Proje Döngüsü Yönetimi Nedir?

21.07.2022 

Proje Döngüsü Yönetimi Nedir?

Dünyada kullanılmakta olan proje yönetimi metodolojileri, proje yönetimi yaşam döngüsünün kalitesini standartlaştırmayı ve iyileştirmeyi amaçlayan proje yönetimi süreçlerinin tanımlarıdır. Projelerin kalitesi, ne kadar iyi yönetildikleri de dahil olmak üzere yatırımın etkilerinin uygunluğu, fizibilitesi ve etkinliği açısından tanımlanabilir. Bir proje yönetimi metodolojisi süreç grupları ve kontrol sistemlerinden oluşur. Proje yönetimi metodolojisi, proje döngüsü yapısını düzenlemeyi ve sadece bütün aşamaların içeriğini değil, aynı zamanda en iyi nasıl gerçekleştirilebileceğini de tanımlamayı amaçlamaktadır.
Tipik olarak, tüm proje yönetimi metodolojileri, sonuçlarla birbirine bağlanan aşamaların “Plan-Uygulama-Kontrol-Hareket" döngüsüne benzer bir akış anlamına gelir ve bir aşamanın sonucu diğerinin girdisi olmalıdır. Bununla birlikte, bir projenin aşamalarını tanımlayan anlayış öznel ve genellikle kurumsal prosedürlere bağlı olmalıdır. Her bir proje yönetim metodolojisi yaklaşımı doğal olarak belge veya rapor gibi çeşitli transfer başlıkları içeren başka bir çalışma aşamasından iyi tanımlanmış aşamaları ve bu aşamalarda geçiş içermelidir.
Bu araç setinde kullanılan “proje” kelimesi, sektör planlaması da dahil olmak üzere mümkün olduğunca geniş bir şekilde yorumlanmalıdır. Proje terimi öncelikle kolaylık sağlamak için kullanılır ve sadece belirli bir amaca ulaşmak için bir katkının sağlandığı ilgili faaliyetlerin toplanması anlamına gelir. Asya Kalkınma Bankası, Dünya Bankası, Avrupa Komisyonu ve ulusal hükümetler gibi birçok kurum tarafından farklı proje yönetimi metodolojileri benimsenmiştir. Özellikle Avrupa Komisyonu ve daha sonra diğer geliştirme ortakları tarafından proje geliştirme, finansman ve değerlendirme sistemlerinden biri olarak kabul edilen bir “Proje Döngüsü Yönetimi” kılavuzu hazırlamıştır.
Proje döngüsü yönetimi projeleri ve projeyi, başlatan organizasyonun politika hedefleri dahilinde tutar. Ayrıca projelerin, paydaşların ve müşterilerin ihtiyaçlarıyla birlikte üzerinde anlaşmaya varılan stratejiyle alakalı kalmasına yardımcı olur. Proje döngüsü yönetimi projenin kendisinin uygulanabilir olmasını sağlar. Döngü yönetimi sayesinde projeler, gerçekçi bir şekilde gerçekleştirilip gerçekleştirilemeyeceğine ve yürütmeden önce değerli olup olmadığına karar vererek ve ek olarak projenin faydalarının sürdürülebilir olup olmadığını not ederek değerli kaynakları boşa harcamaktan korunur. Tüm bunları yapabilmek için proje döngüsü yönetimi paydaşlarının katılımı gerekir. Proje döngüsü yönetimi, her aşamada gerçekleştirilecek ve uygulanacak faaliyetler ve araçlar dahil olmak üzere proje yönetiminin farklı aşamalarının yapısını tanımlar.
Her aşama kullanılacak süreçleri tanımlamaya ve karar vericilerin doğru kararları vermesini sağlamaya odaklanmıştır. Aynı zamanda süreci desteklemek için mantıksal çerçeve yaklaşımının ve diğer araçların kullanılmasını gerektirir. Bu yöntem ile projenin her aşamasına kalite değerlendirme kriterleri ve dokümantasyon dahil edilmiştir. Sonuç olarak özetle bu yöntemdeki amaç, toplam iş yükünü yönetmesi ve izlemesi daha kolay olan küçük ısırık halinde parçalara bölmektir. Bu projenin programa daha iyi uymasını, bütçe dahilinde kalmasını ve kalite yönergelerini takip etmesini sağlar. Projeler hakkında kesin olarak bildiğimiz bir şey var, o da “herkese uyan tek bir çözüm asla işe yaramaz”. Bu nedenle proje yöneticileri ve ekipleri her projede en uygun proje yönetimi yaklaşımını kullanır. Proje döngüsü yönetimi ile yöneticilerin arzuladıkları yaklaşım talepleri karşılanabilir.

Proje Döngüsü Yönetimi Kaç Aşamadan Oluşur?

