Reengineering (Değişim Mühendisliği)

Reengineering (Değişim Mühendisliği) Nedir?

Küreselleşme ile birlikte dünya üzerindeki tüm sektörler ve bu sektörlerdeki tüm firmalar için değişim önemli bir gerekliliktir. Tüm firma ve şirketlerin değişimi bir zorunluluk olarak görerek organizasyonlarını bu bağlamda yapmaları onların yararına olmaktadır. Bu noktada İngilizce adıyla “Reengineering” yani Türkçe’de “Değişim Mühendisliği” kavramı ortaya çıkmıştır.

Değişim Mühendisliği, şirketlerin organizasyonlarında planlanan ve uygulanan bütün yapısal ve sistemsel durumları hızlı ve köklü değişimler ile geliştirerek daha verimli ve yüksek performanslı olmasını sağlayan modern bir teknik olarak karşımıza çıkmaktadır.

Değişim Mühendisliğinin temel prensibi adından da anlaşılacağı üzere “değişim” ile birlikte şirket performansı için olumlu bir etki sağlamaktır. Bu sistemde şirkette var olan değişim taleplerine uygun bütünsel bir çözüm sağlanır. Bu sistem ile planlı ve düzenli bir organizasyon yapıldığında şirketler performanslarını artırarak en yüksek verimi alabilirler.

Değişim Mühendisliğinin temel özellikleri aşağıda verilmiştir:
● Sürekli sorgular,
● Sorgulamayı en temelden yapar,
● Varsayımlara göre değil doğrulara göre hareket eder,
● Sabit değerlere sahip değildir,
● Var olan ile vakit kaybetmeyerek onun değişimlere uğramasına sebep olur,
● Değişim ile yeni uygulamalar ortaya koyar,
● Şirket performansında fark yaratacak dönüşümler amaçlar,
● Tüm süreç boyunca çalışmaya devam eder.

Değişim Mühendisliği ile yeni organizasyonların sağlanması konusunda başarılı olunabilmek için planlama aşamasında aşağıda verilen 5N1K sorularına yanıt aranması gerekmektedir:
● Değişim Nedir?
● Değişim Neden/Niçin Gereklidir?
● Değişimle Nereye Varılmak İstenmektedir?
● Değişim Ne Zaman Gerçekleşmelidir?
● Değişimi Kim Gerçekleştirmelidir?

Reengineering (Değişim Mühendisliği) Ne İş Yapar?

Değişim Mühendisliği, temel amacı olan performans arttırmak için değişim uygulanması fikrinden yola çıkarak sektördeki şirketlerin yüksek verim ve performansla çalışabilmesi için uygun planlamaları yapar. Bu planlamaları yaparken atılması gereken bazı adımlar vardır. Bu adımlar sırasıyla aşağıda verilmiştir:
● İlk olarak görevler değil çıktılar etrafında çalışmalar yapılmalıdır. Eğer varsa önceki iş görenler tarafından yapılan süreçler belirlenmeli ve birleştirilmelidir.
● Organizasyonun en çok etkilenen noktada yapılabilmesi için süreç, çıktı kullanılarak gerçekleştirilmelidir.
● Doğru bir kaynaktan doğru bir bilgi edinilmelidir ve bilgiyi işleme uygulaması, bilgiyi yaratan uygulama ile eş zamanlı olarak kullanılmalıdır.
● Birbirine uzak olan kaynakların merkezi bir yaklaşım ile planlanmasıyla dağınık kaynaklar tek bir merkezde toplanmalıdır.
● Araştırmalar sonucu çıkan sonuçlar ile paralel uygulamalar arasında bağlantılar kurulmalıdır.
● Karar verme süreci uygulamanın bir parçası haline getirilerek kararlar uygulamaları yapan kişiler tarafından verilmelidir.

Reengineering (Değişim Mühendisliği) Yaklaşımı Nasıldır?

Değişim Mühendisliği aşağıda verilen 4 temel kavram üzerinden meydana gelmektedir:
● Çarpıcı,
● Temel
● Radikal,
● Süreç.

Değişimin planlanma süreci performansın ve verimliliğin artması için oldukça önemlidir. Bu noktada Değişim Mühendisliğinin yaklaşımı buna uygun olmalıdır. Değişime başlanmadan önce cevaplanması gereken 5N1K soruları, özellikle de “Neden?” sorusunun düzgün bir şekilde araştırılması ve cevaplanması gerekmektedir.

Değişim Mühendisliğinin altında yatan 4 kavramdan “radikal” ve “çarpıcı” bu sürecin yaklaşımının önemini vurgulamaktadır. Radikal kavramı ile değişimde önemli olanın yapay düzenlemeler ve değişiklikler değil de köklü değişiklikler olduğu vurgulanmaktadır. Çarpıcı kavramı ile de değişimlerin kademeli şekilde değil de bir anda sanki sıçrayarak yapılması gerektiği vurgulanmaktadır.

Ek olarak “süreç” de Değişim Mühendisliğinin yaklaşımında önemli bir kavramdır. Sürece odaklanmak, sürece katılmak ve zorlu ve uzun bir yolda başarıya ulaşmak için ilerlemek performansın ve verimin artması için çok önemlidir.

