Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

02.11.2022 

Proforma Fatura Nedir? Nasıl Düzenlenir?

Proforma Fatura Nedir?

Ticari hayatta ve sıklıkla karşılaşılan faaliyetlerde satıcılar, tedarikçiler ve birçok iş kolu için fatura büyük önem taşır. İlgili bilgileri taşıyan resmi bir belge olması sebebiyle faturalar çoğu zaman zorunlu tutulan belgelerdir. Satış işlemlerinin pürüzsüz ilerleyebilmesi ve hukuki şekilde işleyebilmesi için alışveriş durumlarında fatura kesmek zorunludur. Fatura genel anlamda tüm türleri kapsayan büyük bir terimdir ve işlem şekline, ticari faaliyete göre türlerine ayrılır. Bu fatura türlerinden birisi olan proforma fatura, diğer ismiyle ön fatura olarak da adlandırılmaktadır, genel fatura niteliklerinin hepsini taşımaz. Tam anlamıyla proforma fatura alıcı tarafa satıcı tarafından ürün ya da hizmete ilişkin teklifi iletmek amacıyla oluşturulan bir belgedir. Daha çok fiyat belirleme ve teklif yapma açısından özgür bir inisiyatif sunan proforma faturaya ilişkin herhangi bir mali ve hukuki düzenleme bulunmamaktadır. Dolayısıyla hukuki bir belge niteliğinde bir fatura olarak değil de bir satış sözleşmesi olarak kullanılmaktadır.

Proforma Faturanın Amacı Nedir?

Proforma fatura satıcı tarafından fiyat bilgileri ve satışın genel hatlarının düzenlendiği bir fatura türüdür. Dolayısıyla alıcı ve satıcı arasında bir proforma faturasının düzenlenmesi işlemlerin geleceği ve alıcının tasdiği açısından iki tarafa da büyük kolaylıklar sağlamaktadır. Proforma faturayı alıcılar ilgili işlem için satıcıdan talep edebildiği gibi satıcılar da bir talep olmaksızın kendi istekleri doğrultusunda proforma fatura düzenleyebilirler. Bu faturanın genel amaçlarını şekildeki gibi listeleyebiliriz:
• Ödeme ve teslimat bilgilerini içererek alıcıya mali vb. bilgileri iletmek
• İki taraf arasında ürün veya hizmet alımına dair işlemlerin belgelenip bir sözleşme haline gelmesi
• Kesin olmayan fiyat ve işlem tarihini netleştirmek amacıyla bu tür bilgilerin proforma faturaya işlenmesi
• Genel fatura düzenleme bilgilerinin kaydedilmesi

Proforma Fatura Nasıl Düzenlenir?

Proforma fatura düzenlenirken şirkete ait antetli kağıt kullanılmalıdır. Sağ üst köşede proforma numarası ile tarih bulunurken sol üst köşede ise alıcı ve satıcının kimler olduğu detaylı bir şekilde belirtilmelidir. Ortadaki bölümde ise satılacak olan ürün, mal veya hizmetin birim fiyatı, miktarı, tutarı ve menşei gibi detaylar kesinlikle yer almalıdır. Aynı zamanda fatura tarihi, ürünlerin teslimat şekli, satış yapılacak para birimi ve toplam ödeme tutarı, ödeme şekli ve koşulları, satıcı ve alıcının isimleri, adresleri ve imzalar da bulunmalıdır.

Proforma Faturada Bulunması Gereken Bilgiler Nelerdir?

Proforma faturanın geçerli olabilmesi için üzerinde bazı bilgileri içermesi gerekir. Ön fatura olarak da bilinen proforma fatura resmi bir hükmü olmayan, Ticaret Kanunu’nda da yer almayan bir faturadır. Bu fatura tamamen alıcı ve satıcıların kendi aralarında kullandığı bir fatura olarak bilinmektedir. Proforma faturada olması gereken bilgiler şunlardır:
● Faturanın düzenlenme tarihi
● Satıcı ve alıcının soyadı, iletişim bilgileri
● Satışı yapılan mal ya da hizmetin cinsi
● Satışı yapılan malların menşei
● Malların teslim şekli
● Toplam tutarın ödenme şekli
● Her bir malın birim fiyatı
● Malların ebatları, ağırlıkları, nitelikleri
● Malların ambalajlarına, istiflenme ve taşınma şekillerine dair bazı bilgiler
● Yapılan teklifin geçerlilik süresi
● Navlun ve sigorta prim tutarları
● Faturayı düzenleyenin imzası

Proforma Faturalar Hangi İşlemlerde Kullanılır?

