Geri Bildirim (Feedback) Kültürü

 

Geri Bildirim (Feedback) Kültürü

Geri Bildirim (Feedback) Nedir?

Günlük hayatta gerek iş ile ilgili olsun gerek kişisel hayatımızda yaşanan tüm olaylara kendi bakış açımızdan bakar ve yorumu da kendi başımıza yaparız. Bu şekilde yalnızca tek bir perspektife sahip olmamız bazen yaptığımız şeyler veya yaşadığımız olaylar üzerinde tam farkındalığa sahip olmamızı engelleyen bir durumdur. Geri bildirim kavramı da tam bu kapsamda karşımıza çıkan ve dışarıdan yaptığımız şeyler veya yaşanılan olaylara başka bir açıdan bakmamızı sağlayan bir iletişim şeklidir. Geri bildirim, genel olarak bilinen bir diğer ismiyle Feedback, bir kişi ya da bir grup tarafından ilgili konuda gerçekleştirilen faaliyet ya da bulunulan duruma geri dönen tepki denebilir. Feedback aslında tam anlamıyla alıcının mesajı aldıktan sonra ilgili yorumu yapıp göndericiye geri yollaması anlamına gelmektedir. İş alanında da sıklıkla kullanılan geri bildirim, işi ne kadar iyi yaptığımızı, neyi yanlış ya da neyi doğru yaptığımızı anlamak için yönetici ve yetkililerin bize durumla ilgili yaptıkları yorumlar olarak karşımıza çıkmaktadır.

Geri bildirim aslında yalnızca iş hayatında karşımıza çıkan bir durum değildir. Aslında düşünürsek geri bildirimi günlük yaşantımızdaki birçok olaya entegre edilebilecek bir yöntem olarak gözlemleyebiliriz. Örneğin okulda öğretmenlerin öğrencilerine yaptığı ödevler veya başarı seviyeleri hakkında söylediği veya önerdiği her şey geri bildirim çerçevesi içerisinde yer alır. Ya da evin içinde, ailede bile geri bildirimin örneklerini görebiliriz. Çocukluktan büyüyene kadar ebeveynlerimizin bize öğrettiği şeyler ve tüm nasihatler birer geri bildirim olarak düşünülebilir. Feedback kavramı çok geniş yelpazeli bir kavram olarak düşünülebilir, bir işi tüm kapsamıyla tek başına düşünmek zor bir iş olduğundan diğer insanların konudaki fikrini almak geri bildirim olarak tanımlanabilir. Düşünülebilecek her konuda geri bildirim yapılabilmektedir, bunun için tek gereken şey bir faaliyet ve üzerine yorum yapacak bir diğer kişi ya da gruptur.

Fakat geri bildirimi en çok iş yerinde tecrübe ettiğimiz su katılamaz bir gerçektir. Çünkü gerçekleştirilen faaliyetler genellikle bir sorumluluk sonucu yapıldığı ve birinin onayına sunulduğu için neyin nasıl yapıldığının geri dönüşünü almak ve gelecekte de buna göre büyük önem taşımaktadır. Bu kapsamda iş yerinde geri bildirim kapsamında yapılan geri dönüşten kurumlarda feedback kültürü (geri bildirim kültürü) olarak adlandırılmaktadır.

Geri Bildirim Kültürü Nedir?

Geri bildirim genellikle üst birimden alt birime yapılan bir geri tepki veya iletişim olarak bilinmektedir. Fakat şirket içerisinde kurumun gelişip iyileşebilmesi için bundan daha farklı bir anlayış benimsenmiştir. Geri bildirim kültürü; daha net bir şekilde açıklamamız gerekirse kurumlarda geri bildirim kültürü dediğimiz anlayış, tüm departmanlar ve çalışanların hangi pozisyonda olurlarsa olsunlar şirket bünyesindeki faaliyetlere geri bildirim yapıp fikirlerini belirtmeleri anlamına gelmektedir. Geri bildirim kişinin ya da ekibin kısıtlı görüş açısını genişletmesine ve hataları düzeltmek için bir çözüm yolu bulmasına yardımcı olmaktadır. Fakat çoğu açıdan bakıldığında herkesin birbirine böyle sağlıklı bir ortamda feedback yapması pek de mümkün bir ihtimal gibi gelmeyen bir durumdur. Bunun sebebi üst düzey çalışanların alt düzeydeki çalışanlarının geri bildirimini önemsememesi gibi durumlardır. Her zaman yaşanmıyor olsa dahi çoğunu şirketin geri bildirim kültürünü etkili bir şekilde uygulayamamasının sebebi bu temel sorundan kaynaklanabilmektedir.

İş Yerinizin Neden Geri Bildirim Kültürüne İhtiyacı Var?

