Elektronik Fatura Belgesi (E-Fatura)

 

Elektronik Fatura Belgesi (E-Fatura)

Elektronik Fatura (E-Fatura) Nedir?

Gelişen teknoloji ile birlikte hayatımızın her alanının dijitalleşme sürecine girmesi belgeler konusunda da bazı değişimlere sebep olmuştur. Geleneksel faturalar yerine internet ortamı üzerinde hazırlanmış elektronik faturalar (e-fatura), basılı bir evrak gerektirmeden müşterilere gönderilebilir. E-Fatura sayesinde, elektronik ortamda düzenlenen faturaların paylaşımı ve izlenmesi kolay bir hale gelmektedir.

E-Fatura kavramı, teknolojinin gelişmesi ile birlikte ortaya çıkan Bilgi Çağında yani 20. yüzyılın sonlarına doğru kullanılmaya başlanmıştır. Ülkemizde ise E-Fatura sistemi, 05.03.2010 tarihinde yayınlanan 397 numaralı VUK (Vergi Usul Kanunu) kararı ile kullanılmaya başlanmıştır. Geleneksel fatura sistemi ile arasında hiçbir fark yoktur yani geçerliliği aynı şekildedir.

E-Fatura sistemi aşağıda verilen birçok avantaja sahiptir:
● Hız: Geleneksel yöntemle yani kağıda işlenerek hazırlanan faturalar yerine internet ortamında işlenen faturalar çok daha kolay bir şekilde hazırlanabilir.
● Maliyet: Faturanın kağıda işlenerek hazırlanması baskı, postalama, arşivleme gibi alanlarda maliyet oluşturur. Aynı zamanda basılan faturaların düzenlenmesi ve karşılaştırılması da bir işgücü gerektirir. E-Fatura ile bu maliyetlerin birçoğundan kurtulmak mümkündür.
● Güven: E-Fatura sistemi ile hata yapma imkanı en aza indirilir ve bu da şirketler ile müşterileri arasında bir güven bağı oluşturur.
● Doğaya Katkı: Geleneksel fatura sisteminde kağıt kullanımı ve nakliye sırasında ortaya çıkan karbon ayak izi E-Fatura ile birlikte ortadan kalkar bu sayede de doğaya katkı sağlanır.

E-Fatura Nasıl Alınır?

E-Fatura alınabilmesi için başvuru esnasında gerekli olan bazı belgeler vardır. Bu belgeler farklı sebeplere göre değişkenlik gösterebilir ancak genel olarak benzerdir. Başvuru için gerekli olan belgeler aşağıda verilmiştir:
● E-Fatura sistemi için gerekli olan başvuru formu ve taahhütname,
● Alınan elektronik mali mühür sertifikasının taahhütnamesi,
● Şirketin kuruluş sözleşmesi barındıran bir Ticaret Sicil gazetesinin noter onaylı kopyası,
● Şirket yetkilisinin imza sirküsünün noter onaylı kopyası,
● BİS (Bank for International Settlements) raporu.

Belgeler tamamlandıktan sonra izlenecek adımlar ve yöntemler başvuru sürecini şekillendirir. Başvuru sırasında izlenebilecek 2 yöntem aşağıda verilmiştir:
1. Özel Entegrasyon Yöntemi İle Başvuru:
● Mükellef durumundaki şirketin Kamu Sertifikasyon Merkezi ile birlikte mali mühür başvurusu yapması,
● E-Fatura sözleşmesinin imzalanması.
● E-Fatura sistemi için başvuru efatura.gov.tr adresi üzerinden yapılmaktadır,
● Gönderilen linkteki belirtilen alanlara gerekli bilgiler mükellef olan şirket tarafından doldurulmalıdır,
● Bilgiler doldurulmasının ardından, bilgiler özel entegratör tarafından kontrol edilerek bir sorun olmamasının ardından, şirkete aktivasyon linki gönderilir,
● Mükellef şirket, kendisine özel entegratör tarafından gönderilen aktivasyon linkini mali mühür ile imzalıdır,
● Mali mühür ile imzalanan belgenin Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) tarafından onaylanması beklenir. Onayın ardından mükellef şirket e-Fatura sistemine giriş yapmış olur.

2. Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) Portal Yöntemi İle Başvuru:
● Öncelikle aşağıda verilen belgeler temin edilmelidir:
➔ E-Fatura Sistemi Başvuru Formu ve Taahhütnamesi,
➔ Elektronik Mali Mühür Sertifika Sahibi Taahhütnamesi,
➔ Şirket Kuruluş Sözleşmesi ve noter onaylı imza sirküleri örneği.
● Başvuru uygun görüldüğü takdirde, malimühür sertifikasının Kamu Sertifika Merkezlerinden alınabileceği bilgisi mükellef şirkete iletilir,
● Mali Mühür Sertifikasının ücreti Kamu Sertifikasyon merkezlerine yatırılır,
● Sonrasında Mali Mühür, başvuru sahibine teslim edilir,
● Gerekli belgeler ve mali mühür elde edildikten sonra sonra başvuru tamamlanır. Başvurunun tamamlanmasını takip eden süreçte başvurunun onaylanması beklenmelidir,
● Başvurusu onaylanan mükellef şirketlerin hesapları aktif hale getirilir. Böylelikle mükellef şirketler E-Fatura sistemine dahil edilmiş olur.

E-Fatura Nasıl Hazırlanır?

