Sanal Ofis

Sanal Ofis Nedir?

Sanal ofis, en kolay tabiriyle fiziksel bir ofise ihtiyacı olmayanlara resmi ve yasal adres sağlayan pratik bir ofis kiralama modeline verilen isimdir. Yasalar çerçevesinde ticari faaliyete sahip tüm kuruluşların ve vergi mükellefi bulunan serbest çalışanların resmi bir adrese sahip olması gerekir. Fiziksel olarak bir ofise ihtiyaç duymayan ticari kuruluşların ve mükellef kişilerin yasal bir adres sahibi olmasını mümkün kılan bir model olan sanal ofisler, yasal zorunluluktan doğan masrafları en aza indirmeye olanak sağlar.

Sanal ofis hizmetinden yararlanan şirketler, öncelikle resmi ve yasal bir adrese sahip olur. Böylece en büyük gider kalemleri arasında bulunan ofis kiralama ile doğalgaz, su, elektrik gibi aylık sabit masraflarla uğraşmak durumunda kalmaz. Diğer yandan bu şirketlerin posta gönderileri aynı adres aracılığıyla takip edilir, çağrıları yanıtlanır. Bu sayede şirketlerin tüm temel iletişim ihtiyaçları rahatlıkla karşılanır. Sanal ofisler uygun fiyat seçeneklerine sahip olmalarıyla da şirket bütçesine büyük oranda yarar sağlar. Aynı zamanda şirketine prestij kazandırmak isteyen girişimciler tarafından da sıklıkla tercih edilen bir ofis yöntemidir. Kurumsal yapıları sayesinde şirketlerin profesyonel bir imaj kazanmasına olanak sağlar, müşteriler üzerinde olumlu bir intiba bırakılmasını kolaylaştırır.

Sanal Ofis Nasıl Kiralanır?

Temelde şirket kurulumu ve iş süreçlerinin sürdürülebilmesi için yeterli olan resmi işyeri adresi zorunluluğunu karşılamak için sanal ofis kiralamak tamamen yasaldır. Bunun için ilk olarak şirketlerin veya girişimcilerin bu hizmeti sağlayan firmaları seçmesi gerekiyor. Her ne kadar sanal ofis olarak da adlandırılsa da bu hizmeti veren firmaların sunduğu fiziksel hizmetlerden de faydalanmak için şirketin veya girişimcinin bulunduğu şehirdeki bir firmadan bu hizmeti almasında fayda vardır. Bu durumla birlikte sanal ofis hizmeti sağlayan firmaları veya hizmet seçeneklerini değerlendirirken sunulan imkânlar dahilinde şirketin ihtiyaçlarının göz önünde bulundurulması oldukça önemlidir.

Sanal ofis hizmeti sağlayan firmalar ile genel olarak hem fiziksel hem de dijital ortamda iletişime geçilebiliyor. Şirket ihtiyaçlarına uygun şekilde sanal ofis hizmeti sunan firmayı ve hizmet seçeneğini belirledikten sonra ise kira sözleşmesi yasal mevzuata uygun bir şekilde hazırlanıyor. Bu kira sözleşmesi fiziksel bir ofisin kira sözleşmesinde olduğu gibi şirketin kuruluşu ve diğer tüm resmi işlemler adına kullanılabiliyor. Kira sözleşmelerinin süresi ise benzer şekilde bu hizmeti sunan firmaya göre değişiklik göstermekle birlikte genellikle 6 ve 12 aylık sürelerde oluyor.

Sanal Ofis Yasal Mı?

Sanal ofis kavramı, ilk bakışta gerçekliği konusunda bir soru işareti yaratıyor olsa da az evvel belirttiğimiz gibi tamamen yasal bir zemine dayananan bir sistemdir. Türk Ticaret Kanunu’na göre, türü ne olursa olsun bir şirket açabilmeniz için tebligat adresinizin olması zorunlu kılınıyor ve bu durum hem şirketinizin meşruiyetini belirliyor hem de ulaşılabilecek bir adres, telefon ve faks numarası gibi temel iletişim bilgilerinin gerçek olduğunu gösteren bir kanıt olarak nitelendiriliyor. Fakat şirket kuracak bir girişimciyseniz, kuruluş prosedürlerine ek olarak bir sanal ofis şirketiyle görüşme sağlayarak kira sözleşmesini imzalayıp, şirketiniz için sanal ofis adresinizi yasal iş adresi olarak gösterebiliyor ve tescil işlemleri sırasında bu adresi gelecek olan vergi memurlarına şirketinize ait olan fiziksel ortam olarak sunma imkanına kavuşuyorsunuz.

