ERP

ERP Programı Seçerken Nelere Dikkat Edilmelidir?

ERP Programı seçiminde dikkat edilmesi gereken unsurlara geçmeden önce ERP Programının tanımına göz atmak yerinde olacaktır. ERP Programı, bir kurum ya da kuruluşun çeşitli bölümlerini tek bir yazılım altında toplayan ve veri paylaşım sürecini söz konusu bölümler için kolaylaştıran ve sağlayan ticari yazılım paketleridir. Bahsi geçen bölümler; finans, insan kaynakları, üretim, satış ve pazarlama bölümleridir. Sağlanan veri paylaşımı sayesinde ERP Programı, kurumların yalnızca olası karmaşaların önüne geçmesini sağlamakla kalmayıp aynı zamanda sahip oldukları kaynakları doğru bir şekilde işlemesini mümkün kılmaktadır. Tüm bu bilgiler ışığında kişi ya da kurumların, ERP Programı seçimlerinde belli başlı ölçekleri göz önünde bulundurmaları ve dikkat etmeleri gerekmektedir. Bu unsurlara aşağıda yer verilmiştir.

Kurumsal Hedeflerle Aynı Yönde Olma
● Kurumların şimdisi ve yarınını göz önüne alan bu unsur doğrultusunda kurumlar gelecekte olmak istedikleri yeri belirterek ihtiyaçlarını ortaya koymaktadırlar.

Yürütülen İş Süreçlerinin Uygun Olması
● Kurumların iş yürütme süreçleri konusunda yaşadıkları zorluklardan yola çıkarak ERP kapsamındaki çeşitli iş uygulamalarının yardımını almakta ve yeniden süreçler tasarlanmaktadır.

Tedarik Sağlayan Firmanın Sunduğu Destek ve Hizmetlerin Değerlendirilmesi
● ERP sistemlerini hizmetin verildiği firmaya uygulayacak tedarikçi firmaların yapıları da oldukça büyük bir önem arz etmektedir.

Riskten Kaçınılmalı
● Yazılım seçim sürecinde memnun kalınabilme olasılığı yüksek olan firmalar önceliklendirilmelidir. Bunu yapabilmek için ise ‘Başarı Hikayeleri’ kısmından yararlanmak yerinde bir karardır.

Tüm bu faktörlere dikkat edilmesi durumunda, kurumlar hedefledikleri başarıya bir adım daha yaklaşarak ERP’ den tamamen yararlanmış olmaktadırlar.

Hangi İşletmeler ERP Programı Kullanabilir?

ERP içerisinde barındırdığı çeşitli modüller nedeni ile birçok kişi ya da kurumun dikkatini üzerine çekmektedir. Bu modüller aşağıda açıklığa kavuşturulmuşlardır:

Tedarik Zinciri
● Kalite ve Stok Yönetimi
● Satın Alma Yönetimi
● Ürün Yönetimi
● Üretim Planlama

Finans Muhasebe
● Muhasebe Yönetimi
● Sabit Kıymetler ve Bütçe Yönetimi
● Finans Yönetimi

Proje Yönetimi
● Var olan projelerin yönetimi

İnsan Kaynakları Yönetimi
● Bordro Yönetimi

Raporlama ve Kontrol Yönetimi
● Model BI (İş Zekâsı)
● Model Mobil ERP (Model Inside)

Yardımcı Fonksiyonlar
● Bakım Onarım (Varlık Yönetimi)
● Ar-Ge Merkezi Yönetimi
● Doküman Yönetimi

Bahsi geçen ve yukarıda da görülen modüllerin kapsamından faydalanmak isteyen kişi veya kurum her ne kadar çok olsa da faydalanmasına izin verilmiş belirli kurum ya da kuruluşlar bulunmaktadır. Bunlar: İşletmeler, vakıflar, kâr amacına sahip olmayan kuruluşlar, hükümetler ve diğer kuruluşlardır. Bu kuruluşlar yalnızca ERP yazılımını kullanabilmekle kalmayıp aynı zamanda ERP’ nin içerip, sunduğu birçok hizmetten de faydalanabilmektedirler.

ERP ve Finans Arasındaki Fark Nedir?