Reengineering (Değişim Mühendisliği)’ne Neden İhtiyaç Duyulur?

Teknolojinin ilerlemesi ve küreselleşmenin artması ile ticari sınırların esnemesi farklı opsiyonlara sahip organizasyon, metot ve temel işletme kurallarının oluşmasını şart koşmaya başlamıştır. Bu durumda Değişim Mühendisliği devreye girerek şirketlerin ihtiyaçları dahilinde yeni organizasyon ve planlamalar ortaya koymaktadırlar.

Şirketlerin Değişim Mühendisliğine ihtiyaç duyabileceği birçok farklı durum olabilir. Bu durumlardan bazıları aşağıda verilmiştir:
● Rekabet: Küreselleşmenin artmasıyla rekabet ortamı zayıflamıştır. Bu sebeple şirketler rekabet ortamını artırmak ve rekabette başarılı olabilmek için değişim metotları aramaktadırlar.
● Entegrasyon Değeri: Ticaret için önemli gelişmeler yapan WTO ve beraberinde APEC, LAFTA ve NAFTA gibi entegrasyonlar da işletmeleri değişime mecbur bırakmaktadırlar.
● Bilişim Teknolojilerinin Önemi: Teknoloji özellikle de bilişim teknolojileri her geçen gün hızla gelişmektedir ve bu gelişmeleri yakalayabilmek için değişim şarttır.
● Malzeme Alanında Yenilikler: Malzeme alanında yeniliklerin yapılması, örneğin bir malzemenin daha iyi özelliklere sahip olması, diğer şirketlerin yenilik ve değişim yapmasını beraberinde getirmektedir.
● Teknolojideki Güncel Çalışmalar: Bu çalışmaların özellikle araştırma ve geliştirme konusunda olmasından dolayı şirketler bu güncel çalışmaları edinebilmek ve uygulayabilmek için kendi içlerinde değişime uğramak zorundadırlar.
● Ticaret Opsiyonlarının Artması: Teknolojinin gelişmesi veya siyasi gelişmelerden dolayı yeni pazarlar oluşması şirketleri bu yeni pazar alanlarında var olma çabasına sürüklemektedir. Bu durum da değişimi beraberinde getirmektedir.
● Bilinçli Müşteriler: Bilinçli müşterilerin artması şirketleri bir rekabet ortamına sürüklemektedir. Müşteri memnuniyetini sağlayabilmek adına şirketler değişimle yeni organizasyonlar oluşturmaktadırlar.
● Kalite Standartları: Ürünlerin kalitesini belirleyen ISO-900 gibi kalite standartlarının yasalaşması ile şirketler rekabet ortamında avantaj kazanmak veya sektörde başarılı olabilmek için bu belgeleri almak istemektedirler. Bu belgeleri alabilmek için de gerekli şartları sağlayabilmek adına değişim geçirmek zorundadırlar.

Reengineering (Değişim Mühendisliği)’ni Kim Uygular?

Değişim Mühendisliği işletmeler tarafından değil bu iş için seçilmiş kişiler tarafından uygulanmaktadır. Değişim Mühendisliği uygulamalarının başarıya ulaşabilmesi ve işletmelerin performansının artmasını sağlayabilmesi için bu çalışmaları yürütecek kişilerin özenle seçilmesi gerekmektedir.

Değişim Mühendisliği çalışmalarını yürüten kişilerin rolleri aşağıda verilmiştir:
● Lider,
● Süreç Sahibi,
● Değişim Mühendisliği Ekibi,
● İdare Komitesi,
● Değişim Mühendisliği Çarı.

Değişim Mühendisliği için seçilen bu kişiler gerekli adımları uygulayarak şirketlerin ihtiyacı olan organizasyon ve planlamaları sağlarlar. Böylelikle şirketlerin başarıya ulaşmadaki yolları Değişim Mühendisliğini uygulayanlar tarafından sağlanmış olur.

Reengineering (Değişim Mühendisliği) Ekibinin Süreçleri Nasıldır?

Değişim Mühendisliği uygulamasında asıl işi Değişim Mühendisliği Ekibi yapmaktadır. Değişimi sağlayan ve yeni bir iş üreten kişiler bu ekipte bulunurlar. Bu ekip 5-10 kişiden oluşmaktadır ve küçük bir ekip olarak görev alır. Değişim Mühendisliği ekiplerinde aşağıda verilen iki türlü çalışan bulunur:
● İçerdekiler: Değişim sürecinde bulunan kişilerdir. Sürecin her parçasında bulundukları için süreç içerisindeki mevcut sorunları saptamakta başarılı olurlar.
● Dışarıdakiler: Değişim uygulamasında süreç içinde bulunmazlar. Uygulama sürecini dışarıdan incelerler ve bu sebeple de nesnel/farklı bakış açılarıyla ekibe destek olurlar.
Değişim Mühendisliği ekibinin her bir parçası görevlerini yerine getirerek ve diğer rollerdeki kişiler ile iş birliği içinde çalışarak uygulamanın temellerini oluşturmalı ve şirketler için gerekli olan organizasyonu planlamalıdır.