Proje Yönetim Metodolojisi Nedir?

Projelerin tamamlanması için zamanı, bilgiyi ve kaynakları verimli kullanmak proje yönetimininasıl hedefidir. Proje yönetiminin içerisinde birçok önemli disiplin bulunur. Zamanlama, risk yönetimi, planlama gibi alt dallar proje yönetimini meydana getirir.

Kaliteli bir proje tesliminin gerçekleşmesini hedefleyen proje yönetim metodolojileri iş dünyasında sıkça kullanılır. Yazılım, teknoloji ve otomotiv gibi sektörlerde proje yönetim tekniklerinden sürekli olarak yararlanılır.

İş dünyasında çeşitli metodolojiler kullanılır. Son yıllarda ise popülerliği giderek yükselen Agile Proje Yönetim Tekniği ön plana çıkmaktadır.

Bir grup mühendisin başarısız projelerini çözüme kavuşturmaları adına çıktıkları arayışta ortaya çıkan Agile (Çevik) Proje Yönetim Metodolojisi’nin temelinde değişken olan şartlarda hızlı ve etkin cevap oluşturabilmek yatmaktadır.

Üretken bir proje sürecinin ortaya çıkmasını hedef haline getiren Agile, projeyi belli aşamalara ayıran verimli yönetim uygulamasıdır. Takım çalışmasıyla entegre olarak liderlik psikolojisi, kendiliğinden örgütlenme ve sorumluluk bu proje yönetimi yaklaşımının işlevleri arasında yer alır. Bu işlevlerle şirketlerin temel hedefleri ve vizyonları koordine edilebilir.

Bu metodolojiyi benimsemiş olan şirketler, proje takımları veya “start-up”lar, belirli aralıklarla bir araya gelerek etkili ve verimli olmak için düşünce pratiği sağlar. Bu toplantılardan çıkan kararlar çerçevesinde davranışlar ve çalışmalar düzenlenir.

Geleneksel bir proje yönetimi tekniği olan Waterfall (Şelale) ile Agile arasında birçok farklı özellik karşımıza çıkar. Gereklilikler, tasarım, uygulama, test ve canlı geçişi gibi adımlara sahip Waterfall Metodolojisi’nde proje sonunçlanana kadar tasarıma sadık olunur ve yapım aşamasında bulunan koşullar değişim gösterse dahi bu proje yönetimi metodolojisi doğrultusunda başta alınan kararlar geçerli sayılır.

Agile ise projenin her aşamasında çalışmaya değer katabilmektedir. En hızlı olan çözümü bulduktan sonra adım adım eksik alanlarda gelişim göstererek ilerlenir.

En çok kullanılan 4 Proje Yönetim Metodoloji Uygulamaları

Waterfall

Waterfall metodolojisi, bu listedeki en eski metodoloji olarak bilinir.

İlk olarak Dr. Winston Royce tarafından, yazılım geliştirmenin giderek karmaşıklaşan doğasını yönetmeye bir yanıt olarak düzenlenmiştir. O zamandan beri, en belirgin şekilde yazılım endüstrisinde yaygın olarak benimsenmiş olan bir metodolojidir.

Waterfall metodolojisi sıralı bir metodolojidir. Buna ek olarak yoğun bir şekilde ihtiyaç odaklıdır. Daha fazla ilerlemeden önce projenin ne talep ettiği konusunda kristal netlikte bir fikre sahip olmanız önemlidir. Proje başladıktan sonra düzeltme kapsamı bulunmamaktadır.

Waterfall yöntemi farklı aşamalardan oluşmaktadır. Gereklilikleri toplayıp analiz ederek, çözümü ve yaklaşımınızı tasarlayarak, çözümü uygulayarak ve bulunuyorsa sorunları çözerek başlarsınız.

Bu süreçteki her aşama birbirinden bağımsızdır; başka bir aşamaya geçmeden önce bulunduğunuz aşamayı tamamlarsınız.

Avantajlar
● Bu modelin anlaşılması ve kullanılması oldukça kolaydır. Aşamalar arasındaki ayrım oldukça sezgiseldir ve önceki deneyimlerden bağımsız olarak anlaşılması daha kolaydır.
● Waterfall metodolojisinin sertliği bir sorumluluktur. Aşamalar arasında bulunan net sınır, işi organize etmeye ve bölmeye yardımcı olur. Geriye dönemeyeceğiniz için her aşamada "mükemmel" olmanız istenir ve bu yaklaşım genellikle daha iyi sonuçlar meydana getirir.
● Gereksinimlerin toplanması ve anlaşılmasına yönelik olan keskin odak, Waterfall modelini büyük ölçüde belgelere bağımlı hale getirir. Bu, yeni kaynakların taşınmasını ve gerektiğinde proje üzerinde çalışmasını daha kolay hale getirir.

Dezavantajlar
● Bu metodolojinin katılığı, bir hata bulursanız veya bir şeyi değiştirmeniz istenirse, esasen projeye baştan başlamanız gerektiği anlamına gelir. Bu da proje başarısızlığı riskini önemli ölçüde yükseltir.
● Tüm Waterfall yaklaşımı büyük ölçüde gereksinimleri doğru şekilde anlamanıza ve analiz etmenize bağlıdır. Bunu yapmadığınız durumda baştan başlamanız gerekir. Bu esneklik eksikliği, onu uzun ve karmaşık projeler için kötü bir seçim haline getirir.

Agile

Yazılım geliştirme odaklı olan başka bir proje yönetim metodolojisi olan Agile, karmaşık projeleri yönetmek için Waterfall yönteminin başarısızlığına bir yanıt olarak çıktı.