Teklif odaklı çalışan bir sisteme sahip olduğundan dolayı alıcı ve satıcının fiyat netleştirmesine ihtiyacı olduğu büyük ürün veya hizmet satışlarında proforma fatura sıkça karşımıza çıkmaktadır. Bu kapsamda maddi anlamda büyük çaplı işlemlerin gerçekleştiği dış ticaret, proforma faturanın en çok kullanıldığı alanlardan birisidir. İşlemi hızlandırıp netleştirmesi sebebiyle ithalat ve ihracat işlemlerinde satıcıların sıklıkla hazırladığı proforma fatura iki tarafın da işlerini büyük ölçüde kolaylaştırmaktadır. Mali yükümlülüğü ve genel bir düzenlemesi bulunmadığından dolayı hızlıca ve özgürce hazırlanan proforma faturanın bu hazırlanma kolaylığı etkin ve hızlı bir fatura olmasının en büyük sebeplerinden biridir.

Proforma Faturanın Özellikleri Nelerdir?

Diğer fatura türlerine göre daha hızlı bir işlem seçeneği sunan proforma faturayı farklı bir fatura türü yapan birçok özellik bulunmaktadır. Bu özellikleri şekildeki gibi sıralayabiliriz:
• Proforma fatura hukuki bir düzenlemeye sahip olmadığından dolayı özgürce hazırlanan, zorunlu olmayan bir fatura türüdür.
• Teklif amaçlı bir belge olmasından dolayı ön mektup ve teklifname özelliği taşımaktadır.
• Uluslararası ticaret kapsamında satıcıların en çok kullandığı fatura türlerinden biridir.
• Hukuki bir yükümlülüğe sahip olmaması sebebiyle damga vergisine tabi tutulmamaktadır.
• Müşteri ile satıcı arasında bir sözleşme niteliği taşımasından dolayı tarafların birbirine güven duymasını sağlar.
• Bankacılık, ithalat-ihracat ve başka birçok alanda kullanılabilir.
• Üzerinde proforma fatura olduğuna dair ibarenin yer alması zorunludur.
• Faturanın kesilmeden önceki son hali ve işleme ilişkin tüm detaylar proforma fatura içerisinde yer alır.

Proforma Fatura Hazırlama Süreci Nasıldır?

Proforma fatura hazırlanırken dikkat edilmesi gereken birkaç husus bulunmaktadır. Bir resmî belge niteliğinde olması sebebiyle düzenli ve detaylı olması gerekmektedir. Proforma satış gerçekleşmeden önce hazırlanıp müşteriye iletilir. Böylece müşteri satışa dair detayları inceleyerek gerekli işlemlerin devamı ya da durdurulması kararını alır. Proforma faturada satış şartları, satıcı bilgileri, ürün bilgileri gibi yer alır ve bu belge kaşelenip imzalanmış şekilde düzenlenir. Proforma fatura hazırlanırken izlenmesi gereken yol şekildeki gibi sıralanabilir:
• Proforma faturanın hazırlanması için öncelikle hazır bir şablon oluşturulmalı ve ilgili bilgiler kısımlara yerleştirilmelidir.
• Sağ üst köşeye proforma numarası ve tarih, sol üst köşeye ise alıcı ve satıcı bilgileri yazılır.
• Faturanın orta ve ana bölümünde ürün veya hizmet ile ilgili bilgiler yer alır.
• Proforma fatura için antetli bir kâğıt kullanılmalıdır.

Proforma Fatura Hazırlarken Nelere Dikkat Edilmelidir?

Faturaları düzenlenirken dikkat edilmesi gereken bazı hususlar bulunur. Bunlar şu şekildedir:
● İşletmeler, bu faturaları antetli kağıt kullanarak hazırlanmalıdır.
● Sol üst tarafta satıcıya ve alıcıya ait bilgilere yer verilmelidir.
● Sağ üst tarafta ise tarih ve proforma numarası yazılmalıdır.
● Sayfanın tam orta kısmında satılacak ürünlere ait detaylı bilgiler.
● Tüm bu bilgiler yazıldıktan sonra, 'Proforma Fatura' ibaresinin de belirtilmesi gereklidir.

Proforma Fatura İle Normal Fatura Arasındaki Farklar Nelerdir?

Proforma fatura ile normal fatura arasında temel bazı farklar vardır. Bu farklar şu şekildedir:
● Proforma fatura, alıcı tarafından teslim alınacak mal veya hizmet hakkında birçok bilgi ve detay sağlar. Normal faturada ise satıcı tarafından düzenlenmiş olan ürün veya hizmet için alıcı tarafından ödenmesi gereken miktarı belirten bir belgedir.
● Proforma fatura, mal veya hizmet için alıcıya taahhüt veren bilgiyi bünyesinde bulundurur. Faturada ise bu hizmetin karşılığında talep edilen miktar bilgisi bulunur.
● Satış oluşturma esnasında genellikle proforma fatura kullanılır. Normal fatura ise satışı onaylarken kullanılır.
● Proforma fatura için gelir gider defterine kayıt işlemi gereksinimi bulunmaz. Ancak fatura düzenlerken, her iki tarafın da defterine kayıt yapılması istenir.
Özetle; proforma fatura satış öncesinde hazırlanır ve alıcıya bilgi vermeyi hedef haline getirir. Fatura ise satış sonrasında hazırlanır ve alıcıdan ödeme talebinde bulunmak amacıyla düzenlenir.

