Çalışan İzleme Araçları

Çalışan İzleme Araçları Nedir?

Çağımızın gelişen teknolojisinden etkilenen ve halen bu etkilenme sürecine devam etmekte olan kurum ya da kuruluşlar, birçok açıdan değişime uğramışlardır. Söz konusu değişimlere örnek olarak; uzaktan çalışma ve asenkron çalışma verilebilmektedir. Oldukça iç içe oluşuyla bilinmekte olan söz konusu kavramların tanımlarının bilinmesinde fayda bulunmaktadır. Uzaktan çalışma, COVID-19 ile oldukça göz önüne çıkmış olan ve kurum ya da kuruluşlarda çalışmakta olan personellerin kendi yaşam alanlarında söz konusu işlerini yürütmelerini sağlayan bir sistem olarak bilinmektedir. Asenkron çalışma ise uzaktan çalışma sistemine hitap eden ve eş zamansız bir biçimde ilerlemeyi teşvik eden bir düzen olarak tanımlanmaktadır. Asenkron çalışmada, kurum ya da kuruluşlar personellerini esnek bir biçimde çalıştırmakta ve belirli mesai saatlerini dikte etmemektedirler. Peki, söz konusu bu iki kavram ile çalışan izleme araçları arasındaki bağ nedir?

Çalışan izleme araçları, öncelikli olarak uzaktan ve asenkron çalışma sistemleri sonucunda ortaya çıkmıştır. Bunun nedenini ise bir örnekle açıklamak daha belirleyici olacaktır. Bir kurum ya da kuruluşun uzaktan ve asenkron bir biçimde personellerini çalıştırdıkları varsayılsın, söz konusu kurum ya da kuruluş her ne kadar esnek bir yapıyla işleri yürütmekte olsa da belirli bir düzene ve disipline ihtiyaç duymaktadır. Bu nedenle personellerinin takibini sağlamak için kurum ya da kuruluşlar çalışan izleme araçları olarak bilinen yazılımlara başvurmaktadırlar. Bahsi geçen izleme araçlarının amacı çalışanların; tuş ölçüleri, işe karşı tutumları, zaman harcadıkları alanlar gibi birçok farklı unsurların izlenmesini mümkün kılmaktır. Bazı kurum ya da kuruluşlar tarafından farklı amaçlar (ABD’de şirketler üretkenliği izlemektedir) için de kullanılabilmekte olan çalışan izleme araçları temel olarak, çalışanların işlerine karşı olan genel tutum ve davranışlarının takibini sağlamaktadır. Bu sebeple söz konusu araçlar birçok kurum ya da kuruluş tarafından tercih edilmektedir.

Çalışan İzleme Araçlarının Pozitif Etkileri

Çalışan izleme araçları sahip oldukları verimli amaçlar nedeniyle genel olarak hakkında pozitif görüşler barındırmaktadırlar. Kurum ya da kuruluşlarda istihdam edilmiş çalışanların şeffaf bir biçimde takip edilmesini mümkün kılan söz konusu araçlar, birçok unsura pozitif bir etki vermektedirler. Bahsi geçen pozitif etkiler aşağıda sıralanmış ve açıklanmışlardır.
• Kurum ya da kuruluşlarda istihdam edilmiş çalışanların söz konusu araçlar aracılığıyla izlenmesi sonucunda bahsi geçen çalışanların verim ve üretkenlik oranları artmaktadır.
• Çalışan izleme araçları ile iş takiplerinin yapıldığından haberdar olan istihdam edilmiş çalışanlar bu farkındalık sebebiyle daha istekli ve motive bir yapı kazanmaktadırlar.
• Kurum ya da kuruluşların, sahip oldukları çalışanlarının geçirdikleri boş vakitleri tespit etmesini sağlamaktadır.
• Kurum ya da kuruluşların yürütmekte oldukları işleri mümkün kılan iş gücü hakkında çıktılarda bulunmaktadır.
• Kurumsal yaşantıda bulunması elzem olarak görülmekte olan kurum içi disiplinin oluşturulmasını sağlamaktadır.
• Kurum ya da kuruluşların sahip oldukları işlerin yerine getirilmesinde etkili bir zaman yönetimi katkısında bulunmaktadır.

Yukarıda sıralanmakta olan pozitif noktalar incelendiğinde, kurum ya da kuruluşların, çalışanlarını çeşitli yazılımlar aracılığıyla izlemelerinin oldukça mantıklı ve kârlı bir uygulama süreci olduğu görülmektedir. Fakat söz konusu uygulama süreci sadece pozitif yönlerden oluşmamaktadır. Bu durum hakkındaki detaylı bilgiler çalışan izleme araçlarının negatif etkileri adlı başlığın altında bulunaktadır.