Yaklaşım ve ideolojide Agile, Waterfall yönteminin tam tersi olarak bilinmektedir.

Avantajlar
● Sabit aşamalar veya gereksinimlere odaklanma olmadığından, kaynaklarınıza deneme yapma ve aşamalı değişiklikler yapma konusunda çok daha fazla özgürlük sağlar. Bu da özellikle yaratıcı projeler için uygun olmasını meydana getirir.
● Agile yönetim ile paydaşlardan düzenli geri bildirim alır ve buna göre değişiklik sağlarsınız. Bu, paydaşların her adımda yer alması nedeniyle proje başarısızlığı riskini büyük ölçüde düşürür.

Dezavantajlar
● Agile yaklaşım, değişikliklere meydana geldiklerinde yanıt vermeyi vurgular. Herhangi bir sabit planın olmaması, kaynak yönetimini ve zamanlamayı daha zor hale getirir. Kaynakları geçici olarak açıp kapatarak kaynakları sürekli olarak kontrol etmeniz gerekecektir.
● Sabit bir planın bulunmaması ilgili tüm departmanların sonuçları elde etmek için yakın bir şekilde çalışması gerektiği anlamına gelir. Geri bildirim odaklı olan bu yaklaşım, paydaşların hızlı bir şekilde geri bildirim sunmaya istekli ve hazır olması gerektiği anlamına gelir.

Scrum

Scrum, tam donanımlı bir proje yönetimi metodolojisi olarak çalışmamaktadır. Bunun yerine proje ekiplerine, kısa "Sprint" lere ve günlük stand-up toplantıları hedef alarak Agile yönetim yaklaşımını açıklar.

Agile'dan ilkeleri ve süreçleri ödünç alırken, Scrum'ın proje yönetimi ile uğraşmak için kendine özgü yöntemleri ve teknikleri bulunur.

Avantajlar
● Scrum yaklaşımı ağırlıklı olarak 30 günlük Sprint’lere odaklanır. Burası proje ekibinin nihai hedeflerin istek listesini küçük parçalara böldüğü ve ardından günlük stand-up toplantılarıyla 30 günlük oturumlarda bunlar üzerinde çalıştığı yerdir. Bu, büyük ve karmaşık projeleri yönetmeyi daha kolay hale getirir.
● 30 günlük limiti ve günlük stand-up toplantılarıyla Sprint yaklaşımı, hızlı yinelemeyi ve gelişimi oldukça destekler.
● Proje ekibinin kendi kendini yönetmesi beklendiğinden, Scrum takımları projeyi net bir şekilde görebilir. Bu aynı zamanda proje liderlerinin yeteneklerine ilişkin olan kendi bilgilerine göre kendi önceliklerini belirleyebilecekleri anlamına gelir.

Dezavantajlar
● Sabit bir bitiş tarihi veya zamanlama ve bütçeleme için bir proje yöneticisi bulunmadığından, Scrum kolayca kapsam sürünmesine sebep olabilir.
● Proje ekibi kendi kendini yönettiği için, ekip yüksek oranda disiplinli ve motive olmazsa daha yüksek başarısızlık riski bulunur. Takım yeterli deneyime sahip değilse, Scrum'ın başarısız olma ihtimali oldukça yüksektir.
● Proje ekibi odağı, ekibi arada bırakan herhangi bir kaynağın kesin sonuçları büyük ölçüde etkileyeceği anlamına gelir. Bu yaklaşım aynı zamanda geniş ekipler için yeterince esnek değildir.

Kanban

Kanban, proje yönetimine görsel şekilde olan bir yaklaşımdır. İş akışının ve ilerlemenin tüm katılımcılar için net olduğu bir Kanban panosuna görevler koyarak iş akışını yönetmeye yardımcı olur. Kanban, verimsizliklerin iyileştirilmesine yardımcı olur ve Agile projelerinde yalın üretimi programlamak hedefiyle kullanılmıştır.

Avantajlar
● Kanban sistemi, şirketin üretim sistemlerinde sürekli bir şekilde ve sürdürülebilir iyileştirmeleri savunur. Kanban, yalnızca manuel yönergelerden veya kartlardan meydana gelmez, aynı zamanda işin gözden geçirilmesini kolaylaştıran süreç çıktılarının görselleştirmelerinden oluşur. Bu sistem ayrıca, daha fazla dikkat gerektiren diğer potansiyel sorunlu alanları da vurgulayabilir.
● Kanban sistemi çok duyarlı olan bir sistemdir ve herhangi bir gecikme veya gecikmeyi teşvik etmez. Görevler sürekli şekilde kanban kartlarının sütunları arasında kaydırıldığı için, kaynakları diğerinden kaydırarak ve değiştirerek mümkün olan en kısa sürede yanıtlanabilecek genel çıktıyı tutabilecek sınırlayıcı faktörlerin ortaya çıktığı alanları otomatik olarak vurgular.

Dezavantajlar
● Görevler sürekli şekilde Kanban panosunun sütunları arasında kaydırıldıkça, görevlerin veya etkinliklerin tamamlanması için belirli zaman çizelgelerinin tahmin edilmesi zorlaşır. Bunun asıl sebebi, Kanban'ın yalnızca çekme üretim sisteminde bir sinyal bağlantı noktası olarak işlev görmesidir.
● Bir sistemde çok fazla faaliyet veya görev birbiriyle ilişkiliyse, Kanban'ı uygulamak çok zor hale gelecektir. Bunun nedeni, bu tür sistemlerin, farklı görevler arasında çok sık mal ve uzmanlık transferi olasılığını yükselmesi ve tüm bu faaliyetlerin hızını korumadaki zorluğu artırmasıdır.