadan çalışamaz. Standart bir zamanın belirlenmesi için çalışan kişinin çalışmasını etkileyen bütün etmenleri hesaplayarak, normal zamana eklenmesi gerekir. Bu hesaplama sonucu elde edilen paya da eklenecek pay denmektedir.

6- Normal Zamana Payların Eklenmesi Suretiyle Standart Zamanın Hesaplanması

Normal bir sürenin, eklenmesi beklenen hisse yüzdesi ile çarpılarak elde edilen sayının, normal zamana eklenmesi sonucu standart bir zaman bulunur.

7- Norm Kadronun Saptanması

Kuramsal açıdan bütün organizasyonda, bir yıllık süre zarfında yapılmakta olan tüm işlerin ve bütün işlemlerin, zamansal olarak standart hesaplamalarının toplamı, organizasyonu, bir senelik toplam çalışan günü, saat açısından ortaya koyar. Saat açısından yıllık açıdan elde edilen toplam iş yükünün, tekrardan saat açısından, bir kişinin bir yıllık emeğinin süresine bölünmesi yoluyla bahsedilen organizasyonunun ihtiyacı, kısacası norm kadrosu, matematiksel olarak belirlenir.

8 - Norm Kadro Kılavuzunun Hazırlanması

Norm kadronun kılavuzu, genel olarak, bir kurum veya organizasyonun, halihazırda olan kadrolarıyla norm kadroların unvanları ve miktarları bağlamında, kuruluş ve birim bazında ortaya koyan bir belgedir.

Norm Kadro Neye Göre Belirlenir?

Kurum ve işletmeler tarafından yapılabilen norm kadro planlamasında birim tipi ve özellikleri belirleyici oluyor. Kurumlar açısından bakıldığında norm kadronun özellikle öğretmenler için belirlendiği görülüyor. Öğretmenlerin unvanları ve dereceleri göz önünde tutularak norm kadro planlaması yapılıyor. Firma içerisinde de gerçekleştirilen norm kadro planlamasında departmanların gerçekleştirdikleri işler ve çalışan kapasitesi belirleyici rol oynuyor.

Norm Kadro Ne Zaman Belirlenir?

Firmaların ve kurumların norm kadro belirleme zamanları ele alındığında firmaların yeni faaliyet dönemine geçmeden norm kadro hesaplaması gerekiyorken; kurumlarda ise hesaplama dönem başında ya da dönem başlamadan yapılıyor.

Norm Kadro Danışmanlığı

Kökeni 840 yılına kadar dayanan norm kadro kavramı, zamanla evrimleşmiş ve gelişmiştir. Bunun sonucunda şirketler arası rekabetin her geçen gün arttığı günümüzde norm kadro danışmanlığı ihtiyacı doğmuştur. Norm kadro danışmanlıkları, hizmetlerini sundukları kurum ya da kuruluşların bünyesinde çalışan personelleri unvan ve nitelik seviyelerine göre kategorize etmektedirler. Ardından kurum ya da kuruluşların sahip oldukları görevleri ‘işin ehli’ kişiye yönlendirme sorumluluğunu üstlenen ve bu yönde kararlar alan norm kadro danışmanlıkları, verdikleri hizmetle zaman tasarrufunu mümkün kılmakta ve maksimum verim sağlamaktadırlar.

Norm Kadro Oranı Nedir?

Norm kadro oranı, bir kurumun veya işletmenin belirli bir pozisyonda çalışan personel sayısı ve bu pozisyonun belirlenmiş bir kotalı çalışan sayısına oranıdır. Bu oran, bir kurumun personel ihtiyacını belirlemek, personel seçimi yapmak ve verimliliği artırmak için kullanılır.

Norm kadro oranı, belirli bir iş pozisyonunda kaç personelin olması gerektiğini belirlemek için kullanılan bir araçtır. Bu oran, iş pozisyonunun zorluğuna, iş yüküne ve kurumun personel politikalarına bağlı olarak değişebilir. Örneğin, bir kurumun belirli bir departmanında çalışan personel sayısı, bu departmanın norm kadro oranına uygun olmalıdır. Eğer personel sayısı norm kadro oranından azsa, departmanın verimliliği düşebilir. Ancak, personel sayısı norm kadro oranından fazlaysa, bu da kurum için maliyetli olabilir.

Norm kadro oranı, personel seçiminde de kullanılır. Belirli bir pozisyonda işe alınacak personel, norm kadro oranına uygun olarak belirlenir. Bu, işletmenin ihtiyaçlarına ve iş yüküne uygun olarak doğru sayıda personelin seçilmesine yardımcı olur.

Sonuç olarak, norm kadro oranı, bir kurumun personel politikalarının ve verimliliğinin belirlenmesinde önemli bir araçtır.

Norm Kadro Hesaplaması Yapılırken Yapılan Hatalar Nelerdir?

Norm kadro hesaplaması yapılırken yapılan bazı hatalar şunlar olabilir:
• Yanlış veri kullanımı: Norm kadro hesaplaması için doğru verilerin kullanılması çok önemlidir. Yanlış sayılar veya yanlış pozisyon tanımları kullanılarak yapılan hesaplamalar sonucunda yanlış sonuçlar elde edilebilir.
• Aşırı güven: Bazı işletmeler, pozisyonlarda her zaman fazladan personel bulundurmaya çalışarak aşırı güvenebilirler. Ancak bu, maliyetlerin artmasına neden olabilir ve gereksiz yere fazla personel çalıştırılması sonucunu doğurabilir.
• Değişen iş yüküne uygun olmayan norm kadro oranı: İşletmelerin iş yükleri zamanla değişebilir ve buna bağlı olarak norm kadro oranları da değiştirilmelidir. İşletmeler, norm kadro oranlarını değiştirerek iş yüklerine uygun bir personel sayısı belirlemelidir.
• Yetersiz iş analizi: Norm kadro hesaplaması yapmadan önce, pozisyonun iş analizi doğru bir şekilde yapılmalıdır. Yetersiz iş analizi sonucunda pozisyonun gereksinimleri ve zorluğu hakkında yanlış bir fikir edinilebilir ve yanlış norm kadro oranı belirlenebilir.
• Toplum beklentilerine göre norm kadro belirlemek: Bazı işletmeler, toplum beklentilerine göre norm kadro oranlarını belirleyebilirler. Ancak, işletmelerin ihtiyaçlarına uygun norm kadro oranları belirlemek daha doğru bir yaklaşımdır.

Sonuç olarak, norm kadro hesaplaması yapılırken doğru verilerin kullanılması, iş yükünün değişiklikleriyle birlikte norm kadro oranlarının da düzenli olarak güncellenmesi ve doğru iş analizlerinin yapılması gibi faktörler önemlidir. Bu şekilde doğru bir norm kadro belirlenerek işletme için verimli bir çalışma ortamı sağlanabilir.