ERP ve finans arasında fark olup olmadığı sorusunun ortaya çıkmasını sağlayan unsur ERP yazılımının tanımı yapılırken sık sık ‘finansal’ terimlere başvurulmasıdır. Bu nedenle birçok kişi veya kurum bu iki unsuru aynı olarak görmektedirler. Fakat bu iki unsur sanılanın aksine aynı şeyler değillerdir. Bu farkın altını çizmek adına finansın tanımına göz atmak gerekmektedir. Finans, ihtiyaç duyulan fonların yeterli şartların sağlanması ve verimli bir biçimde kullanılması ile alakalı faaliyetlerin tamamıdır. Finans ERP yazılımı içerisinde bulunan modüllerin bir alt kümesidir. Bu nedenle finans ile ERP’ nin aynı olmaları mümkün değildir.

ERP Neden Tercih Edilmelidir?

ERP sistemleri sağladıkları faydalar ile kurum ya da kuruluşların bir numaraları tercihlerinden biri haline gelmiştirler. Peki, faydası ile öne çıkan nedenler nelerdir?
● Gelişmiş ve üstün iş süreçleri
● Paylaşımı yapılan müşteri veri tabanı
● Uluslararası gelişmiş işlemler
● Karar destek sistemleri adına kolaylaştırılmış veri erişimi
● Kâğıt işinin azalması
● Bilgi planlama sürecinin optimize edilmesi
● Maliyet izlemesinin geliştirilmesi
● Nakit akışının daha iyi izlenmesi
● Tedarik yönetimi konusundan gelişme
● Müşterilerle iletişimin veriminin artması
● Veri doğruluğunun geliştirilmesi
● Oluşturulan iş süreçlerinin hem çalışan hem de yönetim tarafından rahatlıkla takibinin yapılabilmesi
● Gerçek zamanlı veri sunumu
● Akıllı raporlama

Tüm bu faydalar kişi ya da kurumların neden ERP’ ye yöneldiklerini gözler önüne sermekle yetinmeyip aynı zamanda ERP’ nin vadettiği verimin kapsamını da ortaya çıkarmaktadır.

ERP ile Kurumunuzun Hangi Departmanları İyi Duruma Getirilebilir?

ERP şirketleri iyileştirmekle kalmayıp aynı zamanda şirketlerin alt birimlerinden biri olan departmanları da optimize etmektedir. Söz konusu departmanlar aşağıda belirtilmiş ve açıklanmışlardır.

Müşteri İlişkileri Yönetimi (CRM)= Kendi başına bir çözüm niteliğine sahip olmasa da müşteri ilişkilerinin yönetimini sağlayan ve eksiği olmayan bir yazılım sistemidir. Tek başına çözüm niteliği taşımaması nedeniyle var olan müşterileri etkilemek, analiz etmek ve optimize etmek adına Bulut (Cloud) çözümlerine ihtiyaç duymaktadır.

Finans= Şirketlerde oluşan muhasebe ile alakalı hususlarla ilgilenen finans departmanı, bunun yanı sıra duran varlıklar muhasebesi ve satıcılar muhasebesi gibi çeşitli muhasebe türlerine de kapsamında yer vermektedir.

Satış ve Dağıtım= Şirketlerin yaptıkları satışları ve bu satışların dağıtım süreçlerinin kontrolünü sağlamaktadır. İlgi alanında ambalajlama ve nakliye planlama gibi hususlar da bulunmaktadır.

ERP sistemi şirketlerin yukarı bahsi geçen departmanlarına büyük bir katkıda bulunmaktadır. Fakat ERP’ nin bu bölümleri iyi duruma getirdiğini gösteren asıl husus, yazılım sisteminin tüm bu departmanların verilerini ortak bir çatıda toplamasıdır. Böylece bir şirketin yapı taşlarından olan söz konusu departmanlar birbirlerinden haberdar olarak sistematik bir gelişme ve planlama sürecine adım atabilmektedirler.

ERP Modülleri Nedir?

İşletme ve kurumların, gereksinimleri statik değildir, değişkendir ve kurum gelişip büyüdükçe de sistemlerin bu gidişata ayak uydurabilmesi gerekir. Eskiden kurumlar muhasebe, finans ya da insan kaynakları gibi sadece bir parçayla yetinirken artık işletme yönetimlerinin, üretimin ve satışların gelişip değiştikleri bu yeni dünyaya ayak uydurmaları gerekmektedir çünkü tek bir parça yani modül, büyüyen kurumların iş süreçlerinin ihtiyaçlarını karşılamakta yetersiz kalmaktadır. Bundan dolayı kurumsal kaynak planlaması, geniş çaplı bir hizmet alanı sunan, birbirinden farklı modülleri bünyelerinde barındırmaktadırlar. Kurumsal Kaynak Planlaması modülleri, kurumların süreçlerini içlerinde barındıran stok, muhasebe, fatura ve tedarik gibi diğer birçok alt dal için söylenmektedir. Bu alt dalların bazılarından kısaca bahsedecek olursak:

Stok Yönetimi

Kuruluşunuzun ihtiyaç duymakta olduğu özelliklerde, stoklarınızı belirterek, stok yönetimi işlemini kolaylaştırmayı sağlar.