Proforma Fatura, Fatura Yerine Geçer mi?

Genel olarak faturalar kanuni yükümlülük taşıyan ve yetkililerce düzenlenmiş resmî belgelerdir. Vergi yükümlülükleri bulunur ve satıcının herhangi bir durumda direkt olarak sorumlu tutulabileceği bir işlemdir. Fakat proforma fatura dediğimiz faturada kanuni hiçbir yükümlülük veya mali herhangi bir düzenleme bulunmamaktadır. Dolayısıyla tamamen teklif amaçlı, özgürce hazırlanmış ön mektup ve sözleşme niteliği taşırlar. Proforma fatura normal faturanın olduğu gibi resmi bir belge değildir. Bu sebeplerden dolayı proforma faturanın normal fatura yerine geçmesi mümkün değildir.

Proforma Fatura Neden Kullanılmalıdır?

Bir sipariş veya ürün için beklenen maliyetleri, ücretleri ve teslimat tarihini detaylı bir şekilde bildirmek için bir proforma fatura kullanılır. Kesin olmasa da, satın alan tarafın ödemeyi beklemesi gereken maliyetlerin iyi niyetli bir tahminini karşımıza çıkarır.

Proforma fatura, alıcıya teslimat şartları üzerinde pazarlık yapma imkanı sunar. Alıcı fiyat, miktar veya teslimat süresinden memnun bulunmuyor ise, karşılıklı olarak tatmin edici bir sonuca ulaşmak için üreticiyle iletişime geçebilir. Proforma fatura düzenlemek için yasal bir zorunluluk olmamasına rağmen, bu genellikle iyi bir fikirdir çünkü üreticilerin teslimat sırasında anlaşmazlıklardan uzaklaşmasını önemli ölçüde sağlar.

Proforma Faturaya Neden İhtiyaç Duyulur?

Proforma Fatura alıcı tarafa fiyat teklifi sunmak öncelikli bir amaçtır. Ayrıca iki taraf arasında iş ilişkisi ciddi hale getirilmesine yardımcı olur. Yani süreç bir plan çerçevesine sokulur. Bunlara ek olarak fiyatta anlaşıldığında akreditife işlemlerine temel olması ve mal sevkiyat işlemlerinin ön hazırlığında genel olarak kullanılır. Böylece anlaşma öncesi alıcı ve satıcı miktar ve fiyat konularında prensipte anlaşılmış olunur. Bundan sonraki aşamada ise proforma faturanın resmi faturaya dönüştürülmesi amaçlanır. Resmi fatura ise, proforma faturadaki bilgiler eşliğinde hazırlanılarak karşı tarafa aktarılması sağlanır. Resmi fatura ile artık ticari işletme sorumluluk atfedilmiş olur.

Proforma Faturası Nasıl Kesilir?

Proforma faturalarının kesilmesinde herhangi bir yasal sorumluluk bulunmamaktadır. Fakat faturanın kesiminde birtakım bilgiler bulunmalıdır. Bu bilgiler şu şekildedir:
● Faturanın tarihi ve numarası,
● Alıcı ve satıcının isim soyadları ve telefon ile adres bilgileri,
● Hizmet ve ürünün içeriğinde neler olduğu,
● Sağlanan hizmetin bedeli,
● Ödeme şeklinin nasıl olduğuna ilişkin bilgiler,
● Sigorta prim ücretleri,
● Ürününün nereye ait olduğu bilgileri,
● Malların yüklerinin ne kadar olduğu, ebatları ve ve miktarlarının ne kadar olduğu,
● Sevkiyat türüne ilişkin bilgiler,
● Ürünün hangi ambalaj özellikleri olduğu ve
● Faturayı hazırlayan kişinin imzasına yer verilmelidir.

Bunlara ek olarak bu faturalar hazırlanırken 'Proforma Fatura' ibaresine yer verilmesi gerekir. Bu durumun sebebi ise bu faturanın ticari faturalarla karıştırılmaması içindir.

Proforma Faturanın Hukukî Niteliği Nedir?