Sanal Ofis Hizmetleri Nelerdir?

Sanal ofis hizmetleri, sağlayıcı firmaya göre bazı değişiklikler gösterse de şirketlere sunulan belirli hizmetler bulunuyor. Bu hizmetler ile şirketlerin hem finansal hem de iş süreçlerine yönelik yükümlülüklerin en aza indirilmesi amaçlanır. Sanal ofis dahilinde şirketlere sunulan hizmetler şunlardır:
● Kira Sözleşmesi: Sanal ofis hizmetlerinin başında şirketlere uygulanan ve yasal mevzuata uygun kira sözleşmesi geliyor.
● Resmi Adres: Yasal yönetmelikler gereği kuruluş aşamasında ve iş süreçlerinin devamında gerekli bulunan resmi bir adres sağladığı gibi bu adresin bulunduğu konuma bağlı kalarak da şirketler prestijli imaj oluşturabilir.
● Posta ve Çağrı Yönetimi: Fiziki ofis sorumluluklarından olan posta ve çağrı yönetimi de pek çok farklı sanal ofis hizmet paketi içerisinde bulunuyor.
● Fiziki Ofis İmkânları: Sanal ofis hizmetleri sunan firmalar şirketlere ek olarak htiyaç veya talepleri doğrultusunda faydalanabilecekleri toplantı odaları, ortak alanları gibi fiziki ofis imkânları da sunuyor.
● Düşük Maliyet: Sanal ofisler ile fiziki bir ofisin elektrik, temizlik, su gibi işletme giderlerinin maliyet yükü ortadan kaldırılarak az maliyetlerle ve stopajsız bir şekilde temel ofis hizmetine sahip olunabiliyor.

Sanal Ofis Avantajları

Sanal ofis kiralama avantajının bir çok yönü olduğu biliniyor. Buna örnek vermek gerekirse, avantajların başında kira ve fatura maliyetleri geliyor. Yasal olarak, şirket kurulumu için belli bir adrese sahip olmak gerekiyor. Bir ofis satın almak ya da ofisi kiralamak, beraberinde çok sayıda masrafı da beraberinde getiriyor. Aylık olarak kira, elektrik, su, doğal gaz ve internet gibi zorunlu ihtiyaçlar küçük ya da büyük işletmelerin bütçesini sarsan bir durum yaratabiliyor. Hele ki merkezi ve prestijli bir bölgede yer alan bir ofis kullanılmak isteniyorsa bu masraflar 2-3 katına çıkabiliyor.

Gerçek bir ofisin sunduğu olanakların dışında ekstra kira ve faturaların bulunmamas, maliyetlerinizi düşürmeniz demek oluyor. Bunlara ek olarak personel ihtiyacı,ofis malzemeleri, kargo ve posta teslimatı ile donanımlı toplantı salonlarınada ihtiyaç duymamanız bir çok masraf kaleminden kurtulmanızı da sağlıyor.

Sanal Ofisi Kimler Kullanabilir?

Sanal Ofis'in esnekliği ve geniş kapsamlı yararlarıı, bir çok işletmenin satışlarını artırmasına olanak tanıyor, örnek olarak:
● Yeni bir iş açmak isteyen ve ev adresi, cep telefonu gibi kişisel bilgilerini ilgili belgelerinde kullanmak istemeyenler
● Müşterilerinin ofislerinde görev alan ve yine de bağımsız bir pazarlama kimliğini korumak isteyen profesyoneller
● Yeni şehirlere veya ülkelere açılmak isteyen işletme ve firmalar
● Farklı coğrafyalara hizmet sağlayabileceklerini bilen, ancak yeni işler kazanmak için, o ülkelerdeki kurumsal varlıklarını geliştirmek isteyen firmalar
● Resepsiyonist veya ekip desteğine ihtiyacı olan, ancak ekip kurma riskine, maliyetine ve sıkıntısına gitmek istemeyen işletmeler
● Günlerin çoğunu ofislerinden uzakta geçiren, ancak toplantılar arasında çalışmak için güvenli ve üretken bir yere ihtiyacı olan, satış ekipleri
● Dünyanın en dinamik şehirlerinde prestijli faklı ofislere ve desteğe ihtiyaç duyanlar
● 5 yıldızlı kurumsal varlığa, milyon dolarlar yatırmadan sahip olmak isteyenler