Proje döngüsü yönetimi söz konusu olduğunda, proje döngüsünün sahip olduğu beş temel aşamadan bahsetmem mümkündür. Bunlar ise; “Programlama, Tanımlama, Formülasyon, Uygulama ve Değerlendirme”dir. Dünya Bankası söz konusu olduğunda aşamalar benzer şekilde şu şekilde olacaktır; Tanımlama, Hazırlık, Değerlendirme, Onay, Uygulama, Tamamlama, Değerlendirme. Dünya Bankası aşamaları biraz daha çoktur ve proje yönetimi aşamalarının bazı bölümlerini vurgulamaya olan öneme bağlı olmaktadır. Dünya Bankası "Tamamlama" aşaması, örneğin, döngünün "Uygulama" aşamasında bulunabilir. Bu metodolojik usul farklılıklarının yanı sıra, proje döngüsü yönetimi yaklaşımı, değerlendirme ve doğrulama mekanizmaları ile mantıksal olarak birinden diğerine giden dikkatli bir şekilde planlanmış aşamalar fikri etrafında inşa edilmiştir.
Birçok proje yönetimi metodolojisinde ve ayrıca proje döngüsü yönetimi tarafından yaygın olarak kullanılan bir diğer yaygın analitik ve yönetim aracı, müdahale mantığını çeşitli aşamalarında kademeli olarak geliştikçe göstermek için her proje için hazırlanan mantıksal çerçevedir. Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı, projeleri geliştirmek ve düzene sokmak, sürdürülebilir faydalar üretmek de dahil olmak üzere kalkınma hedeflerini gerçekleştirmede daha etkili hale getirmek için tasarlanmıştır. Bu yaklaşımı çoğu hükümet, çok taraflı ve iki taraflı yardım kuruluşları, uluslararası sivil toplum kuruluşları tarafından kullanılır.
Proje döngüsünün tanımlama ve formülasyon aşamalarında proje tasarımı için kullanılan temel araçtır. Tanımlama sırasında mantıksal çerçeve yaklaşımının kullanılması, proje fikirlerinin ilgili olmasını sağlamaya yardımcı olurken, formülasyon sırasında fizibilite ve sürdürülebilirliğin sağlanmasına yardımcı olur. Bununla birlikte, deneyim ve mesleki yargının yerine geçmez ve diğer özel araçlar olan ekonomik ve finansal analiz ve çevresel etki değerlendirmesi uygulanmasıyla ve paydaşların etkin katılımını teşvik eden tekniklerin uygulanmasıyla da tamamlanmalıdır.
Proje döngüsünün tüm aşamalarında karar verme ve karar verme kalitesini artırmak için proje döngüsü yönetimi uygulayıcıları tarafından dört temel ilke belirlenmiştir. Sektör gelişimi açısından yorumlanan bu temel ilkeler şunlardır:
● Projeler, kapsayıcı sektör politikası hedeflerini desteklemektedir.
● Projeler üzerinde anlaşmaya varılan bir strateji ve hedef grupların / yararlanıcıların gerçek sorunları ile ilgilidir.
● Projeler uygulanabilir niteliktedir. Bu da hedeflere, çalışma ortamının kısıtlamaları, verilen bütçe ve uygulayıcı kuruluşun kapasiteleri dahilinde gerçekçi bir şekilde ulaşılabileceği anlamına gelir.
● Projelerin sağladığı faydaların sürdürülebilir olması muhtemeldir.
Bu dört temel ilke, projenin kalitesinin önemli ölçütleridir ve yöneticilerin ve danışmanların kararlarına ve kararlarına yalnızca planlama aşamasında değil, değişiklik ve ders düzeltmelerinin belirtildiği proje döngüsü boyunca her an bilgi sağlamalıdır.
Proje döngüsü yönetiminde “sürdürülebilirlik" ilkesine özel bir önem verilmelidir. Elde edilen faydaların sürdürülebilirliğini teşvik etmek için, diğer üç ilkenin dikkatli bir analizi esastır. Sürdürülebilirlik aslında, kapsayıcı sektör politikası hedefleriyle tutarlılığa, sahipliğe ve hedef grupların ihtiyaç ve kapasitelerine uyuma ve gerçekçi bir fizibilite değerlendirmesine bağlı olarak hassas bir konudur. Bu hedeflere ulaşılmasını desteklemek için, proje döngüsü yönetimi;
● Kilit paydaşların aktif katılımını gerektirir ve yerel mülkiyeti teşvik etmeyi amaçlar,
● Bir dizi temel değerlendirmeyi desteklemek için Mantıksal Çerçeve Yaklaşımı’nı ve diğer araçları kullanır,
● Proje döngüsünün her aşamasına anahtar kalite değerlendirme kriterlerini dahil eder,
● İyi bilgilendirilmiş karar vermeyi desteklemek için her aşamada yaygın olarak anlaşılan kavram ve tanımlarla kaliteli anahtar belgeler üretilmesini gerektirir.

Proje Döngüsü Yönetimi Aşamaları Nelerdir?