Cari Yönetimi

Ticari meslek hayatınıza devam ederken, yapmakta olduğunuz işlemlerin, tüm hissedarların verileri ve işlemlerine dair detaylarını tek bir paydada toplamanızı sağlamaktadır.

Tedarik Yönetimi

Tedarik Yönetimi dalında, talep edilenden tutun, teklif edilenden, ürün kabulüne kadarki var olan bütün süreçleri kontrol altında alarak, bütün tedarik süreçlerin yönetilmesini sağlar.

Satış Yönetimi

Satış Yönetimi, mutual bir şekilde çalışan alt dallar ile tüm satış aşamalarının kontrol altında tutulmasını sağlar.

Finans Yönetimi

Finans Yönetimi, mali kaynaklarınızı en verimli biçimde planlayarak, kurumunuzu her zaman bir adım önde tutmanızı sağlar.

Genel Muhasebe

Mevzuat değişikliklerinin anı anına desteklendiği genel muhasebe, yaptığınız veya yapacağınız işlemlerinizi kolaylaştırmanızı sağlar.

Üretim Yönetimi

Üretim basamaklarını kolay ve verimli bir biçimde yönetebilir, üretimin her anından sizi haberdar ederek çalışmanızı kolaylaştırabilir.

Dış Ticaret Yönetimi

Dış ticaret Yönetimi, ihracat aşamalarınızı ve sevkiyatlarını kontrol altında tutarak işlerin rayında devam etmesini sağlar.

Proje Yönetimi

Proje bazlı iş yapan kurum veya kuruluşlarda, tüm süreçlerin proje bağlamında takip edilmesini ve yönetilmesini sağlar.

Bütçe Yönetimi

Bütçe Yönetimi, işletmenizin gelirlerini ve giderlerini kontrol altında tutmanıza yardımcı olur.

İnsan Kaynakları Yönetimi

İnsan Kaynakları, kuruluşların en temelidir diyebiliriz. Personelleri en verimli biçimde yönetebilmeyi ve takip edebilmeyi sağlar.

Müşteri İlişkileri Yönetimi

CRM, müşteri ilişkilerinizi en iyi şekilde yönetebilmenizi sağlar. Müşterilerinizi, potansiyel hallerinden çıkarıp aktif müşteri haline gelene kadarki tüm süreçleri adım adım yönetmenizi sağlar.

ERP'nin Temel Prensipleri

ERP, varoluşu gereği kurumunuza, kurumunuzun sahip olduğu süreçlere, kurumuzun beklentilerine, işletmenizin faaliyet gösterdiği sektöre veya sektörlere göre farklılıklar gösterebilir. Bu bağlamda düşündüğümüzde, temel prensiplerinden şöyle söz edebiliriz:
• ERP yapısında barındırdığı yazılımları, farklı sektörlerin sahip oldukları birbirinden farklı ihtiyaçlara göre karşılayabilmek için özelleştirilebilme özelliğine sahiptir.
• İşletmenizin bünyesinde tam zamanlı bir biçimde verilerin erişimine, verilerin depolanmasına, analiz yapılmasına ve yönetim işlevselliğine imkân sağlayan bir bütün sistem yazılımlarıdır.
• ERP yazılımları, birden fazla dil ve para birimini destekler.
• Sağlık, havacılık, eğitim, bankacılık, kimya ve petrol gibi kendine has birçok farklı alanı destekler.
• İşletmenizin yurt içinde ya da yurt dışında, bölgesel olarak farklı sahalarda yer alan birimlerini, bunların barındırmakta olduğu bütün fonksiyonlarını, eş güdümlü ve merkezi olacak bir biçimde yönetmeye imkân sağlar.
• ERP yani veri tabanı yönetimi, bir işletim sistemi olmaktan veya bir ara katman programı olmaktan ziyade, bir uygulama yazılımıdır. Bu sistem kendi içerisinde sunucu, uygulama ve veri tabanı olmak üzere üç dala ayrılan bir sistem üzerinden çalışır.