Bahsettiğimiz üzere feedback aslında hayatımızın her yerinde bize yardım eden bir destekçidir. Hataların düzeltilebilmesi ve kişinin göremediği problemleri saptayabilmesi için bir başkasından geri bildirim alması durumu iyileştirmek için kullanılanılabilecek en iyi yöntemlerden biridir. Günlük hayatımızda bile bu kadar etkisi olan bu durumun iş yerinde de kullanılması demek her şeyin çok daha pürüzsüz ve olumlu bir şekilde ilerlemesi anlamına gelmektedir.

İş yerinde geri bildirim kültürünün benimsenmesi birçok farklı açıdan şirkete ve çalışanlara fayda sağlamaktadır. Özellikle çalışan açısından bakıldığında gerçekleştirilen faaliyetler için geri bildirim almak demek yalnızca söz konusu iş için iyileştirme sağlamakla kalmayıp aynı zamanda çalışanın önemsendiğini de hissetmesine sebep olmaktadır. Böylece bir çalışan bağlılığına sebebiyet de veren geri bildirim kültürü sayesinde çalışanlar da geri bildirim alacaklarını bildikleri için kafalarına takılan ya da hata yaptıkları şeyleri belirtmekten çekinmezler. Bunun yanı sıra genel anlamda geri bildirim kültürü sayesinde sağlıklı bir iletişim ortamı kurulmasından dolayı pozitif bir işyeri atmosferine sahip olunulur.

Geri bildirimi daha geniş açıda düşünecek olursak şirketlerin aylık ya da yıllık yaptıkları performans inceleme ve analizleri sonucunda yaptıkları toplantı ve misyon değişiklikleri de geri bildirim kültürünün bir parçası olup şirkete zaman ve para tasarrufu olarak yansımasıyla sonuçlanır. Bu sayede genel anlamda yapılan değerlendirmeler de şirketin durumunu gözler önüne serip olası eksikliklerde yeni fikirlerin belirtilmesinin önünü açar.

Geri Bildirim Yapmanın Püf Noktaları Nelerdir?

Geri bildirim yapılırken dikkat edilmesi gereken bazı noktalar bulunmaktadır. Özellikle iş ortamında saygılı bir atmosferde sağlıklı iletişimlerin kurulabilmesi için olumlu ve olumsuz geri bildirimlerin belirli usullere göre yapılması büyük önem taşımaktadır. Bu kapsamda geri bildirim yapmanın püf noktalarını şekildeki gibi listeleyebiliriz:
• Geri bildirim sürecinde öncelikle çalışanla bir muhabbet başlatmak ve ortamdaki buzları kırmak iyi bir fikir olabilir. Özellikle olumsuz geri bildirimlerin yapılacağı zamanlarda bunun yapılması ve ortamdaki gerginliğin azaltılması çalışanın kendini güvensiz ve başarısız hissetmemesi için önemlidir.
• Yapılan geri bildirimin arkasına birçok belirsiz kelime ve hikayeler sıkıştırmak yalnızca kişinin daha da gerilmesine ve stres altına girmesine sebep olur. Bu yüzden kısa bir özet sonrasında net bir şekilde geri bildirimin ifade edilmesi iki taraf içinde daha iyi olacaktır.
• Yapılan geri bildirimde kişinin kendi fikirleri ve düşüncelerini de belirtmesine olanak tanınmalıdır. Değerlendirmenin iki taraf içinde yapılması her zaman daha mantıklı olan seçenektir.
• Geri bildirim yapılan kişinin kendini tümüyle değerlendirebilmesi için olumsuz ve olumlu geri bildirimin saygı çerçevesinde bir arada yapılması iyi bir karar olacaktır. Bu şekilde kişi iyi yanlarını bilip bunları güçlendirirken aynı zamanda eksik yanlarını da iyileştirme fırsatı bulur.
• Olumsuz feedback durumlarında konuşmanın suçlayıcı bir hal almamasına dikkat edin.
• Ne olursa olsun geri bildirim sonrasında kişinin de görüş ve bildirilerini alıp teşekkür etmeyi unutmayın.

Liderler İçin Geri Bildirim Vermenin Önemi

Daha önce de tanımladığımız üzere geri bildirim kültürü yalnızca alt düzey çalışanın üst düzey yöneticisinden aldığı bilgi ve fikir akışı değildir; geri bildirim, kendisini çalışanın yöneticiye geri bildirim yapıp fikirlerini belirtmesi olarak da karşımıza çıkmaktadır. Bunun liderler için çok büyük bir önemi vardır. Organizasyondaki bütün ekip ve çalışanların yönetici ve yetkililere geri bildirim yapması sayesinde şirketin karar organları neyi daha iyi yapabileceklerini kendi çalışanların fikirlerinden yararlanarak daha net bir şekilde görme ve uygulama fırsatı yakalarlar. Yöneticiler şirket bünyesindeki kararların çoğundan sorumlu olmaları sebebiyle bazen hangi kararların nelere sonuç verdiğini tam net olarak göremeyebilirler. Geri bildirim sayesinde liderler çalışanlarının durumlara tepkilerini değerlendirerek gelişime açık bir konuma gelebilir ve şirketin ilerlemesi için gerekli adımları atabilirler.