Çalışan İzleme Araçlarının Negatif Etkileri

Her ne kadar birçok pozitif etkiye sahip olması ile kurum ya da kuruluşların odak noktası haline gelse de çalışan izleme araçları aynı zamanda birçok farklı negatif etkilere sahiptir. Bu durumun nedeni, söz konusu araçların kötü amaçlar adına kullanılmasının da mümkün olmasıdır. Çalışan deneyimi araştırma lideri olarak bilinmekte olan David Brodeur-Johnson bu konu hakkında çeşitli görüşler bildirmiştir. Örneğin: “Çalışan izleme yazılımlarını kullanmak adına iyi ve çok iyi olmamakta olan nedenler bulunmaktadır. Bu, bir işveren konumunda olan kişi olarak niyetinizin ne olduğu ve çalışanlarınızın söz konusu amaca güvenip güvenmediği ile ilgili her şeydir. Amacınız yalnızca çalışmayanları bulmak ve onları cezalandırmaksa büyük olasılıkla çalışan motivasyonu ve elde tutma açısından sorunlar yaratacaktır.” David Brodeur-Johnson’ ın çalışan izleme araçları üzerine görüşlerinden hareketle, söz konusu araçların kritik bir terazide tutulduğu görülmektedir. Peki, bu terazinin diğer kefesini doldurmakta olan negatif etkiler nelerdir?

• Çalıştıkları kurum ya da kuruluş tarafından izlenilme fikri birçok çalışanı strese ve endişeye sürüklemektedir.
• Kurum ya da kuruluşların bünyesindeki çalışanlar, daima baskı altında hissetmektedirler ve çalıştıkları kurum ya da kuruluşlara karşı güven kayıpları yaşamaktadırlar.
• Kurum ya da kuruluşlar tarafından izlenilen çalışan politikası sonucu kişiler işlerini bırakabilmektedirler.

Yukarıda altı çizilmekte olan negatif etkilerden hareketle, çalışan izleme araçlarının personeller üzerinde büyük bir baskıya ve strese sebep olduğu görülmektedir. Bu durumun yanı sıra kötü kullanıma da oldukça açık olan söz konusu araçlar, çalışanları işlerinden istifa etmeleri gibi uç noktalara sürükleyebilmektedir.

Çalışan İzleme Araçları Kullanımında Çalışan Gizliliği ve Güvenliği

Negatif ve pozitif etkilere sahip oluşuyla hakkında çeşitli görüşlerin oluşmasını sağlayan çalışan izleme araçları hakkında merak edilmekte olan birçok unsur bulunmaktadır. Söz konusu unsurlardan en önemli ve kilit noktalarından biri ise çalışanların gizlilikleri ve güvenlikleridir. Söz konusu unsurların izleme araçları kullanımındaki konumlarını görmeden önce çalışan gizliliği ve güvenliği nedir incelemek gerekmektedir. Çalışan gizliliği ve güvenliği, kurum ya da kuruluşlarda çalışmakta olan kişilerin sahip oldukları kişisel verilerinin yetkisiz erişimlere karşı gizli tutulması ve korunması olarak tanımlanmakta olan oldukça önemli bir kavramdır. Söz konusu kavram önemini, çalışan izleme araçları kullanımında da gözler önüne sermiştir. Peki, gözler önüne serilmiş olan bu hususun açıklaması nedir?

Uzun süredir yasal olarak yürütülmekte olan çalışan izleme araçları kullanımı, kurum ya da kuruluşların dikkatlerinin büyük bir kısmını istemektedir. Bu durumun öneminin altını çizmek adına evlerden çalışan kişiler göz önüne getirilmelidir. Evden çalışan kişilerden bu nedenle kamera ve ses kayıtları hususunda öncelikli bir izin alınması gerekmektedir. Bu sayede kimseye zarar vermeyen bir gizlilik ve güvenlik kültürü oluşturulabilmektedir.

Yukarıda önerilen yöntem ve ilerleme yöntemlerinden hareketle, çalışma izleme araçlarının kullanımında güvenlik ve gizliliğin hem çalışan hem de kurum ya da kuruluşun vizyonu adına oldukça önemli olduğu çıkarımına varılmaktadır.

Verimliliği Artıran 14 Çalışan İzleme Yazılımı Hangileridir?

Kurum ya da kuruluşların bünyelerinde bulunan çalışanlarının uzaktan ve asenkron çalışmaları durumunda başvurdukları çalışan izleme araçları olarak kullanılmakta olan çeşitli yazılımlar bulunmaktadır. Söz konusu yazılımlar, çalışanların çeşitli açılardan daha iyi anlaşılmasını sağlamakla kalmayıp aynı zamanda verimlilik artırıcı fikirlerin oluşmasına olanak oluşturmaktadırlar. Peki, birçok açıdan verimlilik artırıcı olarak görülen söz konusu çalışan izleme yazılımları nelerdir?

• Microsoft 365 (Teams, Outlook, To Do, Planner, Word, Excel, PowerPoint)
• CleverControl
• Spyrix Employee Monitoring
• Actual Keylogger Business Online
• DeskTime
• Monitask
• Hubstaff
• Teramind
• ActivTrak
• Time Doctor
• Timely
• Toggl
• Screenshot Monitor
• Tmetric

Yukarıda sıralanmış olan yazılımlardan hareketle, kurum ya da kuruluşların verimliliğini artırmakta olan çalışan izleme araçlarının oldukça kullanıma açık oldukları görülmektedir. Bu durum ise kişilerin aklında bulunan söz konusu yazılımlar ile ilgili şüpheleri ortadan kaldırmaktadır.