Proje döngüsü yönetimi; programlama, tanımlama gibi bazı önemli aşamaları içermektedir.
Aşama 1: Programlama
Proje döngüsü yönetiminin en başında yer alan, problemlerin, kısıtlamaların ve fırsatların tanımlanabilmesi için durumların analiz edildiği “müzakere” aşamasıdır. Proje döngüsü yöneticisinin uygun proje fikirlerini belirlemesini ve bir bütçe tahmin etmesini sağlayan hedefler netleştirilir.
Bu aşamadaki örnek bir faaliyet, bir proje yöneticisinin bağışçı kuruluş ve bir ülke veya başka bir kuruluş olabilecek yardım alıcısı ile desteğe ihtiyaç duyan belirli sorunları tartışmak ve her bir tarafın hedeflerini belirlemek için bir toplantı düzenlemesidir.
2. Aşama: Tanımlama
Bu aşamada, bir önceki aşamada belirlenen problemler, ihtiyaçlar ve proje fikirleri daha yakından incelenir. Sorunları daha fazla analiz etmek, bunların nasıl ele alınabileceğini belirlemek ve bir projeyi bir araya getirmek için ek çalışmaların gerekli olup olmadığına karar vermek için olası paydaşlar ve konu uzmanlarıyla istişareyi içerir.
Tanımlama aşamasının sonunda, proje tanımlama raporu olarak bilinen bir belge oluşturulur. Takip edilecek en uygun proje seçeneklerini belirler ve tavsiyelerin arkasındaki mantığı açıklar.
Aşama 3: Formülasyon
Bazen değerlendirme aşaması olarak adlandırılan formülasyon aşaması, paydaşların ayrıntıları detaylandırmak ve önemli yönleri, örneğin beklenen sonuçlar ve etki, uygunluk, fizibilite ve sürdürülebilirliği belirlemek için proje fikirlerini tartıştıkları zamandır.
Bu aşamada bir proje fikri, kapsamlı kaynak ve uygulama programları ile operasyonel bir plana dönüşür. Bu aşamanın sonunda, paydaşlar proje için bir finansman teklifi oluşturup oluşturmamaya karar verirler.
4. Aşama: Finansman
Bu aşamada, projeyi finanse edecek kurum, finansman talebini inceler ve ardından devam etme kararı verir. Onaylanırsa, projeyi resmileştirmek için fon sağlayan kuruluş ile uygulayıcı kuruluş arasında bir finansman anlaşması hazırlanır.
Aşama 5: Uygulama
Uygulama aşaması, proje yürütme aşamasıdır ve genellikle hepsinin en uzun aşamasıdır. Üç döneme ayrılır: başlangıç, ana uygulama ve kapanış. Projeye bağlı olarak, tamamlanması aylar veya yıllar alabilir. Bu aşamada;
● Kilit paydaşlar, kalite için projenin çıktılarını veya çıktılarını değerlendirir. Fiili çizelgeler ve finansal harcamalar, değişen koşulları hesaba katmak ve stratejik hedeflere ulaşılmasını sağlamak için gerekli ayarlamaları yaparak, temel değerlerle karşılaştırılır.
● Proje ekipleri ve ilgili paydaşlar, proje yönetim planında belirtilenleri yerine getirir.
● Proje ekipleri, projeyi yolunda tutmak için Gantt çizelgeleri, çalışma temel yapısı, sorumluluk matrisleri, kaynak kullanılabilirliği raporları, zaman çizelgeleri ve kanban panoları gibi proje yönetimi yazılım araçlarını kullanır.
● Bilgiyi doğru zamanda doğru kişilere ulaştırmak için önceden belirlenmiş iletişim stratejileri kullanılır.
6. Aşama: Değerlendirme
Projenin sonunda, proje süresi boyunca, hatta projenin tamamlanmasından yıllar sonra yapılabilen bu aşamada, paydaşlar nelerin başarıldığını, nelerin iyi gittiğini, nelerin olabileceğini belirlemek için projeyi değerlendirir. Öğrenilen dersler daha sonra projenin geri kalanına veya gelecekteki projelere uygulanır.

Proje Döngüsü Yönetiminin Avantajları Nelerdir?

Proje döngüsü yönetimi tasarım ve hazırlanma aşamasında projede öngörüler yaparak ilerde doğabilecek eksikliklerinin önüne geçilmesini sağlar. Tasarım aşamasında yapılan durum analizi, sorun analizi, hedef analizi ile birlikte, sorunun detaylı olarak ele alınmasını, durumun tespit edilmesini ve hedef kitlenin sağlıklı bir şekilde belirlenerek proje faydasının yükseltilmesi amaçlanır. Paydaşların süreçte aktif rol almasını sağlayarak, hedef kitlenin projeden maksimum fayda sağlamasını hedefler. SWOT analizi, risk analizi ve beklenmeyen durumlara ilişkin öngörüler yapılarak risklerin önüne geçilerek zarar minimize edilir. Projenin etkinliğinin kalıcı olmasını sağlayarak, projenin benzer projelere kaynak oluşturmasını sağlar. Çarpan etkisi analizleri sağlıklı yapılarak projenin görünürlük ve bilinirliğini arttırır. Proje döngü yönetimi; her aşaması ile, bir fikrin proje olarak hazırlanması, yürütülmesi ve sonuçlandırılması açısından hayati öneme sahiptir.