Proforma fatura hukukî niteliğe sahip olmayan bir belge türüdür. Bu türdeki bir fatura, ne alıcıyı alakadar eden ne de yasal bağlamda alıcıyı belli yükümlülüklerin altına sokan bir faturadır. Ticaret ve vergi hukuku bağlamında, söz konusu olan faturalara dair herhangi bir düzenleme bulunmuyor olması, bu sonucu doğurmaktadır. Bundan dolayı açıkça bir proforma fatura geçerlilik süresinden bahsetmek de oldukça zordur. Faturayı düzenlemiş olan firmanın teklifi hâlâ masada ise, belgenin yasal bağlamda olmasa dahi uygulamada geçerliliğini koruduğu ifade edebiliriz. Sözleşme korumasının sağlanması için mutlaka aşağıdaki hususların, proforma faturada bulunması oldukça önemlidir:
● Tarafların İsimleri, unvanları ve de Adresleri
● Satış işleminde bahsedilen konu
● Ürünün GTİP’i
● Ürünün Cinsi, Nev’i, Kalitesi ve Miktarı
● Ürünün Satış Bedeli
● Ödeme yöntemi
● Teslimat biçimi
● Sevk Tarihi
● Gecikme durumuyla alakalı cezai şart
● Ürünün ambalajlanması ve de transfer şekli
● Masrafların bölünmesi
● Gözetim raporu
● Uygulanacak olan hukuk
● Uyuşmazlık durumlarında uygulanacak çözüm yöntemi
● Tarih ve de İmza

Bu unsurları dahil edilecek biçimde düzenlenecek bir proforma faturasının, ithalatçı tarafından kabul edilmesi durumunda, imzalanarak geri gönderilmesi gerekmektedir. Bu durumda hem proforma fatura teatisi aşamasında (Belgelerin karşılıklı olarak verilmesi aşaması), yazılı ve imzalı bir biçimde kabul edildiğinin doğrulanması, yazılı ve imzalı olarak bir sözleşmenin kurulmuş olmasını sağlayacaktır.

Proforma Faturada KDV Olur Mu?

“Proforma faturada KDV olur mu?” sorusunun cevabı hem evet hem de hayırdır. Bu durumun sebebini ise detaylandırarak açıklayalım. Proforma bir fatura hazırlanırken alıcının ve satıcının bir hizmet ya da ürün üzerinde bulunan şartları ve de fiyatı hususunda anlaşması gerekmektedir. Anlaşılması durumunda Proforma fatura, bir protokol niteliği taşır ve üzerindeki bilgiler doğrultusunda resmi faturaya aktarılmasıyla birlikte ticari bir fatura düzenlenerek mali yükümlülük ortaya çıkar. Bu durumda Proforma faturadaki Katma Değer Vergisi (KDV) teklif edilen fiyat listesine dahil midir yoksa hariç mi tutulmaktadır, açıkça belirtilmelidir. Dolayısıyla eğer dahil tutulmaktaysa teknik olarak KDV vardır, hariç tutulduysa fatura üstünde KDV yoktur diyebiliriz ancak elbette ayrı tutulduğu zamanda da bir KDV yükümlülüğü söz konusudur.

E- Ticarette Proforma Fatura Nasıl Kesilir?

E-ticaret alanında proforma fatura sıkça kullanılan bir yöntemdir. Söz konusu olan proforma fatura, geleceğe yönelik kesilen bir faturadır. Proforma fatura, finansal açıdan herhangi bir hüküm doğurmayan bir fatura türü olduğundan dolayı kendisine ön fatura da denmektedir. Bu bahsettiğimiz fatura, alıcı için ve de satıcı için, ticari herhangi bir işlem gerçekleştirmeden önce yapılan ön hazırlık kapsamında değerlendirilebilecek bir teklif niteliği taşımaktadır. Özellikle e ticarete dahil olarak düşünebileceğimiz, e-ithalatta, ithalatçı tarafla ihracatçı taraf arasında bir anlaşmaya varıldıktan sonra, bir bilgilendirme belgesi olması amacıyla bir proforma faturası hazırlanır. E-ticaret ile e-ihracat arasındaki tek fark, e-ticaretin ülke içine yönelik, e-ihracatın ise yurt dışı bazlı olmasıdır, bundan dolayı da kullanılan uygulama aşamaları benzerlik göstermektedir. Örnek verecek olursak, bu alanda proforma faturada, sevk, yükleme işlemleri ve/veya satış sürecine dair, detaylı bir şekilde birçok bilgiye yer verilir. Bu noktada asıl önemli olan şey, hazırlanan teklifte alıcının, ürün, satın alma ve ödeme gibi tüm maddeleri detaylıca belirtmesidir. Bu noktada alıcı, bu faturada yazan bilgileri baz alarak, yapacağı ticari faaliyete yön verir.