Şirketler başvurularını tamamlayıp onay aldıktan sonra E-Fatura sistemine giriş yapmalarını takip eden süreçte E-Fatura hazırlayabilirler. E-Fatura hazırlama yani E-Fatura kesme işleminin 3 farklı yolu vardır. Bu yöntemler aşağıda verilmiştir:
● GİB Portal: E-Fatura kesme süreci Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB) sistemleri dolayısıyla tamamlanabilir. Az sayıda fatura kesen şirketler tarafından bu yöntem daha çok tercih edilmektedir çünkü bu yöntemde geriye dönük faturalar 6 ay süre ile silinir. Yüksek miktarlarda fatura kesen şirketler için bu yöntem yetersiz kalabilir.
● Entegrasyon: Bu yöntem ile şirketler GİB portal yerine kendi yöntemlerini ve uygulamalarını kullanabilirler. Bu yöntemde sistemin sürekli ve aktif çalışabilmesi ve aksaklıklar oluşmaması için uzmanlardan oluşan bir işgücüne ihtiyaç vardır.
● Özel Entegratörler: Aylık periyotta sabit bir fatura sayısı bulunmayan ve zaman zaman yüksek sayılarda fatura kesebilen şirketler tarafından tercih edilen pratik ve hızlı bir yöntemdir. Bu yöntemi kullanmak isteyen şirketlerin özel yazılım ve donanımlar için yatırım yapması gerekmez. Bu yöntem sayesinde fatura verilerinin güvenliği en üst düzeyde tutulur ve E-Fatura kesme işlemi kolaylaşır.

E-Fatura Ücreti Nedir?

E-Faturaya geçiş aşamasında TÜBİTAK tarafından verilen bir Mali Mühür satın alınmalıdır. Mali Mühür ücreti ödenip alındığında 3 yıl boyunca geçerlidir. 3 yıl sonunda Mali Mühürün yenilenmesi gerekir.
2023 yılı için kararlaştırılan Mali Mühür ücretleri aşağıda verilmiştir:
● Tüzel Kişi İçin: 3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Akıllı Kart Okuyucusu ücreti 590 TL (500 TL+KDV) olarak belirlenmiştir.
● Gerçek Kişi İçin: 3 Yıllık Mali Mühür Sertifikası ve Akıllı Kart Okuyucu ücreti 413 TL (350 TL+KDV) olarak belirlenmiştir.

E-Fatura Geçiş Şartları Nelerdir?

E-Fatura sistemine geçiş yapabilmek için aşağıda verilen bazı şartların sağlanması gerekmektedir:
● Gerçek ve şahıs şirketi konumuna sahip olunmalı,
● Anonim bir şirket olunmalı,
● Limited bir şirket olunmalıdır.
Bu şartların sağlandığı durumlarda şirketler E-Fatura sistemine kolaylıkla geçiş yapabilirler. Ne var ki bazı şirketler için E-Fatura sistemine geçmek bazı durumlar yüzünden zorunlu kılınmıştır.

E-Fatura Kimler İçin Zorunludur?

E-Faturanın kimler için zorunlu olduğu VUK (Vergi Usul Kanunu)’nun 509 numaralı kararında aşağıda verildiği şekilde açıklığa kavuşturulmuştur:
● Gelir İdaresi Başkanlığı (GİB)’nın 22 Ocak 2022 tarihinde yayımladığı yeni düzenleme dolayısıyla 2020 ve 2021 yılı brüt satış hasılatı 4 milyon TL ve üzeri olan şirketler 1 Temmuz 2022 tarihine kadar e-Faturaya geçmek zorundadır.
● 2022 yılından itibaren ise cirosu en az 3 milyon TL olan vergi mükelleflerinin, e-Faturaya geçmeleri gerekmektedir.
● Konaklama hizmeti veren otel işletmeleri de e-Fatura sistemine geçmek zorundadır.
● 2020-2021 yılı dönem ciroları 1 milyon TL olan aracı platformlar ya da kendi siteleri aracılığı ile e-ticaret faaliyetleri gerçekleştiren vergi mükellefleri de E-Faturaya geçmek zorundadırlar. Ek olarak, bahsi geçen bu mükellefler 2022 yılında en az 500 bin TL ciro yaparlarsa E-Faturaya geçmek zorundadırlar.
● Madeni yağ lisansı bulunan ya da madeni yağ lisansı bulunan firmalardan ürün alan ve yıllık satış tutarı 25 milyon TL üzeri olan işletmeler de E-Faturaya geçmek durumundadırlar.
● ÖTV (Özel Tüketim Vergisi)’ye tabi olan ve gazoz, tütün ya da alkollü içecek üreten veya bu ürünleri ithal eden firmalar ile birlikte bu firmalardan ürün alan ve yıllık satış tutarı 10 milyon TL üzerinde olan işletmeler de E-Fatura sistemine geçmek zorundadırlar.
● Doğrudan ya da komisyoncu olarak sebze ve meyve ticareti yapan şirketler de E-Fatura kullanmak zorundadırlar.

E-Fatura Sorgulaması Nasıl Yapılır?

E-Fatura mükellef sorgulama işlemi tarafınıza ulaşan bir E-Faturayı sorgulamak için kullanılır. Sorgulama işlemini yapabilmek için ilk olarak ebelge.gib.gov.tr adresine girmek gereklidir. Sonrasında vergi kimlik numarası ya da Türkiye Cumhuriyeti kimlik numarası ile kolay bir şekilde sorgulama işlemi yapılabilir.